Опростяване и ускоряване на предоставянето на HR услуги

Лидерите в човешките ресурси са значителен източник на подкрепа и комфорт за служителите както в личния, така и в професионалния им живот. Човешкият ресурс е бизнес услуга и тази услуга включва подпомагане на служителите да развиват кариерата си и да решават проблеми между служителите и техните ръководители.

HR също ги подкрепя чрез някои от най-важните и важни събития в техния живот, включително брака, раждането и борбата със сериозно заболяване.

Но твърде често рутинните административни услуги, като например повтарянето на едни и същи въпроси или завършването на прости транзакции, изразходват по-голямата част от времето на персонала.

Намаляване на административната натовареност

Ключът към намаляване на тази административна натовареност е обучението на служителите да станат по-самостоятелни и да автоматизират по-обикновени задачи.Ето защо прилагането на подход за управление на услугите може да помогне. Управлението на услугите опростява предоставянето на рутинни административни услуги, като освобождава време да се съсредоточи върху дейности с висока стойност.

Типичната HR организация вероятно има системи за управление на данните за служителите и свързаните с тях заплати. Въпреки това, той вероятно няма автоматизирана система за обработка на запитвания от служители и изпълнение на искания.

Помислете какво се случва, когато служител получи призовката за задължението на съдебните заседатели: шансовете са, че компанията все още разчита на физически документи или поредица от имейли, за да се справи с искането на служителя за времето извън работата.

Тъй като взаимодействията на служителите обикновено се проследяват чрез имейли и електронни таблици, заявките на служителите често се пропускат или пренебрегват. Тогава се случват грешки, които създават допълнително разочарование и допълнителна работа за ЧР.

С електронната поща няма лесен начин да се види дали заявката е спряна или да се установят и премахнат пречките в процеса. По същия начин е трудно да се анализират и да се отговори на нуждите на служителите - например, да се идентифицира често исканата информация и да се гарантира, че тя е достъпна онлайн.

Ръчните административни процеси пречат на служителите и представляват огромно изтичане на екипите за човешки ресурси. Едно скорошно проучване установи, че служителите в областта на човешките ресурси прекарват средно по 12 часа на седмица, за да обработват рутинни обаждания на служители и имейли.

Подход за управление на услугите за посрещане на нуждите на служителите

Подходът за управление на услугите елиминира тези досадни, отнемащи време процеси. Той не само замества имейла - той преобразува начина, по който HR ангажира служителите.

Помислете за управлението на услугите като идеалната комбинация от административен асистент и ръководител на проекта. Той реагира незабавно на заявките на служителите, прогресира случаите, автоматизира повтаряеми ръчни процеси и дори управлява сложни междусекторни дейности, като напр.

Управлението на услугите никога не забравя или прави грешки, винаги следи с хората, за да стане всичко, и ви уведомява дали има проблем, който не може да реши. Той също така ви показва къде прекарват времето на вашите служители - така че можете да оптимизирате разгръщането на ресурсите и да увеличите производителността.

Управлението на услугите не замества сегашната ви система за управление на човешкия капитал - тя се интегрира с нея и я допълва, като ви дава видимост и контрол върху работата, която вероятно извършвате най-вече чрез електронна поща днес.

Той също така осигурява същото ниво на видимост за служителите. Те могат да видят състоянието на техните запитвания, вместо да чувстват, че техните искания са изчезнали в черна дупка скоро след като са ги подали.

Осигуряването на възможност на служителите да контролират напредъка на техните искания значително намалява броя на разочарованите имейли, телефонните обаждания и посещенията на персонала в персонала, като допълнително намалява административното натоварване на персонала.

Предимства на подхода за управление на услугите

Управлението на услугите започва с въвеждането на уеб-базиран HR портал, където служителите могат да намерят HR информация и да поискат HR услуги. В идеалния случай служителите могат да имат достъп до този портал на своите компютри, домашни компютри, лаптопи и смартфони и таблети.

Това им позволява да контролират основните си нужди от човешки ресурси, като например записване на обезщетения или актуализация на промените в състоянието. Служителите просто избират нужните услуги от каталога за услуги или търсят информация в базата от знания на портала.

Когато служител подаде заявка през портала, системата за управление на услугата автоматично създава случай и я овладява през целия процес на изпълнение. Това включва възлагането на делото на правилния експерт по човешките ресурси, автоматично насочване на случая от лице на човек, като всяка стъпка на изпълнение е завършена и поддържане на пълна история на случая.

Можете също така да разширите тази услуга до други отдели. Например, системите за управление на услуги могат автоматично да създават ИТ сметки или да изискват офис пространство за нови служители като част от процеса на качване.

Системата за управление на услугите управлява процесите за предаване на HR услуги от край до край и знае как се изпълняват тези процеси. Например, той може автоматично да ви каже кога даден случай е спрял, за да можете да предприемете действия.

Той също така генерира широк спектър от ключови показатели за ефективност и други показатели на процеса, като например колко добре екипът ви отговаря на запитванията на служителите. Той дори може да анализира видовете заявки за база от знания, което улеснява идентифицирането и попълването на всякакви пропуски в съдържанието.

заключение

HR специалистите избират да продължат кариерата си в HR, защото искат да помогнат на хората, а не да прекарват дните си в подаване на документи, да актуализират електронни таблици и да отговарят на имейли. Твърде често светските искания и купчините документи прекъсват тази работа, което ги разочарова и служителите, които се опитват да помогнат.

HR е доставчик на услуги и може да погледне на примера на своя доставчик на услуги, IT отдел. ИТ поема водеща роля в усилията на много предприятия да приложи дисциплина за управление на услугите, за да автоматизира подаването и изпълнението на заявките за ИТ помощни бюра.

Автоматизирането на тези задачи позволява на ИТ да се съсредоточи върху по-стратегическа работа, която може да помогне на компанията да постигне по-широките си бизнес цели и по-добре да демонстрира стойността на ИТ.

Подходът за управление на услугите е ключът към повишаването на профила на човешките ресурси към бизнес лидерите чрез предоставяне на по-висококачествени услуги и повишено удовлетворение на служителите, като същевременно се намалява собственото натоварване. HR може да посвети времето и опита си на по-стратегически дейности, които движат бизнеса си напред.