Основи на ключовите показатели за изпълнение

Ключовият показател за ефективност (KPI) е стойност, използвана за наблюдение и измерване на ефективността. Въпреки че някои от тях, като маржа на нетната печалба, са почти универсални в бизнеса, повечето индустрии също имат свои ключови показатели за ефективност.

Някои примери за KPI

KPI са неразривно свързани с стратегическите цели на фирмата, а мениджърите използват индикаторите, за да преценят дали са насочени към постигането на тези цели.

• Екип за продажби може да проследява нови приходи, общи приходи, нови клиенти, размер на сделките и размер на сделките, за да оцени напредъка към целите на корпоративните приходи.
• Екипът за поддръжка на клиенти може да измери средното време за задържане за клиентите и процента на повикванията, които водят до положителен рейтинг след проучването.
• Маркетинговата група разглежда приноса на продажбите, генерирани от маркетинга, като води до общите приходи с течение на времето.
• Производствените области на бизнеса измерват ефективността на процесите и различните показатели за качеството.

• Отделите за човешки ресурси измерват текучеството на служителите между другите свързани показатели.

Мениджърите и основните заинтересовани страни следят тези показатели с течение на времето и коригират плановете и програмите за подобряване на КПИ в подкрепа на стратегическите цели на фирмата.

Водещи и изоставащи показатели

Разработването на показатели за изпълнение е както изкуство, така и наука. Целта е да се идентифицират мерки, които могат да съобщят по същество постигането на ключови цели.

• Индикатори за изоставане измерване на ефективността в миналото. Финансовите показатели са класически примери. Тъй като стандартното предупреждение предупреждава, предишното представяне не гарантира бъдеща възвръщаемост.
• Водещи индикатори съдържат насоки за бъдещи резултати. Например увеличаването на поръчките за авточасти предполага повишаване на производството и продажбите на нови автомобили в близко бъдеще.

В повечето предприятия целта е да има правилния баланс между водещи и изоставащи KPI.

Четири предизвикателства

Не е лесно да се разработи висококачествен набор от показатели за изпълнение. Мениджърите и функционалните експерти работят заедно, за да обсъждат и обмислят правилния набор от мерки и тяхното относително значение - и има капани.

1. Ако стратегията и ключовите цели на фирмата не са ясни, нейните показатели са насочени изключително към финансовите резултати. Прекомерното отчитане на финансовите показатели води до небалансирано и непълно виждане за здравето на бизнеса.
2. Мерките, считани за важни от една област на бизнеса, не могат да се разглеждат като важни от други.
3. Ако компенсацията е обвързана с ключови цели на показателите за изпълнение, конфликтите на интереси и значителните пристрастия се вграждат в процеса.
4. Точно измерване и отчитане на показателите може да бъде трудно или невъзможно, ако вътрешната система за докладване, която ги подкрепя, не е налице.

Здравият процес за идентифициране и прилагане на ключови показатели за изпълнение включва изискване мениджърите и другите участници редовно да преразглеждат и преразглеждат мерките. Този процес на фина настройка изисква време и старание на всички страни.

Проектиране на КПИ

Когато избирате кои КПИ ще предлагат най-ценните бизнес прозрения, задайте няколко въпроса, които да се фокусират върху:

• Дали тези КПИ са получени от валидна стратегия?
• Дали са прости за разбиране?
• Дали те са подходящи не само сега, но и с течение на времето?
• Ясно ли са дефинирани?
• Правилно ли те отразяват бизнес процеса?
• Те включват ли фактори или количества, които бизнесът може напълно да контролира или влияе?
• Дали те са насочени към подобряване?
• Предлагат ли бърза обратна връзка?

KPIs са по-полезни, когато разкриват тенденции във времето, вместо да отделят един KPI в изолация. Поддържането им на прецизни, прости и подходящи може да възнагради бизнеса с полезни идеи и насоки.

Правилното използване на КПИ

Правилно разработената и внедрена програма за КПИ включва редовни процеси на преглед, през които мениджърите и другите заинтересовани страни оценяват смисъла на резултатите. Без значение колко положителен е индикаторът, той трябва да бъде анализиран и оценен, за да се повтори или дори да се засили представянето.

Никой отделен KPI номер, който стои сам, не обяснява как се е случило или как да се подобри. Все пак, добре дефиниран набор от ключови показатели за изпълнение може да включва числа, които сочат към това, къде условията се влошават и как могат да бъдат подобрени. Въоръжени с тези прозрения, членовете на екипа могат да предприемат действия за укрепване на водещите показатели и да стимулират по-добри бъдещи резултати.

Един прост начин да проверите дали KPI може да се използва правилно или предлага значими данни е да го поставите през SMART филтър. Всеки KPI трябва да има:

• A специфичен обективен
• Път Мярка напредък на целта
• постижим, реалистични цели
• уместност на бизнеса
• A Времеви обхват това има смисъл за компанията

Долния ред

KPIs са много подобни на инструменти, които измерват температурата и барометричното налягане. Знанието, че повишената или намалената температура може да е интересно, но по-критично е да се знае дали бурята е неизбежна. KPIs работят заедно, за да осигурят по-пълна картина.