За и против на Timesheets в рекламата

Много индустрии разчитат на график за следене на производителността на служителите и изчисляване на приходите и ползите. Някои използват система "часовник в" с официални карти, а други разчитат на система за управление на времето, която записва сложни подробности за начина, по който времето е прекарвано всеки ден. Последната е тази, използвана от рекламни, маркетингови и дизайнерски агенции по целия свят.

Въведените данни за тези разписания, обикновено от персонала в отдела за творчество, записват часовете, които са изразходвани за всяка част от проекта. Това не означава само създаването на кампанията, но и първоначалният брифинг, презентацията на клиента и дори времето, прекарано в снимките и продуцентските студия. Единствено чрез получаване на ясна представа за начина, по който е изразходвано времето, агенцията може ефективно да се справи с натовареността, договореността за фактуриране на клиента и начина, по който времето се разпределя между екипите.

Графикът накратко

В първите дни на рекламата, както и толкова много задачи от онази епоха, времето беше записано ръчно на хартия с химикалки и моливи (и много изтриване). Тези дни, времето се въвежда в компютъра или таблета, като се използва сложен софтуер, който може да извлича доклади от всички разновидности. Повечето магазини имат много подобен шаблон, който включва:

• Номерът на заданието
• Клиентът
• Задачата
• Всеки назначен персонал
• Датата и броят на отработените часове
• Цената за час
• извънредно

Когато стартирате проект за клиент, мениджърът на профила или мениджърът на трафика ще отворят номер на задание и ще започнат да проследяват часове. Те обикновено съответстват на предложението или офертата, дадени на клиента, и ще бъдат разпределени в часове, прекарани предимно в научни изследвания, планиране и стратегия, творческо развитие, производство и администриране на проекти.

Ако всичко върви по план, действителните часове, изразходвани по проекта, ще се свържат добре с оценката, но това обикновено не е така. Творческото развитие често изяжда повече време от всяка друга част от процеса, поради промяна в посоката, обратната връзка с клиентите или невъзможността да се справи с кратката информация. Тя може да се превърне в точка на спорове с клиента, защото те не искат да харчат много допълнителни пари за творческото време, защото творческият отдел има проблеми при идентифицирането на решение.

Въпреки това, графикът трябва да се попълни правилно, за да се проследи това време и да се покаже на клиента как са изразходвани парите и как работи агенцията. Това е добър начин да се види дали някои проекти са твърде трудоемки, за да получат печалба, или ако други са толкова доходоносни, че заслужават инвестиции в този клиент за по-нататъшна работа. Накратко, това е ролята на разписанието.

Професионалисти

Ето защо графиките са жизнената сила на всяка агенция:

• Пари: Разписанията показват агенция (дори вътрешна) колко часа са записани за всяка част от всяка кампания. Тогава е лесно да се види дали клиентският служител си струва, или ако е време да постави клиента на база проект по проект. С агенцията на компанията, това време може да не доведе директно до фактуриране, но показва, че управлението ефективно използва времето на творческия отдел. Ако бъде открито, те харчат 90% от времето си само за един аспект от бизнеса, който може да създаде някои червени знамена.

• прозрачност: Ако графиките са правилно направени, лесно е да се види къде работят нещата гладко, и къде се появяват затруднения или неефективност. Защо един копирайтър харчи половината от времето на един клиент, отколкото друг? И ако са необходими повече рекламни послания, един бърз поглед към разписанието ще види дали отделът е претоварен.
• Ангажираност и отчетност: Повечето клиенти очакват определен брой часове да бъдат изразходвани за проект. Ако те не вярват, че правилното количество усилия е било поставено в работата, графиките могат да предоставят данните, за да се каже друго. Това е и начин да покажете на някои клиенти колко ценна стойност получават от агенцията.

• Анализ: Предишното представяне често е добър показател за бъдещето. Ако клиентът изсмуче живота на агенцията и го направи на всички, данните от отчетите могат да покажат дали си струва да задържите този клиент или ако е време да ги пуснете. От друга страна на уравнението, тя може да покаже на агенцията рентабилността на някои клиенти, които изискват минимална творческа работа и усилия, но максимална възвръщаемост на инвестицията.

Против

С всички тези плюс точки, какъв е проблемът? Е, има причина, поради която тайните таблици са универсално ненавистни от почти всички, с изключение на броячите на агенцията:

• Време: Много хора в агенциите, особено в творческите отдели, не искат да посветят времето си на администрацията. Като творчески, тя може да бъде пагубно да се откъсне от голяма творческа мозъчна атака, за да запълни часовете. Много мениджъри имат еднакви проблеми. Това е иронично, но времето за разчети е рядко разпределено.
• грешки: Това е директно към първата точка. Много рекламни послания ще напуснат часовите обозначения до последната минута преди края на месечния отчет за фактуриране. А това означава, че точността на времевия график отива от доста добра до ужасяваща. Трудно е да си спомните колко минути сте прекарали на една работа преди две седмици, така че често това е част от догадки. Ако всички графики са познати, това ги прави почти безполезни.

• Лошо фокусиране: Времето не е чудесен показател за отлична реклама. Един магазин може да прекара 40 часа и да не произведе нищо от забележката; друг може да работи 10 и да произведе шедьовър. Графиките не отчитат качеството на мисленето; просто времето, прекарано в това.

Бъдещето

Работните часове са тук, за да останат, и те трябва да се извършват ръчно. Автоматичното проследяване на времето не работи, защото изисква ръчно стартиране и спиране. Ако забравите да стартирате часовника, губите часове. Забравете да го спрете, а някои бедни клиенти се таксуват за часове работа, които са изразходвани за друг проект. Това от своя страна може да доведе до проблеми (и дори съдебни дела) с надценяване и загуба на ценен клиент.

Единственият начин да се гарантира добро проследяване на времето е да се настоява всички в агенцията да актуализират график поне два пъти на ден, веднъж преди обяд и след това отново преди да се приберат вкъщи. Ако това е направено, разписанията ще бъдат точни и полезни. А ако това не е направено, агенциите трябва да бъдат креативни с мотивация. Намерете начин за стимулиране на процеса на проследяване на времето.

Дайте на тези служители, които водят щателен запис на своето време, седмичен бонус или няколко часа почивка в петък. Тя може да изглежда като загуба на време и пари, но точните разписания могат да струват много повече на агенцията, отколкото няколкостотин долара тук или там всяка седмица.