Как да пишем и изпращаме професионални имейл съобщения

Всеки път, когато изпращате професионални имейл съобщения, е много важно да се уверите, че съобщението е перфектно. Вие не искате да пропускате възможност, като правите някакви грешки - или в начина, по който изпращате имейли, или как да ги следите. Прочетете, за да научите как да пишете и изпращате първокласни професионални имейл съобщения.

Защо искате да изпратите професионален имейл? Има редица причини. Можете да изпратите мотивационното си писмо до потенциален работодател, благодарствено писмо до колега, който се съгласи да бъде препратка, писмо за оставка към сегашния ви шеф или искане за препоръчително писмо.

Може да имате други причини за изпращане на нелични имейли и всъщност е добра идея да се уверите, че всичките ви имейли са организирани и професионални.

Ето какво да включите в съобщенията си, какво да не включва и как да затваряте, подписвате и изпращате имейл съобщенията си.

Указания за професионално съобщение по имейл

Прегледайте тези стъпки, за да напишете висококачествена професионална електронна поща и винаги ще създавате голямо впечатление за получателя:

• Ред на темата: Сюжетната линия трябва сбито да предаде вашата цел за писане. Вашата тема може да бъде толкова проста, колкото "Благодаря" или "Заявка за препоръка".
• Поздрав: Дори ако пишете много кратък имейл, включете поздрав. Ако знаете името на лицето, включете го. Освен ако не сте на първо име с лицето, ги наричайте по заглавието им.
• Дължина: Дръжте електронната си поща възможно най-кратка. Хората са склонни да прехвърлят дълги имейли, така че включват само важна информация.
• Стил на шрифта: Избягвайте богато украсени, игриви или цветни шрифтове; те просто отклоняват получателя от действителното ви съобщение. Избягвайте да употребявате удебелен шрифт и курсив, които правят електронната поща объркана. Не пишете с всички главни букви; това се случва като ядосан или прекомерно в имейл.

• Емотикони:Не включвайте емотикони в професионална електронна поща; запишете ги за лична кореспонденция.
• Правопис и граматика: Само защото пишете имейл не означава, че трябва да сте небрежен относно правописа и граматиката. Редактирайте имейла си внимателно, преди да го изпратите. Съобщение без грешки указва на получателя, че вашият имейл трябва да се приема сериозно.
• Затваряне:Подпишете с кратко „Благодаря“, „Най-добро“ или друго просто изпращане и след това името ви. Повечето имейл акаунти ви позволяват да вграждате подпис с вашето име, заглавие и информация за контакт във всеки имейл. Това е чудесен начин да направите всяка кореспонденция по-професионална.

Допълнителни съвети

След като сте написали имейла си, преминете през всички тези стъпки, преди да кликнете върху бутона „Изпращане“:

• Уверете се, че съобщението ви е завършено:Проверете двойно, за да се уверите, че линията на темата на вашия имейл е попълнена, включили сте подпис, изпращате съобщението до правилното лице за контакт и сте попълнили Ск поле, за да изпратите копие до себе си, така че да имате запис на имейл съобщението.
• Доказателство за вашето имейл съобщение:Преди да натиснете „Изпращане“, уверете се, че сте проверили правописа и проверете граматиката и главни букви. Те са също толкова важни в кореспонденцията за търсене на работа по електронната поща, колкото са в хартиено писмо.

• Изпращане на тестово имейл съобщение:Преди да изпратите имейла си, изпратете съобщението първо на себе си, за да проверите дали форматирането работи и че нищо не изглежда неуместно. Ако всичко изглежда добре, продължете и изпратете имейла до фирмата или лицето, с което се свързвате.
• Изпратете копие от електронното съобщение до себе си:Използвай Ск поле, за да изпратите копие на имейл съобщението до себе си, така че да имате запис за това, кога сте изпратили съобщението и на кого сте го изпратили. Можете да намерите тази информация и във вашата изпратена папка.

• Файлът на вашите копия:С много програми за електронна поща можете да създавате папки, за да улесните намирането на важни минали имейли. Настройте папка за всички имейли за търсене на работа и подайте копията на имейл съобщението, което изпращате в папката за търсене на работа.

Проверявайте редовно имейла си

Времето е от съществено значение, когато търсите работа, така че е важно да проверявате електронната си поща редовно и често, така че да не пропускате важни възможности. Най-малкото, проверете електронната си поща сутрин и по-рано следобед, така че ще имате време да реагирате незабавно на получените от вас съобщения.

Тези дни, като смартфон може да направи лесно да се провери имейли, където и да отидете и когато пожелаете - не повече витае над вашия компютър. Всъщност можете да получавате известия за нови имейл съобщения, така че да можете да ги прочетете веднага след като достигнат вашата пощенска кутия.