Как да планирате фирмена среща

Честито! Вашата компания ще проведе среща за група служители, избрани от всички нива на компанията. Главният изпълнителен директор ви е възложил отговорността на ръководителя на проекта за събитието. Тези съвети и примерни планове за проекти демонстрират един от начините, по които Ръководителят на проекта може да подходи към изграждането на плана на проекта за среща на компанията или подобен сложен проект.

Предварително планирайте проекта

Първата ви стъпка е да планирате плана. Започвате с обсъждане на събитието със заинтересованите страни. Ако това беше направено миналата година, какво се случи? Какво се обърка? Кой е управлявал проекта и може ли да ви помогне да избегнете капаните тази година? Тъй като главният изпълнителен директор е възложил проекта на вас, какво иска той от нея? Кога ще бъде събитието? Където? Какъв е бюджетът?

Съберете толкова информация, колкото можете. Това ще бъде скелетът, върху който изграждате плана на проекта.

Изградете екипа

Какви други ресурси са ви необходими, за да направите този проект успешен? Има ли хора в други отдели, които могат да ви помогнат да направите това събитие успешно? Какво трябва да направите, за да получите помощ? Можете ли просто да поискате или трябва да получите официално одобрение от техния шеф? Колко време имате нужда от тях? Какви специфични умения ви трябват? Може ли някой друг да осигури това умение, ако лицето, което искате, не е на разположение?

Тъй като това е среща в цялата компания, как може да помогне HR? Имате ли нужда от помощ от отдела за съоръжения? Какво ще кажете за отдел Маркетинг? Имате ли нужда от помощ в тази област?

Планирайте дневния ред

След като разберете колко дълго ще продължи срещата, ще започнете да попълвате времевите блокове. Имате ли нужда от говорител за отваряне? Кой ще бъде? Ще държите участниците заедно или ще ги разделяте на по-малки групи за част от програмата? Колко други говорители ще ви трябват? Кой ще улеснява по-малките сесии, ако избухне?

Дали събитието ще отнеме повече от един ден? Как ще затвориш Ден първи? Как ще отворите отново в Ден Втори?

Как ще приключиш до края? Имате ли нужда от заключителна реч? Как ще се справите с логистиката на хората, които излизат от хотела, ако резервирате една от тях?

Намерете пространството

Разберете колко хора идват. След това определете колко голямо пространство ви трябва. Къде ще се проведе събитието? Има ли място в офиса или се нуждаете от по-голямо пространство? Главният изпълнителен директор иска ли срещата да се проведе извън площадката, така че хората да могат да се концентрират, или иска да се проведе в офиса, за да се намалят разходите?

Кои имоти във вашия район могат да осигурят необходимото пространство? Добър избор ли е хотел в близост до летището, за да намалите времето за пътуване на хората, които пристигат от града, или трябва да намерите нещо извън града, което ще е по-тихо?

Какво плащат различните места за техните съоръжения? Какво включват и какво ще ви се наложи да закупите и внесете? Ще ви дадат лично лице, с което да работите? Каква е тяхната политика по отношение на материали и хора отвън?

Издърпай го

Събрайки отговорите поне на повечето от тези въпроси, можете да започнете да съставяте плана на проекта. Не забравяйте, че това, което показваме тук, е списъкът на задачите на проекта, само структурата на разбивка на работата (WBS). Тя не включва нито една от зависимостите между задачи или срокове. Те ще бъдат добавени по-късно.

