Как да знаете кога се нуждаете от фирмена политика

Политиките и процедурите на компанията осигуряват безопасно, организирано, приветливо, овластяващо и недискриминационно работно място. Политиките защитават служителите от свободна за всички среда на фаворизиране и несправедливо отношение. Но ако се опитате да създадете политики за всеки случай, няма да имате широта на управление, от която се нуждаете, за да отговорите на индивидуалните нужди на служителите. Прекалено многото политики също увеличава вероятността мениджърите да ги прилагат неравномерно и несправедливо.

Можете да постигнете здравословен баланс. В повечето случаи, ако се обръщате директно към служители, които се държат по начин, който е неподходящ за вашето работно място, може да не се наложи да разработвате нова политика на компанията.

Насоки за политиката

Обмислете създаването на политика в следните ситуации:

• Ако действията на служителите показват объркване относно най-подходящия начин за поведение (кодове за обличане, електронна поща, интернет политики или използване на смартфон)
• Ако служителите се нуждаят от напътствия за справяне с общи ситуации (стандарти на поведение, пътни разходи или покупка на стоки на фирмата)
• За да защитите компанията законно (последователно разследване на обвинения в тормоз, недискриминационно наемане или промоция)
• Да останат в съответствие с правителствените политики и закони (FMLA, ADA, EEOC или минималната заплата)
• Да установи последователни работни стандарти, правила и разпоредби (прогресивна дисциплина, правила за безопасност, правила за нарушаване или правила за пушене)

• Осигуряване на последователно и справедливо отношение към служителите (обезщетения за ползване, платен отпуск, помощ за обучение, време на закъснение или длъжност на журито)

Може да има други причини за разработване на политика. Не забравяйте обаче, че не позволявайте на лошото поведение на един служител да прилага политика, която ще засегне другите служители.

Посочете целите на политиката

След като определите, че е необходима политика, документирайте писмено целите си за създаване на правилата. Когато е възможно, кажете на служителите защо въвеждате правилата. Включете достатъчно подробности в политиката, за да направите позицията на компанията ясна, но не се опитвайте да покриете всяка потенциална ситуация.

Дръжте политиката по-кратка и проста, ако е възможно, но някои политики за юридически области - като подхода на компанията към Закона за семейното медицинско и отпуск, дискриминацията или разследването на жалби, или системата на прогресивната дисциплина - може да се окажат дълги и изчерпателни.

Събирам информация

Проверете примерните правила. Възможно е да имате проблеми с намирането на пример, който да е точно за обстоятелствата, езика и културата на вашата компания, но можете да използвате примерни политики като база, а не да пишете правилата си от нулата.

Можете също да се абонирате за услуга, която предоставя образци на политики. Дружеството за управление на човешките ресурси (SHRM) също предоставя образци на политики за членовете.

В някои случаи може да искате да говорите с адвокатите по трудовото законодателство, за да видите какво разполагат. Особено когато нов закон преминава или Министерството на труда издава нови правила, адвокатските кантори записват общи политики за своите клиенти, които можете да персонализирате според вашите нужди.

Разработете, напишете и прегледайте Политиката

Напишете политиката, използвайки прости думи и понятия. Говорете директно на служителите, които ще четат, налагат и живеят от политиката.

След всеки параграф се запитайте какви въпроси, за да сте сигурни, че политиката покрива основите и нормалните изключения и въпроси. Но не се притеснявай за това; няма политика, която да обхваща всички възможни обстоятелства.

Изберете пилотна група от няколко служители, за да прочетете политиката и да зададете въпроси, за да определите дали служителите ще могат да я разбират и следват. Препишете правилата въз основа на отзивите.

Получаване на мениджърска подкрепа и правен преглед

Прегледайте политиката с мениджърите, които ще трябва да следват правилата, за да получат подкрепата си и да поемат отговорност за политиката. Въпреки че вероятно сте започнали този процес, когато установихте нуждата от политика, подкрепата за управлението, когато прилагате политиката, е от решаващо значение.

Ако политиката има правни последици, е по съдебен ред по естество или има лични последици за служителите (като процедури за сигурност), трябва ли вашият адвокат да преразгледа политиката, преди да я разпространите. Уверете се, че съобщавате на адвоката си, че искате политиката да бъде преразгледана за нейните правни последици и подходяща формулировка, но не искате тя да бъде пренаписана на юридически език.

Прилагане на политиката

Разпространявайте и преглеждайте новата политика на служителите в малки групи, поотделно или на среща на компанията, в зависимост от това дали политиката е противоречива и колко лесно е да се разбере. Дайте възможност на служителите да задават въпроси.

Осигурете на служителите копие от политиката и ги помолете да подпишат, че са получили и разберат. Те трябва да запазят копие за собствените си файлове.

Примерна декларация за попълване на правилата

Това е примерно изявление, за да се използва:

Потвърждавам получаването и разбирането на Вашата фирма политика. Политиката е в сила дата до следващото известие.

_______________________________________________________

Подпис на служителя

_______________________________________________________

Име на служител (моля, отпечатайте)

________________________________

Дата

Решете как ще комуникирате политиката в бъдеще

Включете политиката в наръчника на служителите си. Можете също така да искате политиката да стане част от новата Ви ориентация на служителите. Някои компании поставят политиките в интранет или в папка на правилата на компютърната мрежа. Определете дали искате да разпространявате правилата чрез допълнителни методи.

Данни и архивират предишни политики, които тази политика заменя. Може да имате нужда от тях за законни цели или за справка.

Интерпретирайте и интегрирайте политиката

Вашата политика за прилагане и работните практики ще определят истинското значение на политиката. Не забравяйте да бъдете последователни и честни, докато тълкувате политиката във времето. Ако установите, че практиките ви се различават от писмената политика, прегледайте и презапишете правилата, ако е необходимо.

Опровержение: Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и авторитетна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна аудитория, а законите и правилата за заетостта варират от държава до държава и държава. Моля, потърсете правна помощ или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да сте сигурни, че вашето правно тълкуване и решенията са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.