Вие ме хванахте на Здравейте: Правилен телефонен етикет

Истината е, че макар и да не е ракета, подходящият телефонен етикет в работна среда включва малко повече от възможността да изречеш поздрав. Тъй като това може да е вашата първоначална точка на контакт с клиент, клиент или дори работодател, това е вашата възможност да направите добро първо впечатление или лошо. Ето някои съвети, които трябва да следвате, когато използвате телефона по време на работа:

Гълтайте първо

С други думи, устата ви трябва да бъде незаета, когато се обаждате или отговаряте на телефона. Искаш да можеш да говориш ясно и това е невъзможно, ако дъвчеш или преглъщаш.

Име и ранг Моля

Когато получите обаждане по време на работа, трябва да идентифицирате себе си и вашата компания и отдел, ако е приложимо. Ако повикващият ви е бил прехвърлен от основната линия на компанията, можете да посочите само името и отдела си. Лицето, което първоначално отговори на повикването, най-вероятно е дало името на компанията. Когато се обаждате, идентифицирайте се по същия начин, преди да попитате за лицето, което се опитвате да достигнете.

Маниерите правят нещо

Винаги бъдете учтиви независимо от това кой е на другия край на линията. Независимо дали говорите с рецепционист или с президента на компанията, никога не забравяйте да кажете и моля. Освен факта, че всеки заслужава уважение, човекът, който отговаря на вашето обаждане, може да се увери, че ще бъде разгледан по подходящ начин.

фокус

Докато ние всички обичаме да изпълняваме мултитаски (или да се опитваме) да се въздържаме от стремеж към други неща, докато сте на повикване. Трябва да дадете на човека, с когото говорите, своето неразделено внимание. Вашият имейл, социалните медии и игрите могат да изчакат.

Сега задръжте

Първо, трябва да избягвате всички други разговори, докато сте на телефона. Реалността понякога преминава през пътя. Може да се наложи да говорите с някой, който идва във вашия офис или кабина или да вземете друго обаждане. Извинете се и след това ограничете другия разговор до няколко секунди. Не оставяйте някой да чака за неопределено време. Ако не можете да се погрижите за другия въпрос бързо, но трябва да се справите незабавно, вместо да поставите човека, с когото говорите, да попитате дали можете да се обадите в удобно за нея време.

Не позволявайте на обаждащия се да се загуби в системата

Има моменти, когато няма да можете да помогнете на човека на другия край на линията и ще трябва да го прехвърлите на някой, който може. Когато го направите, уверете се, че той знае на кого прехвърляте повикването и защо. Нека да знае какво да прави, ако повикването не минава или ако лицето, към което го изпращате, не е там или не може да помогне.

Съхранявайте съобщенията кратки и сладки

Когато оставите съобщение за гласова поща на някого, говорете бавно и ясно, особено когато заявите името и телефонния си номер. Твърде много хора оставят много дълги и разхвърляни съобщения, само за да бършат бързо имената и номерата си в края, което оставя получателя да не може да върне повикването.

Веднъж е достатъчно

Ако оставите съобщение и лицето, за което сте го напуснали, не се връща незабавно, защото може да не е в момента. Няма нужда да се обаждате отново и отново. Ако това е неотложен въпрос, можете да опитате отново да се обадите на следващия ден или да изпратите имейл, че сте оставили гласова поща.

Слушайте първо

Слушайте гласова поща, която сте получили в нейната цялост, преди да върнете телефонното обаждане. Може да научите, че дори не е необходимо да се обаждате обратно (уау, каква е времето) или че първо трябва да се погрижите за нещо. Например, обаждащият се може да се нуждае от информация, която може да сте готови, когато се върнете към нея.