Какво принадлежи към файла на персонала на служителите?

Досието на служителите е основният файл на служителя, който съдържа историята на трудовото правоотношение от заявлението за заетост чрез документация за излизане от интервю и за прекратяване на заетостта. Само персоналът по човешките ресурси и непосредственият ръководител и ръководител на служителя могат да имат достъп до информацията в досието на служителите и никога не напуска службата по човешки ресурси.

Файлът на персонала на персонала обикновено се съхранява в заключен, пожарозащитен кабинет в заключено място, достъпен за персонала на човешките ресурси. Поверителността на информацията за служителите в досието на персонала е от първостепенно значение.

От всички файлове на служителите, съхранявани от компанията, досието на служителите е най-често достъпно ежедневно за информация от работодателя, ръководителя или персонала на човешките ресурси.

Съображения относно съдържанието на персонала на служителите

Основните принципи и въпроси, които трябва да се вземат предвид при попълването на всеки документ в досието на служителите, са тези.

• Ще се нуждае ли работодателят от конкретен документ, който да обосновава решенията, ако работодателят бъде съден? Ще се нуждае ли работодателят от документа в съда?
• Дали служителят знае и разбира, че документът ще бъде вписан в неговото лично досие? В повечето случаи работодателите трябва да накарат служителя да подпише документа, а не да се съгласи със съдържанието на документа, но да признае, че е запознат и е прочел документа.
• Никакви изненади, мнения или лични бележки за служителя никога не трябва да бъдат поставяни в досието на служителите. Само фактите, никакви спекулативни мисли не принадлежат към досието на служителите.

Съдържание на файл с персонал на служител

По-долу са дадени препоръки относно документацията, която работодателят трябва да съхранява в досието на служителите.

История на заетостта

• Кандидатстване за работа
• Продължи
• Подновяване на мотивационно писмо
• Проверка на образованието
• Проверка на заетостта
• Писмо за отхвърляне
• Позиция на длъжността
• Записи за анализ на работата
• Писмо с предложение за работа или трудов договор
• Агенция по заетостта или споразумение за временна агенция, ако се използва
• Информация за контакт при спешни случаи
• Подписан формуляр за попълване на наръчника на служителя, който показва получаването на наръчника на служителите
• Контролен списък от новата ориентация на служителите, показващ обхванатите теми и от кого
• Всички споразумения за преместване и документация
• Всеки договор, писмено съгласие, разписка или потвърждение между служителя и работодателя (като несъстезателно споразумение, трудов договор или споразумение, свързано с автомобил, предоставен от компанията)

• Служебни форми на трудова заетост, включително молби за трансфер, повишение, вътрешни заявления за работа и т.н.
• Всяка друга документация, свързана със заетостта

Развитие на ефективността на служителите, планове за развитие и подобряване

• Копия от всички използвани оценки за изпълнение или планове за развитие на служителите
• Самооценка на служителите
• Документи от всички официални сесии за консултиране
• Бележки за присъствието или закъснението
• Документация за план за подобряване на ефективността
• Доклади за дисциплинарни действия
• Представяне на служители като сертификати, писма за разпознаване и т.н.
• Официални предложения и препоръки на служителите, отговор на организацията
• Документи за обучение
• Искания за обучение
• Оценки на компетенциите
• Уведомления или графици за клас на обучение или сесия

• Подписани оценки на нуждите
• Доклади за разходите за обучение
• Жалби от клиенти или колеги

Документи за прекратяване на трудовата дейност

• Писмо за напускане на служител
• Документация за излизане от интервюто
• Известяване на Кобра
• Списък за приключване на заетостта
• Окончателно отчитане на всички аспекти на заетостта на служителя, като крайната заплата, заплащането на ваканция, връщането на собствеността на компанията и т.н.