Управление на промените в работните проекти

Ръководителите на проекти прекарват много време в изготвянето на планове и създаването на екипни цели. След това спонсорите, заинтересованите страни и екипите прекарват много време в извършването на промени в обхвата на работата и процеса на внедряване. Наличието на ясен и лесен процес на управление на промените и стабилно око на по-голямата картина, дори някои от детайлите се изместват, върви дълъг път към запазването на проекта напред и ви позволява да запазите хладнокръвието си.

Приемете тази промяна

Промените се случват почти във всяка точка от жизнения цикъл на управлението на проекта. Признавайки, че промените са неизбежни - всъщност, често са полезни - части от процеса позволяват на най-добрите ръководители на проекти да приемат по-гъвкави подходи за планиране и изпълнение. Наличието на стратегии за ефективно справяне с промените, тъй като те се случват, е най-бързият начин да държите окото на наградата на всички, дори и в лицето на това, което понякога може да изглежда постоянна промяна в посоката.

Дефинираният, структуриран процес на управление на промените е вашето изпълнение; вашата стратегия 'библия'. Тя ще определи за вас как най-добре да отговорите като лидер на предложенията - дори и исканията - за промяна в процеса на развитие. Тя ще ви помогне да се ориентирате, грациозно и с увереност, понякога спорни съвместни пейзажи към постигането на крайните цели на всички страни.

Процес на управление на промените

Процесът на управление на промените изглежда така:

• Получаване на искане / искане за промяна в процеса по проекта
• Оценете искането / искането за промяна с фокус върху бюджета на проекта относно:
• материали
• съответните изисквания за разрешителни
• човеко часове
• загубено / придобито време
• Подгответе и представете на акционерите на проекта / връзките си препоръки за това как да продължите по отношение на заявката / ите
• Получаване на одобрение или отклонение от решението на акционера

Нека погледнем на всяка една от тези стъпки:

Получаване на заявка / търсене на промяна в процеса по проект

Ще получите заявка за промяна на проекта в стотици различни начини: по време на среща, по електронна поща, по телефона, в коридора, докато бързате от офиса вечер.В идеалния случай ще получите информацията за формуляра за заявка за промяна, но трябва да знаете, че в реалния живот много важни заинтересовани страни смятат, че завършването на този вид документи е работата на ръководителя на проекта - и във вашата компания може да бъде.

Шаблонът за заявка за промяна на проекта (повече за това за минута) трябва точно и сбито да улови всички детайли на заявката, въпреки че неофициално те пристигат при вас. След като почувствате, че всички детайли са точно записани, изпълнете формуляра покрай инициатора, за да проверите дали всички точки са адресирани изцяло.

Не забравяйте, че промените може да са свързани и с вземането на работа. Не винаги приемайте, че промените ще се отнасят до въвеждането на работа. Процесът е един и същ, независимо дали увеличавате или намалявате обхвата на проекта.

Извършване на оценка на промяната

Погледнете подробно искането за промяна. Ще оценявате въздействието върху:

• разписание
• документация
• Досега свършената работа и работата все още предстои
• бюджет
• Мерки за качество
• Обхват
• Наличност на ресурси

Например промяната на софтуера може да се изчисли на 5 дни. Това не само ще добави 5 дни към графика, защото ще изтласка друга задача и ще се движи във времева рамка, когато основният ресурс е на почивка. Тази задача също ще трябва да бъде преместена, така че като цяло тази промяна ще добави 8 дни към графика. Това ще струва $ 5 хил., А допълнителните 8 дни ни тласкат към друг месец с договора с доставчика, така че има и разходи за разглеждане. Качеството остава същото, но промените в обхвата включват новата промяна.

Цялата необходима документация ще трябва да бъде актуализирана, включително плана за проекта и наръчниците за обучение, които вече са започнали.

Така че в общата картина простите 5-дневни промени имат огромен ефект. Важно е да се вземат предвид всички релевантни фактори, преди да се вземе решение за прилагане, тъй като цялостната картина може да промени резултата.

Подгответе и представете препоръки

Въоръжени с разбиране на пълното въздействие на исканата промяна или промени, представете Вашите препоръки относно жизнеспособността на смяната.

В някои случаи промените няма да бъдат приложени, тъй като очакваната полза ще бъде по-малка от цената. В други случаи може да се открие достатъчно полза, за да се компенсират разходите за извършване на допълнителната работа. Други случаи, все пак, ще докажат, че промените са неизбежни и извън вашия контрол, независимо от негативния ефект, произтичащ от регулаторни въпроси или въпроси, свързани със спазването на правилата, или от вътрешни проблеми като организационно преструктуриране.

Решението

За малки промени, които попадат в рамките на вашето ограничение за оторизация, решението дали да приемете или отхвърлите промените остава за вас (с правилния вход от екипа). Всичко по-голямо трябва да бъде одобрено от спонсора на проекта или от проекта. Условия за това, което попада в коя категория обикновено се посочват ясно в началото на всеки проект.

Независимо от резултата, важно е да се информират всички участници в процеса. Отчуждаването на членовете на екипа във всеки един момент от развитието може да струва целостта на целия проект, както и всяко бъдещо сътрудничество.

Инструменти за управление на промените

Бяха разработени редица инструменти за управление на промените, които да направят този процес по-лесен и по-рационален. Централното за всеки набор от инструменти за управление на промените трябва да бъде:

• Контролен списък или процес на картографиране на заинтересованите страни чрез правилните стъпки за повишаване на обхвата на проекта
• Формуляр за заявка за промяна на шаблон (Забележка: Ако проектите ви работят онлайн от автоматизиран работен процес, добра идея е този формуляр да се включи в списъка с документи.

