Административен асистент Описание на работата: Заплата, умения, и още

Административните асистенти, включително секретарите, са гръбнакът на функционалността на офиса. Те въвеждат и подготвят документи, насрочват срещи и поддържат файлове. Те отговарят на телефонни разговори и директни разговори и подпомагат срещите на персонала. В някои офиси те могат да се справят с основни счетоводни задачи и да приемат плащания от клиенти и клиенти.

Около 4 милиона административни сътрудници и секретари работят в САЩ през 2016 г.

Задължения и отговорности на административния асистент

Отговорностите на административните сътрудници могат да варират в зависимост от вида на службата, в която работят, но някои общи задължения включват:

• Генериране на документи.
• Поставете слайд презентации
• Създайте електронни таблици.
• Управление на бази данни.
• Създавайте и / или поддържайте уебсайтове.
• Действа като офис мениджър, планиране на персонала събития като награди вечери и събития за набиране на средства, насрочване на срещи с клиенти, и организиране на графици за колеги.

Заплащане за административен асистент

Заплатата може да зависи от естеството на бизнеса, в който е назначен административен асистент, както и от обхвата на задълженията. Служителите, които обслужват, получават най-високата заплата.

• Среден годишен доход: $ 38,880 ($ 18,69 / час)
• Топ 10% годишен доход: Повече от $ 64,230 ($ 30,88 / час)
• Доход от 10% годишно: По-малко от $ 24 690 ($ 11,87 / час)

Образование, обучение и сертифициране

Тази професия не изисква специално специално образование, но може да бъде полезно.

• Образование: Ще ви е необходима диплома за средно образование или еквивалент, и можете да получите предимство в тази област, като се регистрирате в програма за асоциирана степен или посещавате програма за секретарско обучение след средното училище. Сега секретарите притежават бакалавърски степени или печелят специалности, като акредитиран юридически секретар или сертифициран медицински административен асистент в все по-голям брой сектори. Изпълнителните асистенти и секретарите трябва да имат поне няколко кредита на колежа, ако не и бакалавърска степен.

• обучение: Помислете за започване на работа с агенция за временна заетост. Понякога те предлагат обучение на нови служители. В противен случай, ако имате някои основни секретарски умения, обучението на работното място може да бъде осигурено, докато изучавате въжетата на даден бизнес или област.

Умения и компетенции на административния асистент

Ще ви трябват няколко основни качества, за да успеете да станете административен асистент.

• Компютърни и софтуерни умения: Трябва да се чувствате удобно, като използвате Microsoft Office, електронна поща и интернет. Може да се наложи да сте запознати с QuickBooks или други програми за счетоводен софтуер, ако работите за малък бизнес.
• Умения за многозадачност: Това може да бъде особено важно, ако действате и като мениджър. Трябва да можете да преминете едновременно с няколко искания.
• Устни и писмени комуникационни умения: Те са от съществено значение. Трябва да владеете добре английския език и да притежавате добри умения за корекция.

• Междуличностни умения: Ще работите с други хора, включително клиенти и друг офис персонал. Добрите маниери и спокойното поведение могат да бъдат много важни.
• Организационни умения: Трябва да сте ориентирани към детайлите и да сте организирани, да можете да намерите документ или протокол за изземване в момента.
• Умения за вземане на решения: Често ще се оправяте с няколко задачи почти едновременно, особено в натоварени офиси, така че трябва да можете да давате приоритет и да вземате ефективни решения. Клиентът може да поиска среща веднага, но наистина ли има спешна нужда или може да изчака няколко дни?

Job Outlook

За съжаление, тази позиция няма окуражаваща перспектива за работа. Бюрото на САЩ по въпросите на жизнената статистика предвижда, че технологичните подобрения ще започнат да поемат задълженията на много административни сътрудници от 2016 г. до 2026 г., което ще доведе до спад в растежа на работните места с 5%.

Работна среда

Тази позиция се изисква от почти всяка индустрия. Може да се окажете, че работите в медицински кабинет, адвокатска кантора, правителствена служба, или за малък, квартален изпълнител. Във всеки случай най-вероятно ще се окажете в офис обстановка.

Виртуалните асистенти стават все по-търсени, така че е възможно да можете да работите от дома си.

Работен график

Това е почти винаги работа на пълно работно време по време на нормалното работно време, но естеството на бизнеса може да изисква работа през уикенда, като например, ако сте нает от медицинска клиника. Освен това, тези в юридическата професия могат да установят, че се очаква да поставят дълги часове преди изпитанията и крайните срокове.

Как да получите работа

ПОЛУЧАЙТЕ ПРЕПОРЪКИ

Работодателите, които наемат секретар или административен асистент, търсят човек, с когото могат да работят удобно, който ще се смеси добре с друг персонал и на когото може да се има доверие с поверителна информация. Силните препоръчителни писма могат да демонстрират тези качества.

ИЗПОЛЗВАЙТЕ ВАШИТЕ МРЕЖИ

Докоснете в мрежата си, за да получите лидерски позиции по време на работа. Обърнете се към контактите във Facebook и LinkedIn, семейни приятели, съседи и бивши работодатели. Оставете ги да знаят, че бихте били благодарни за представянето на всеки, който може да наема.

ОТВАРЯНЕ НА ПРЕГЛЕДА

Направете търсене с Google за работни места с ключови думи като административен асистент, маркетингов асистент, редакторски асистент, медицински секретар, правен секретар и офис асистент, за да генерирате обяви за работа. Много административни работни места също ще бъдат рекламирани в секцията за заетост на уебсайта за вашия местен вестник или търговска камара.

Сравняване на подобни работни места

Някои подобни работни места и средната им годишна заплата включват:

• Съдебен репортер: $57,150
• Информационен служител: $34,520
• Медицински Transcriptionist: $34,770