Начини за дразнене на заинтересованите страни по проекта

Като ръководител на проекти, част от вашата работа е да се уверите, че заинтересованите страни - това е вашият екип по проекта и ключови клиенти и доставчици - ще получат от проекта си необходимото. Вашите заинтересовани страни трябва да бъдат вашите ключови шампиони. Те трябва да ви подкрепят, да ви помагат да постигнете целите на проекта и да се уверите, че всички се движат в една и съща посока.

Но е лесно да ги дразня. И когато това се случи, те могат да се превърнат в хора, които вече не искат да имат нищо общо с вашия проект. Това е огромен риск за ръководителя на проекта, защото се нуждаете от тяхната помощ и подкрепа, за да бъдете успешни. Без техния принос може да не успеете да изпълните проекта си. Ето начини да дразните заинтересованите страни по проекта и какво трябва да правите вместо това.

Неспособност за комуникация

Комуникацията трябва да бъде около 80% от това, което правите като ръководител на проекта. Когато не казвате на вашия екип, доставчици или клиенти какво се случва, те бързо ще се раздразнят. Още по-лошо е, че те са склонни да попълват празнините с обяснението си за случващото се, което вероятно не е точно и може да бъде напълно вредно за репутацията на проекта.

Вместо това изгответе ясни доклади за проектите. Запознайте се с тях поотделно и в групи и ги информирайте на всяка стъпка. Съставете план за комуникация по проекта и извършете анализ на заинтересованите страни, за да можете да определите кой трябва да чуе какво и кога трябва да го чуят.

Ако не ги питат

Комуникацията е едно нещо, но има тенденция за актуализиране на състоянието и проследяване на проекти. Трябва да направите повече от това, за да ги ангажирате в проекта. Това може да раздразни хората, когато те са експерти по темата в дадена област, и не ги питате за нещо, което са висококвалифицирани да коментират. Ръководителите на проекти могат да попаднат в капана на убеждението, че трябва да направят всичко и сами да вземат всички решения, но това изобщо не е така.

Вместо това попитайте тяхното мнение за това как да се справят с проблемите на проекта, когато възникнат. Вземете под внимание техните виждания. Не е нужно да правите това, което предлагате, но помага да се изградят взаимоотношения, ако ги слушате. Можете да направите това чрез срещи по проекта и да бъдете на разположение да слушате, когато те идват при вас с предложения. Ако това е вашият екип, уверете се, че те разполагат с адекватна възможност да изразят мнението си.

Вярата в квалификациите ви дава суперсила

Да бъдеш PMP® не те прави най-добрия ръководител на проекти в света (въпреки че може да помогне малко). Притежаването на сертификат PRINCE2® Practitioner, или APMP или някакво друго указание за управление на проекти, не ви пречи да бъдете упреквани.

Да говорим за вашите квалификации през цялото време и как книгите правят нещата е сигурен начин да дразните заинтересованите страни. Те не искат да чуват за най-големите ви резултати на изпита или как прилагате методологията за техния проект. Всъщност, всичко, което искат е, че проектът върви добре. Те не се интересуват много от това как ще стигнете там, през повечето време.

Не приемайте това, защото имате квалификация и знаете как да правите управление на риска, например, че няма да бъдете хванати от риска от проекта. Това се случва на най-добрите от нас. Така че е по-добре да бъдете смирени и посветени, поставяйки уменията си на добро използване по практичен начин, без да вярвате, че са ви поставили над връстниците си.

Вместо това квалификациите ви трябва тихо да ви дадат увереност да свършите работата си по най-добрия начин, но ще откриете, че много хора, които работят като ръководители на проекти, притежават сертификати. Всъщност, много хора, които работят в специализирани отрасли, притежават сертификати, а за много компании акредитациите във вашата област на експертиза, независимо дали това са архитектура, счетоводство или управление на проекти, са просто хигиенен фактор.

Не очаквайте вашите заинтересовани страни да бъдат впечатлени и да не говорите за тях през цялото време. Демонстрирайте уменията си, като доставите проекта добре и покажете как прилагате знанията, които сте научили в класната стая.

Промяна на крайния срок

Когато всеки е подписал проектни етапи и знае какво се случва, когато можете да работите хармонично като един отбор. Когато променяте крайните срокове и не казвате на никого, това е, когато хората започват да се дразнят.

Промяната на датите оказва огромно влияние върху работата на други хора. Те може да са резервирали време за почивка около критичната си работа по проекта. Те може да са се наложили да запълват ресурси в други екипи, защото някой е необходим за проекта в определен момент. Ако промените датите без да разберете всичко това, можете да изложите на риск проекта.

Спонсорът на проекта ви ще разбере, ако не можете да постигнете договорените етапи. Нещата се променят. Към обхвата на проекта Ви са добавени нови елементи или нещата са извадени. Но не е ваша работа да съгласувате само промените в крайните срокове. Работете с екипа по проекта, за да разберете въздействието на промяната. След това предложете решение на вашия спонсор на проекта, като обясните причините за промяна на датите.

Уверете се, че всички заинтересовани страни са наясно с промяната и как тя може да повлияе на тяхната работа. След това, при съгласие на всички, направете промяната и актуализирайте документацията си за проекта. Никога не трябва просто да правите промени в датите, без първо да знаете останалата част от екипа.

Да губим времето си

Срещите трябва да бъдат ефективни, добре управлявани и да се използват от всички. Но това не винаги е така. Много пъти заинтересованите страни се оплакват, че са загубили времето си на срещи. Нямаше дневен ред или решението, което очакваха да бъдат взети, не бе взето, защото в залата имаше грешни хора.

Имате и други възможности да губите времето си - това не са само срещи. Не претрупвайте входящата си поща, като ги поставяте в копие на имейли, когато не е необходимо. Вместо това, заинтересованите страни по проекти имат друга работа, която трябва да свършат, така че трябва да използват времето си разумно. Уверете се, че вашите срещи имат дневен ред. Планирайте ги, поканете правилните хора и се уверете, че след това ги следвате.

Изпращайте само имейли до съответните хора. Ако трябва да наберете някой, уверете се, че те разбират защо е важно за тях да са наясно, и избягвайте страховитите „отговори всички“ доколкото можете. Просто съзнавайте факта, че други хора са заети и че вашият проект не е техният основен приоритет през цялото време (ако е във всеки един момент).