Управление на неочакваното на работното място

Поговорката "Нищо не върви както е планирано" е толкова точна в работата, колкото и навсякъде другаде. Когато нещата се объркат, често е без предупреждение. Ако можеш да предотвратиш тези нещастия да се случат на първо място, ще го направиш. Докато някои от тези проблеми са предвидими, повечето не са. Ето защо е от съществено значение да се знае как да се идентифицират и да се справят с тези ситуации веднага след възникването им. Ето някои съвети за управление на неочакваното в работата:

1. Очаквайте нещо да се обърка, дори ако не знаете какво

Винаги бъдете нащрек за проблеми. Никой не иска да бъде играч, но колкото по-рано разпознаеш усложнението, толкова по-бързо можеш да започнеш да правиш стъпки, за да го поправиш. Отлични умения за решаване на проблеми са от решаващо значение при справянето с такива ситуации. Те включват вашата способност да разпознавате съществуването на проблема и след това да идентифицирате неговата причина.

Една малка злополука може да се превърне в голям проблем, а след това в криза доста бързо, ако не се предприемат незабавни действия. Когато даден проблем бъде игнориран или непризнат, с течение на времето той ще стане все по-труден или дори невъзможен за разрешаване. Вашият бдителност може да спаси вашата компания от тежки щети.

2. Не се паникьосвайте

Вашият основен инстинкт може да бъде паника, когато нещо се обърка. Вашият адреналин ще започне да тече, което може да ви подтикне към действие. Обаче, това ще замъгли и вашата преценка. Вашата способност да останете спокойни е инструмент за успеха ви в управлението на неочакваното. Паниката ни кара да разплитаме малките усложнения. Този емоционален отговор може да превърне един малък бъг в огромна криза в ума ви.

Поемете дълбоко дъх и прекарайте секунда-две, за да оцените ситуацията и да помислите какво трябва да направите по-нататък. Въпреки че трябва да реагирате бързо, не бързайте. Това ще доведе само до вземане на погрешни решения и предприемане на безполезни действия.

3. Подгответе предварително решения

Макар че е невъзможно да се планира за всеки най-лош сценарий, имайте предвид стратегия за справяне с неща, които най-вероятно ще се объркат. Например, ако отговаряте за голяма конференция, вашата организация е домакин, бъдете подготвени за доставчика на услуги, за да откажете в последната минута или звуковата система да се повреди. В деня преди събитието потвърдете с доставчика и проверете дали звуковата система работи.

Определете приоритетите като планирате по-често срещани събития, а не такива, които са невероятни. Ако се тревожите за твърде много неща, които се объркат, няма да можете да си свършите работата. Нагласете плановете си, тъй като невъзможни събития стават възможни. Например, макар че нямате нужда от план да реагирате на ураган през януари, трябва да го направите през юли.

4. Използвайте уменията си за критично мислене

В допълнение към отличните умения за решаване на проблеми, превъзходните умения за критично мислене също са от съществено значение за успешното управление на неочакваното в работата. Вземете систематичен подход за решаване както на малките усложнения, така и на значимите кризи. Въпреки че бързото действие е наложително, отделете време да излезете с няколко алтернативни решения. След това преценете всички, преди да изберете този, който сте решили, че е най-добре. Ако е необходимо, получавайте информация от вашия екип и началници, както при намирането на възможни решения, така и при избора на кой да се приложи.

5. Съхранявайте списък с ресурси на пръстите си

Когато възникнат проблеми и се нуждаете от помощ отвън, за да ги разрешите, списък на доставчиците на услуги ще се окаже безценен. Ако се върнем към примера на конференцията и се подготвим за доставчика, който да отмени в последната минута, имайте списък с други компании, които можете да се обадите. Ако имате лице за ремонт на аудио оборудване във вашия списък с контакти, провалът на озвучителната система няма да прокара вашата конференция.

В зависимост от нуждите на вашата организация, включете водопроводчици, електротехници, компютърни специалисти, хора за ремонт на офис оборудване, заведения за обществено хранене и агенции за временна заетост във вашия списък с контакти. Преди да наемете външна услуга, уверете се, че имате одобрението на лицето, което контролира портфейла за вашата организация. Персонализирайте списъка с контакти, ако е необходимо. Добавете към него, докато намирате допълнителни доставчици и изтривате контакти, които не са били извършени за вас или които вече не работят. Свържете се с колегите си, дори и с други организации, за препоръки и прегледи.

Бърз и измерен отговор на критична ситуация ще намали неблагоприятните ефекти върху организацията и нейния край. Вашият шеф ще оцени усилията ви да реагирате на потенциално вредна криза.