Как да направите среща по-скучна работа по-вълнуваща

Срещите са неизбежна част от бизнеса. Вие споделяте информация, обсъждате идеи, генерирате решения и създавате процеси и системи. Проблемът е, че много от тези срещи са болезнено скучни, което означава, че хората, които посещават, имат мозъка.

Ако хората не обръщат внимание и са фокусирани, срещата е просто загуба на времето на всички. Как можете да направите скучни срещи по-вълнуващи, за да постигнат нещо? Ето 5 практически съвета:

Забрани смартфони

Да, това е като да кажете на хората да хвърлят децата си в джоба на вълците, преди да дойдат на срещата. Хората ще настояват, че трябва да имат своите телефони - в края на краищата може да се случи извънредна ситуация. Да. Светът можеше да свърши по време на тримесечната си среща за планиране, но е малко вероятно.

Проблемът с днешната технология е, че ви позволява да се съсредоточите върху това, което не е пред вас - срещата. Най-смешното е, че ако хората са били лице в лице с хората, на които са изпращали текстови съобщения по време на срещата, те биха изпратили текстови съобщения на някой друг. Телефоните остават на бюрата.

Без телефона се случват две неща по време на срещата ви. Вие сте принудени да останете в настоящето и престоят се изразходва в общуването с другите участници. Защо това е важно? Защото ще откриете, че срещите ви са по-интересни, когато познавате колегите си.

Как ги познавате? Като говоря с тях. Какво правите, когато имате телефона си? Вие не говорите с новите хора.

Приготвя се, подготвя се, подготвя се

Срещата, на която водещият или модераторът идва късно, няма дневен ред и го крие, е скучен и досаден. Добре подготвената среща може да бъде очарователна и привлекателна. Когато лидерът има план и цел, срещата ще бъде по-интересна. Когато няма посока или цел, срещата няма да е интересна.

Другата част от подготовката е да подобриш уменията си. Вие бяхте на срещи, които бяха продуктивни и интерактивни и ви накараха да се почувствате като да можете да излезете и да постигнете големи неща. И сте присъствали на събрания, където сте сигурни, че ако сте заспали, никой няма да ви липсва и няма да пропуснете нищо важно. Разликата е човекът, който ръководи събранието.

Ако срещите ви са скучни, погледнете ги в огледалото. Намерете начин за подобряване. Можете да вземете формален клас (вашият отдел по човешки ресурси може да ви помогне с предложения), можете да поискате обратна връзка и наставничество от колега, чиито умения за срещи ви се възхищават, или можете да вземете онлайн клас. Много помощ е на разположение за вас, и много от тях са безплатни за вземане, когато искате да направите обичайните си скучни срещи по-вълнуващи.

Всеки участва

Защо всички трябва да участват? Е, защото, ако участието не е необходимо, можете да се справите с целия този въпрос по имейл. Сериозно. Има много малко случаи, когато трябва да въведете група, за да предадете информация.

Да, има някои неща като масови съкращения или цялостно преструктуриране на компанията, които ще преминат по-добре, ако имате мениджър, който говори с цялата група, но в повечето случаи срещите винаги трябва да бъдат интерактивни.

Колко интерактивно? Е, това зависи от целта на срещата. Ако е сесия за мозъчна атака, всеки трябва да говори. Ако някой не говори, обадете се на този човек. Интровертите може да не харесват този вид среща - и не трябва да правите срещи с висок натиск за интроверти, като ги поставите на място.

Но културата на срещата ви трябва да гарантира, че всички участват в тези брейнсторминг сесии и трябва да знаят, че тяхното участие е необходимо предварително.

Ако е планираща среща или среща за поставяне на цели, или дори тримесечна среща, трябва да има време за принос, дали да се задават въпроси или да се правят коментари. Атмосферата трябва да насърчава участието, но с няколко ограничения (виж по-долу).

Не позволявайте на всеки човек да доминира

Ако ръководите срещата, естествено е да говорите най-много. След вас обаче не искате друг човек да доминира в разговора. Това може да направи заседание досадно. Не забравяйте да пренасочите коментарите и да се обадите на хора, за които знаете, че са експерти в областта, за да разпространят принудителен говорител.

Например, когато Джейн е направила четвъртия си коментар и започва да излиза за пета, я отрязвате колкото се може по-добре, като казвате: „Благодаря, Джейн, ние знаем позицията ви. Бих искал да чуя какво казва Карен. И Джим и Боб все още не са имали възможност да говорят.

Понякога ще трябва да разговаряте с Janes от вашия офис преди среща, за да им напомните, че смисълът да се обедините като група е да споделяте идеи с всички и ако тя доминира, срещата няма да бъде толкова успешна. Или, веднага след срещата работи добре, също, тъй като ще имате нови примери, ако е необходимо.

Хората, които са отделили време да присъстват на среща, довеждайки своите знания и опит, заслужават възможност да говорят и да споделят своите мнения. Като лидер можете да се научите да контролирате поведението, което подкопава срещата.

Направете действителни елементи

Срещата, която завършва без действия, е просто загуба на време. Това е информационен изстрел, в който случай срещата не е най-добрият начин за продължаване. Интересна и вълнуваща среща завършва с неща, които хората могат и трябва да правят - или за постигане на индивидуалните си цели, или за целите на компанията, или в идеалния случай и за двете. Ако хората не си тръгнат, знаейки какви са следващите им стъпки, срещата се провали.

В допълнение към действителните елементи, трябва да има последващи действия. Тя може да се проведе на втора среща или поотделно, но трябва да се случи. Хората ще се настройват, ако знаят, че действията са за шоу.

Срещите никога няма да заменят пътуванията до Дисниленд за вълнение, но можете да ги направите по-вълнуващи, интересни и продуктивни. Направете тези пет промени и ще направите обичайните си скучни срещи по-вълнуващи за присъстващите. И това е добре за успеха на вашата организация.