Разработване на формуляр за заявка за промяна на проекта

Формулярът за заявка за промяна на проекта трябва да включва:

• Името на лицето, поискало промяната („заявителят“).
• Уникален идентификатор, като номер на промяна (можете да добавите това на себе си по-късно, тъй като е малко вероятно някой от хората, повдигнали заявката и използващ формуляра, да знаят какво да въведат тук).
• Описание на предложената промяна с възможно най-подробна информация.
• Категория на промяната. В идеалния случай заявителите трябва да могат да избират от предварително подготвения раздел, така че те трябва само да поставят отметка в квадратчето. Това е добро място да се отбележи дали искането за промяна е свързано с регулирането или вътрешното съответствие - ако е (наистина), можете да заобиколите много от стъпките за планиране и оценка и просто да продължите с него.
• „Защо“ на промяната. Каква е оправданието за прилагането му? Защо заявителят го иска?
• Потенциално въздействие на предложената промяна върху различни елементи на проекта, включително време, разходи, качество, обхват. Заявителят може да не разполага с всички подробности, затова може да се нуждае от вашата помощ при попълване на тези празноти чрез стъпката за оценка на промяната. Минимумът, който търсите на този етап, е изясняване дали може да увеличи, намали или промени съществуващите параметри на проекта.

Формулярите за заявки за промяна трябва да бъдат закръглени с място за подробности, които да попълните, тъй като промяната се обсъжда допълнително. Шаблонът трябва да включва и място за:

• Промяна на решение: Приеми, Отхвърли или Отложи
• Име на лицето, което е взело решението (или групата), плюс датата, на която е взето решението, както и всички допълнителни коментари.

Промени и управление на обхвата на проекта

Управление на обхвата на проекта е процесът, който филтрира и усъвършенства разликите между това, което е необходимо, за да се изпълни успешно един проект и кое не. Когато бъдат получени заявки за промени в проекта, е необходимо да се обмисли как тези промени могат да повлияят на проекта като цяло. Вашият процес на управление на промените ви помага да усъвършенствате и дефинирате в контекста, защо промяната е или не е практична или необходима.

Ръководство за управление на проекта (PMBOK Guide) - управлението на промените в проекта за пето издание си струва да се спомене, защото не е толкова интуитивно, колкото си мислите. Ръководството „PMBOK“ включва отлични стартерни насоки под формата на процес, наречен „Обхват на контрола“ в секцията Управление на обхвата на проекта. Въпреки това, процесът на управление на промените в проектите трябва да се обработва по по-интегриран начин и това е отразено в текста. Потребителите на „PMBOK Guide“ също трябва да се отнесат към процеса „Извършване на интегриран контрол на промените“, тъй като той ясно посочва как всичко се свързва в по-широкия пейзаж.

За да станете PMP, важно е да разберете как „Ръководството на PMBOK“ обхваща управлението на промените, тъй като това ще бъде част от Вашия преглед. Но имайте предвид, че процесът на управление на промените, който всъщност ще използвате върху проектите, трябва да бъде интегриран, лесен за проследяване и практичен.

Водене на вашия екип чрез процеса на промяна

Екипът на проекта е от решаващо значение за успеха на всеки проект, така че помага да бъдат активно ангажирани при управлението на промените в процеса.

Ето 5 начина, по които можете да помогнете на своя екип бързо да се примири с процеса на управление на промените в проекта:

1. Бъдете отворени за промени. Нека екипът ви знае, че се очаква промяна на проектите.

2. Бъдете отворени за процеса. Обсъденият тук процес на управление на промените не е естествен за всички. Повечето членове на екипа не знаят какво се очаква от тях, докато не бъдат посъветвани. Създайте брифинг, за да преминете през процеса с тях, и нека всеки да знае каква е неговата или нейната роля в изпълнението му.

3. Направете го лесно. Промените в проекта често са в най-добрия случай контролиран хаос. Стъпките, които трябва да предприемете, за да навигирате успешно, определят вашата метла като ръководител на проекта. Вашият екип може да намери промени смущаващи - особено големи или такива, които обръщат решенията, които дълго се смятаха за уредени, и препятствията, които се смятаха за дълго изчистени. Графикът е грешен, бюджетът може да е различен, изискванията са със сигурност различни.

Вашият екип ви очаква за напътствие и стабилизация. Направете процеса възможно най-лесен за тях.

4. Бъдете там, за да помогнете. Нов начин на работа изисква време, за да се интегрира успешно. Ако преди сте управлявали промяната на проекта по неформален начин (или изобщо не), промените в официалния процес може да отнемат известно време, за да станат „начина, по който правим нещата тук“. Нека екипът знае, че сте там, за да им помогнете, ако трябва да тече нещо минало.

5. Не се страхувайте да кажете не. Не всички промени са разумни предложения. Нека вашият екип знае, че ако се чувстват силно за промяна, която не е правилното за проекта в този момент, вие ще останете с тях в този разговор с заявителя на промяната.

Липсата на ефективно управление на промените е главен сред начините, по които един проект може да бъде напълно дерайлиран, така че внимавайте. Въоръжени с правилната информация и процеси, промените в проекта могат да бъдат решени по един контролиран, интелигентен и полезен начин за всички участници.