Списък с умения за управление на времето и примери

Какви са уменията за управление на времето и защо са важни за работодателите? Управлението на времето означава да работим ефективно, а работодателите във всяка индустрия търсят персонал, който може да използва оптимално времето, което им е на разположение на работното място. Спестяването на време спестява парите на организацията и увеличава приходите.

Служителите, които управляват добре своето време, са по-продуктивни, по-ефективни и по-склонни да спазват сроковете. Те се съсредоточават върху най-важните и чувствителни към времето задачи и ограничават времето, изразходвано за несъществени задължения.

Ефективното управление на времето изисква персоналът да анализира натовареността си, да определя приоритети и да се фокусира върху продуктивните усилия. Служителите, които са отлични мениджъри на време, могат да премахнат разсейването и да получат подкрепа от колеги, за да постигнат целите си.

По време на интервю за работа

Уменията за управление на времето, както и другите меки умения, са търсени. Интервюиращите ще задават въпроси, за да оценят способността ви да управлявате времето си и времето на екипа си, ако имате надзорна роля.

Прегледайте въпросите за интервюто за управление на времето преди интервютата за работа, така че сте готови да отговорите с конкретни примери за това как ефективно управлявате натовареността си.

Топ умения

Приоритизиране

Обикновено е невъзможно да се направи всеки, от който се нуждаете и искате да направите всичко наведнъж, но ако имате приоритет добре, трябва да сте в състояние да изпълните най-важните задачи в ред, който има смисъл. Когато присвоявате приоритет, вземете под внимание такива фактори, като когато всяка задача трябва да бъде изпълнена, колко време може да отнеме, колко е важно за другите в организацията, какво може да се случи, ако дадена задача не е изпълнена, и дали дадена задача може да бъде прекъсната от необходимостта да чака някой друг.

Планиране

Планирането е важно и не само защото някои задачи трябва да се изпълняват в определени часове. Планирането засяга вашия ден, седмица, месец, както и други хора, техните проекти и техните краткосрочни и дългосрочни планове за проекти и задачи. Повечето хора имат специфично време на деня, когато са все по-малко енергични и стават по-продуктивни, когато планират съответно. Разписанията също могат да бъдат добър начин да се избегне отлагането.

Поддържане на списък със задачи

Списъците със задачи (правилно приоритизирани и интегрирани с вашия график) са чудесен начин да се избегне забравянето на нещо важно. Те също са чудесен начин да не прекарвате цял ден да мислите за всичко, което трябва да направите. Запомнянето на задачите отнема енергия, а мисленето за всичко, което трябва да правите през цялата седмица, може да бъде изтощително и преобладаващо. Разделете всички необходими задачи на списък за всеки ден и вече няма да се налага да се тревожите за тях. Просто погледнете днешния списък.

покой

Отпочинането, макар и да изглежда противоречиво, е важно умение за управление на времето. Въпреки че работата в дълги часове или пропускането на почивките понякога може да подобри производителността в краткосрочен план, по-късно изчерпването ви ще гарантира, че средната ви производителност действително ще намалее. С изключение на редките извънредни ситуации, важно е да се противопоставите на изкушението да прекалите работа. Включете в почивката си необходимите почивки и разумен период на отказване.

делегация

В зависимост от вида на работата, която можете да извършите, можете да делегирате някои задачи. Да знаеш какво да делегираш и кога е умение. Някои хора се противопоставят на делегирането, или защото искат да поддържат контрол, или защото искат да спестят пари, като не наемат помощници. И двата подхода в крайна сметка вредят на производителността и увеличават разходите.

Не забравяйте обаче, че ако упражнявате усърдно управлението на времето и все още не можете да извършите всичко, може да се опитвате да правите твърде много. По-добре е да успеете в няколко задачи, отколкото да се опитвате и след това да се проваляте на много.

Примери на работното място

A - E

• Адаптиране на плановете към променящите се обстоятелства
• Разпределяне на време за конкретни задачи
• Анализиране на процесите и избиране на най-простия начин за изпълнение на дадена задача
• Помолете за помощ, когато сте претоварени с искания
• Асертивност да се каже не на неподходящи изисквания, които отклоняват вниманието от централните задължения
• Атакуване на по-сложни задачи, когато имате най-високи енергийни и най-високи концентрации
• Одитиране как се изразходва времето
• Избягване на прекомерни разговори с колеги
• Избягване на отлагане; действа вместо да се тревожи
• Разрушаване на по-широки цели на по-малки части и фокусиране върху една стъпка в даден момент

• Разбиване на проекти в управляеми части
• Създаване на дневни, седмични и ежемесечни списъци „да правя“
• Създаване на графици
• Делегиране на по-рутинни задачи на персонал от по-ниско ниво
• Яде се добре, за да се поддържа енергия
• Премахване на губещи време
• Упражняване и участие в други дейности за намаляване на стреса по време на свободното време за максимизиране на енергията при работа

F - Z

• Улесняване на ефективни срещи; залепване с времеви рамки за срещи
• Групирайте сходни задачи заедно, за да ограничите времето за преход
• Поддържане на организирана работна зона
• Няколко задачи; плавно преминаване от една задача към друга
• Отвореност към по-ефективни начини за правене на нещата
• Организиране на цифрови файлове за лесно извличане
• Планирайте деня си предишната нощ или първата сутрин
• Приоритизиране на исканията и исканията
• Приоритизиране на списък от проекти и фокусиране върху задачи с по-висока стойност с по-непосредствени срокове

• точност
• Поставянето на мобилни телефони настрана, за да елиминира разсейването на личните съобщения, освен ако не е необходимо за работа
• Преглед на изпълнението и премахване на отклоненията от приоритетите
• Задаване на дневни, седмични и месечни цели
• Определяне на реалистични стандарти за качество и избягване на перфекционизма
• Задаване на конкретно време за отговор на имейл
• Вземайте кратки почивки, за да възстановите енергията
• Докосване на всеки лист хартия или четене на всеки имейл само веднъж, когато е възможно