Примерен план за срещата на компанията

В Планиране на проект, използвайки основните инструменти за управление на проекти, обсъдихме мисленето зад планирането на проекта и използването на умения за управление на проекти по време на процеса на планиране. Ето как структурата на разпределението на работата по работния план (WBS) може да търси проект за планиране на среща на компанията:

1. Предварително планирайте проекта

1. Определете бюджета
2. Обсъдете с главния изпълнителен директор за целите на проекта
3. Свържете се с предишния мениджър на проекта (PM) за съвети
4. Определете списъка на заинтересованите страни
5. Свържете се със заинтересованите страни за принос.
6. Установете предпочитана дата за събитието
7. Определете колко говорители / презентатори са необходими
8. Определете колко помощен персонал е необходим
9. Определете колко служители ще присъстват
10. Избройте възможните местоположения за събитието

2. Изграждане на екипа по проекта

1. Вземете представител от Marketing
2. Вземете представител от HR
3. Вижте дали поръчката ще назначи някой да помогне
4. Помолете Сюзън да обработи всички подробности на ораторите
5. Вземи представител от обектите
6. Планирайте първата среща на екипа на проекта

3. Разработване на дневния ред

3а План ден първи

1. Задайте начално време
2. Задайте време, организирайте място и персонал за регистрация
3. Задайте продължителност на сутрешната сесия
4. Задайте продължителност на изказванията
5. Изчислете броя на ораторите, необходими за сутрешната сесия
6. Набиране на говорители
7. Планирайте почивката в средата на деня (време и продължителност)
8. Подреждане на опресняване на конферентната зала по време на почивката (вода, боклук и др.)
9. Планирайте обедната почивка (време, дължина, местоположение, меню, кой плаща)
10. Планирайте следобедната сесия (дължина, брой говорители)
11. Набиране на следобедни говорители
12. Планиране на ден затваряне (време, кой, дължина)

3б План Ден втори

1. Задайте начално време
2. Задайте продължителност на сутрешната сесия
3. Изчислете броя на ораторите, необходими за сутрешната сесия
4. Набиране на говорители
5. Планирайте почивката в средата на деня (време и продължителност)
6. Подреждане на опресняване на конферентната зала по време на почивката (вода, боклук и др.)
7. Планирайте обедната почивка (време, дължина, местоположение, меню, кой плаща)
8. Планирайте следобедната сесия (дължина, брой говорители)
9. Набиране на следобедни говорители
10. План за затваряне на речта (време, кой, дължина)
11. Организирайте времето за напускане с хотела

4. Планирайте пространството

1. Определете броя на присъстващите
2. Планиране на местата за сядане (редове срещу таблици)
3. Изчислете необходимото пространство
4. Проучете наличните места с това количество пространство (разходи, местоположение, включени услуги)
5. Избройте броя на говорителите всеки ден и общо
6. Определете броя и вида на необходимия помощен персонал
7. Разберете колко участници / говорители / персонал ще се нуждаят от стаи
8. Договаряйте разходите и датите с наличните местоположения
9. Подписване на договор с избрано местоположение

5. Публикуване на събитието

1. Финализирайте всички подробности с местоположението на събитието
2. Уверете се, че участниците са уведомени
3. Уведомете всички оратори по темата и времето за представяне / ден
4. Уведомете всички помощни служители за задълженията и смените
5. Вземете RSVPs от присъстващите
6. Уведомете заместващите участници, ако е необходимо

6. Последващи действия

1. Получавайте проекто-речи от всички оратори
2. Прегледайте окончателните речи
3. Получете етикети с имена за всички присъстващи, говорители, персонал
4. Закупувайте всички материали и подаръци за присъстващите
5. Потвърдете мястото на събитието

7. Преглед и оценка

1. Изпратете анкета за удовлетворение на всички присъстващи
2. Изпратете преглед на всички оратори
3. Изпратете благодарност на всички оратори и служители
4. Провеждане на среща с екипа на проекта

Допълнително планиране

Структурата на разбивката на работния план (WBS) по-горе показва пример за планиране на среща на компанията. Това е просто очертание. Екипът по проекта все още ще трябва да работи по тези въпроси и да разшири много от тях. Освен това, те ще трябва да работят за времето, необходимо за всяка задача, относителната важност на задачите и взаимоотношенията / зависимостите между задачите.