10 неща, които трябва да се помнят за изпълнението на вашия проект

През цялото това време сте работили с екипа си и доставяли фантастичен продукт. Сега е време да го поставим на живо и да накараме потребителите да се възползват от крайния резултат. Готов ли си? Ще прочетете след това.

1. Изпълнението на проекта започва с план

Каквото и да изпълнявате, имате нужда от план за преминаване на проекта от „проект“ към „бизнес както обикновено“. Надяваме се, че това вече е документирано или поне очертано. Това е частта от проекта, която попада между проектното изпълнение и приключването на проекта по време на жизнения цикъл на проекта.

Ако не разполагате с подробен план, сега е моментът да определите как точно ще намалее тази част от проекта. Останалата част от тази статия ще ви помогне.

2. Включете оперативния екип

Ако не сте придобили бизнеса като обичайно или операционните екипи изцяло участват, започнете сега ангажимента. Те ще притежават продукцията, която върви напред. Ако построите офис, те ще работят в него. Ако сте проектирали приложение за смартфон, те ще го продадат и ще се занимават с жалби на клиенти.

Те трябва да са готови да получат каквото им е проектът.

Съвет за бонуси: Изградете доверие с точните хора в началото на проекта и ще платите обратно в този момент.

3. Подгответе Вашите учебни материали

Би било чудесно, ако вашият проект е доставял нещо толкова интуитивно, че никой няма да се нуждае от обучение как да го използва, но това рядко се случва при сложните проекти, върху които работим днес.

Ако това е малко подобрение на съществуваща система, можете да се измъкнете с кратък имейл до потребителите и скрийншот на това, което ще изглежда различно, когато се регистрират утре.

Нещо повече от това и вие ще трябва да съберете сериозен материал за обучение, за да им помогнете да се справят с него.

Съвет за бонуси: Уверете се, че имате хора, подредени да изпълняват обучението. Ако тръгнете по пътя на „обучението на живо“ (или дори онлайн самообучение - все още се нуждаете от някой, който да записва материалите), трябва да проверите тяхната наличност. В идеалния случай не трябва да се обучавате като ръководител на проекта.

4. Програмирайте достатъчно време за обучение

Обучение, това е един следобед, нали? Можем да подготвим обучението за здраве и безопасност за новия персонал в почивка за обяд, нали?

Не! Говорете с някои хора в екипите си за човешки ресурси и разберете колко време е необходимо, за да се осигури качествено обучение. Добавете към това и факта, че може да се наложи да провеждате курсове лице в лице няколко пъти, за да се даде възможност на хората, които са на различни смени или да не работят или да участват в нещо толкова критично, че не могат да присъстват на обучението в този ден и можете да вижте колко бързо се разширява времето за обучение.

Нуждаете се от това колкото ви е нужно. Намалете тренировките и няма да получите възвръщаемост на инвестицията от използването в крайния резултат. Simple.

5. Общувайте, общувайте, общувайте

Знаете ли всички, какво ще се случи в деня на живота? Ако е необходимо, подгответе план за броене, който документира кой какво прави за всеки час. Използвали сме ги успешно на големи софтуерни реализации, където има множество стъпки и екипи, които участват в създаването и стартирането на новата технология. Например, екипът от инфраструктура трябва да гарантира, че хардуерът е готов и е преминал през последни проверки. След това екипът на платформата подготвя средата и взема необходимите резервни копия.

Екипът за приложения извършва инсталацията и след това има миграция на данни, която се нуждае от подписване от потребителя. Можете да видите как толкова много движещи се части могат да причинят проблеми, ако няма ясен стъпка по стъпка подход за стартиране на големия ден.

6. Подредете документацията си

Вашите проектни документи ще формират основата на това, което хората гледат в бъдеще, за да разберат какво трябва да знаят за случилото се.

Уверете се, че архивирате и подреждате всяка документация, свързана с проекта, включително журналите на проекта, както и всички отчети за проекти, които показват историята и ключовите решения. Хората може би трябва да се позовават на тях в бъдеще.

7. Направете управлението на промените

Или да работите с някой, който ще го направи, ако имате квалифицирани ръководители на отдели или мениджър бизнес промени в персонала.

Управлението на промените в проектите е ключов фактор за гарантиране, че получавате бизнес ползите, които очаквате. Тя може да помогне за вграждането на новите процеси или продукти и да попречи на хората да се върнат към старите начини на работа.

8. Проверете предаването на знания

ОК, така че няма да накарате IT Service Desk да се яви на изпит по вашия проект или нещо подобно, но оставете малко време и усилия, за да проверите дали те наистина са взели на борда знанията, които сте им предоставили.

Можете да направите това, като се придържате към нея за първата седмица на живо, или да ги включите в работата с проекти, или дори да им позволите да управляват цялото изпълнение.

Бъдете там, ако имате нужда от тях, и говорете с ръководството на тези екипи, за да проверите, че всеки се чувства уверен, преди да се отдалечите.

9. Не забравяйте данните

Независимо дали въвеждате нещо ново или подобрявате нещо, някак ще се включат организационни данни. Ако трябва да преместите данни от едно място или система в друго, планирайте това (и как ще проверите дали всичко е наред). Ако създавате нови източници на данни - независимо дали става дума за ново офис място или софтуерен продукт - уверете се, че той може да подава данни обратно към основните системи на компанията, както е планирано.

В много случаи крайният тест е в живата среда. Накарайте техническия екип и анализаторите на данни в режим на готовност в случай, че нещата не се развиват така, както се надявахте.

10. Планирайте изхода си

Не искате да бъдете част от този проект завинаги, така че трябва да знаете, че можете да излезете грациозно. Идеята е да направите вашето ненужно, така че да можете лесно да преминете към нов проект. Веднъж след като бизнесът като обикновен екип може да остане сам, не трябва повече да сте необходими. Планирайте да направите това възможно най-бързо!