Политика за достъп до файлове за персонала и връзки към мостри

Всички отдели по човешки ресурси водят обширни записи. Законът изисква HR да запази много от тях за определени периоди от време. Служителите добре знаят, че тези записи съществуват (а някои са впечатление, че файлът ги следва от компания на фирма, което не е вярно).

Тъй като служителите знаят, че тези записи съществуват, те ще искат да ги видят от време на време, за да видят какво съдържа файла.

Когато решавате как да предоставите на служителя (и на бившия достъп на служителите), имайте предвид всички закони, които важат за вашия бизнес. Много държави имат закони, които изискват от една компания да предостави конкретни части от файла на настоящи и бивши служители. Консултирайте се с вашия адвокат по заетостта, за да се уверите, че вашата политика е в съответствие с всички закони.

Федералният закон, например, изисква записите, свързани с Закона за американците с увреждания, да се държат отделно от досиетата на персонала. Ако вашата компания е обект на HIPAA, уверете се, че вашето медицинско досие е в съответствие с това.

Може да имате голяма свобода на действие в това, което позволявате на служителите да виждат в досието си. Но имайте предвид, че дори да определите, че служител не може да има достъп до определена информация, като например справки за проверка, в случай на съдебно дело информацията може да бъде открита.

Затова инструктирайте персонала си да записва нещата точно и да спазва закона по всяко време. Досиетата на служителите не са място за вътрешни шеги или груби коментари. Те не преминават добре в съда.

Като общо правило, наличието на един вратар в записите гарантира, че процедурите се следват и са последователни. Вие не искате един мениджър Човешки ресурси да позволява на хората да вземат своите записи обратно на техните бюра, докато друг отказва достъп.

Изискването всеки да премине през един източник помага да се запазят нещата в съответствие и в законност. Законите относно съхраняването на записи и достъпа са трудни. Уверете се, че оставате актуални.

Правилата по-долу са добро начало за бизнеса ви, но имайте предвид, че законите на държавата ви и местните закони могат да се различават.

Примерна политика за достъп до записите на служителите

Всички служители, бивши служители и представители на работниците и служителите могат да разгледат определено съдържание на досието си с предварително уведомяване на персонала на човешките ресурси. Документи, които се отнасят до квалификацията на служителя за наемане, като например кандидатстване, повишение, дисциплинарни мерки и трансфер, могат да бъдат разглеждани. Освен това служителят може да преглежда формуляри за отписване на полици и записи за обучение.

Документите, които служителят не може да разгледа, включват препратки или референтни проверки, записи на всяко разследване, предприето от ръководството, медицински документи, документи, свързани със съдебно производство, всеки документ, който би нарушил поверителността на друг служител, и документи, използвани за планиране на служителите.

процедура

Служител, който иска да прегледа допустимото съдържание на личните си досиета, трябва да се свърже с отдел „Човешки ресурси“ с предизвестие от 24 часа (без почивни дни). Бившите служители или хората, непознати на персонала по човешките ресурси, трябва да представят идентификация и / или доказателство за разрешение за достъп до досието на персонала.

Служителите трябва да прегледат досиетата на своите служители в присъствието на служител от отдел „Човешки ресурси“.

Служителите не могат да отстраняват от офиса каквато и да е част от досието на персонала.

Служителят може да поиска фотокопия на досието или частите от досието. С оглед на това, персоналът от отдел „Човешки ресурси“ ще предостави фотокопия. За широко копиране, служителят ще трябва да плати за фотокопията.

Ако служителят е недоволен от документ в личното си досие, в присъствието на персонала на персонала, служителят може да напише обяснение или пояснение и да го приложи към оспорвания документ. При никакви обстоятелства персоналът на персонала или служителят няма да променят действителния документ.

Служителят може също така да поиска документът да бъде отстранен от досието на персонала. Ако персоналът на персонала се съгласи, документът може да бъде отстранен. Ако персоналът на персонала не е съгласен, въпросът може да бъде обжалван по начина, предвиден в политиката за отворени врати на компанията.

Надяваме се, че тази политика е полезна, когато разработвате своя собствена политика за достъп до персонала за вашата организация. Моля, персонализирайте правилата, за да отговарят на нуждите и културата на вашата организация.