Какви са разходите за пътуване, които работодателите ще платят?

Пътните разходи са разходи, които служителят прави, докато пътува по фирмен бизнес. Фирменият бизнес може да включва конференции, изложби, бизнес срещи, срещи с клиенти и клиенти, панаири за работа, обучителни сесии и разговори за продажби.

Разходите могат да включват настаняване, лично възстановяване на километри, полети, наземен транспорт, съвети към магазините, храна, съвети към сервитьори, рум сървис и други случайни разходи, които служителят може да изпита по време на път.

Разходите, които дадена организация ще възстанови, се намират в политиката на компанията за бизнес пътувания. Запознайте се с политиката на фирмата си, тъй като разноските, различни от химическото чистене и членството във фитнес залата, могат да бъдат покрити за служители на продължителни пътувания в допълнение към очакваните пътни разходи, жилища и храна.

Разходи за пътуване за служители на дългосрочни ангажименти

Когато използват дългосрочни жилищни условия за пътуващи служители, много работодатели предоставят възможности за семейството на служителя да посети, когато работникът пътува интензивно по работа за своя работодател. Когато служител е назначен на друго място на фирмата на временна основа, работодателите понякога плащат за посещение на семейството на служителя в определени интервали от време.

Работодателите се стремят да предоставят възможности за стойност за служителите, които са далеч от дома и семейството си за продължителен период от време. Трябва да се възползвате от всички привилегии за пътуване, които работодателят предлага, за да изградите морал и отдаденост на служителите си.

Клиентските развлечения на конференции, при продажби и посещения на място са друг разход, който подлежи на възстановяване, но знаете правилата на вашата компания, така че да не надвишавате ограниченията, които се поставят върху разходите за развлечения.

Познайте също така политиката на вашата компания относно отпускането на кредит за авиокомпании. Варира. Някои компании позволяват на служителите да натрупват мили, които след това могат да използват за лично пътуване в семейството. Други натрупват банка от пътни мили, които използват, за да покрият допълнителни бизнес пътувания на служителите. Отново, познаването на политиките на вашата компания е от решаващо значение.

Как работодателите плащат за пътни разходи на служителите?

Обикновено организациите плащат пътни разходи на служителите по тези три начина.

Фирмени кредитни карти

Кредитни карти се издават на служители, които трябва да пътуват често за работа. Служителите могат да начисляват по-голямата част от разходите, които те правят при бизнес пътуване до кредитната карта на компанията. За възстановяване на непредвидени случаи като съвети и бързо хранене, служителите ще трябва да попълнят отчет за разходите, когато се върнат от пътуването си.

Тарифните карти са удобни за служителите, тъй като не им се налага да плащат пари за бизнес разходи преди възстановяването на разходите. Станете известни с политиките на вашата компания; може да се наложи да включите квитанции и друга подкрепяща документация, дори когато таксувате тези разходи към кредитна карта.

Пари в брой

Организациите без кредитни карти на служителите изискват служителите да попълват отчет за възстановяване на разходите за всеки разход, докато служителят е на път. Обикновено те изискват постъпления и известна степен на обосновка за всеки разход.

Само по-рядко една организация би помолила служителите да плащат за билетите, като например самолетни билети, и да потърсят възстановяване на разходите по-късно. Поръчката за покупка на фирма или кредитната карта на компанията ще плащат големи разходи отпред. Но служителите често са длъжни да плащат пари в брой за ежедневни пътни разходи, които по-късно се възстановяват.

На дневни

Денят е дневна надбавка за определена сума пари, която служителят получава за покриване на всички разходи. Служителят е отговорен за вземането на разумни избори за пътни разходи в рамките на параметрите на сумата, която се разпределя ежедневно.

Някои компании плащат директно за транспорт и жилище, но осигуряват на пътниците на ден сумата за всички други разходи, включително храна и наземен транспорт. Известно е, че служителите не успяват да похарчат разходи, за да запазят допълнителните пари в брой. Компаниите обикновено позволяват това.

Знания за политиките за пътни разходи на работодателя е отговорността на служителя

На служителите, които пътуват за бизнес, се препоръчва да бъдат в крак с актуалните правила за пътуване на компанията и покритите разходи за възстановяване на разходите. Разходите, които не попадат в политиката, обикновено не се възстановяват или покриват.

Постъпленията се изискват от повечето компании, с изключение на тези, които плащат дневни. Вашата компания също вероятно има форма, която очаква служителите да използват за превръщане на пътни разходи.

За да останат на върха на възстановяемите разходи, на служителите често им се дава краен срок, в който трябва да подадат отчет за разходите и да се превърнат в приложими разписки. Финансовият отдел ще има насоки, които ще помогнат да се запази ток.

Ако имате въпроси относно това, което представлява подходящите пътни разходи във вашата организация, проверете с вашия мениджър и човешки ресурси. Не искате да харчите парите и да получите изненада по-късно.

Още свързани с бизнес пътуванията и разходите за служители

• 10 съвета за намаляване на разходите за бизнес пътувания
• Ако служителите споделят стаи?