Как да организираме успешно медийно събитие

Един от най-лесните начини за вашата компания да получи безплатна медийна експозиция (често наричана "спечелени медии") е чрез медийни събития.Независимо дали сте в екип с няколко спонсора, за да помогнете на по-малко щастливи, или провеждате пресконференция, за да обявите съобщение за продукт, трябва да следвате някои стъпки, за да организирате успешно медийно събитие.

Започнете с съобщение за пресата

Изпращането на вашето съобщение за пресата ще помогне на медиите да решат дали вашата история е достатъчно достойна за покритие. Ето защо тя помага да запазите вашето съобщение за пресата просто и никога да не използвате никакви hype. Станциите и вестниците търсят новини; не търсят продажби.

Имате прозорец за изпращане на вашето съобщение за пресата. Не искате да го изпращате твърде рано и след това се забравя или погребва и не искате да го изпращате твърде късно, когато други истории вече са били зададени, и те просто не могат да се впишат в събитието ви в Обикновено 2 до 3 дни преди събитието е достатъчно предварително известие.

Също така искате да сте сигурни, че включвате указания и специални инструкции в рамките на вашето съобщение за пресата. Ако седалището на фирмата ви е на едно място, но вашето събитие е във вашето предприятие на 30 мили разстояние, трябва да направите това ясно във вашето съобщение.

Гледайте телефонните обаждания

След като изпратите прессъобщението си, можете да се обадите на редакторите във вестниците или на продуцентите на телевизионните станции, за да проверите дали са го получили. Това е всичко, което трябва да попитате.

Често те ще отворят разговора, за да ви кажат дали смятат, че ще могат да дойдат или не. Но дори и да не стане, не искате да питате дали идват. Те ще бъдат там, ако могат, но няма да правят никакви обещания.

Имайте предвид, че новините или тежките новини могат да им попречат да дойдат в последната минута. Вие не искате да ги досаждате, за да видите дали те идват, дори в деня на събитието, когато стоите там и чакате репортерите да се появят.

Също така искате да гледате времето, когато правите телефонно обаждане. Обажда се 10 минути преди 17 часа. може да изглежда като краят на деня за вас, но за продуцент, който е 10 минути до нощни новини. Най-доброто време за обаждане е обикновено около 10:00 ч. И между 1 и 14:30 часа.

Планирайте времето на събитието внимателно

Всеки работи по срокове. Вестниците определят време, в което поставят въпроса за следващия ден. Това означава, че ако дойдат на вашето събитие в 17 часа. в четвъртък покритието може да не се покаже до събота.

Телевизионните станции обикновено имат сутрин, обяд, 5, 6, 10 и / или 11 часа. новините през седмицата, в зависимост от вашия телевизионен пазар. Получаване на покритие, ако медийното ви събитие започва в 16:00 часа. може да е много трудно. Те няма само да се хвърлят в колата си и да карат като луди, за да получат вашата лента във въздуха до 5. Има скрипт, който трябва да бъде написан и лента, която трябва да се редактира.

Планирайте времето си за събитие, така че то да не е удобно само за репортерите, но също така увеличава шансовете ви за по-непосредствена експозиция.

Не се опитвайте да правите всичко

Колкото и примамливо да станеш режисьор, не казвай на репортера, фотографи или видеографи какви снимки искаш да получиш. Искате да установите някаква връзка с тях и да започнете връзка с вестника или телевизионната станция. Няма да спечелите приятели, като им кажете как да си вършат работата.

Улеснявайте влизането (и излизането)

Ако провеждате събитието на вашето 50 000 кв. Фут растение и зоната, в която разрешавате медиите, е в задната част на сградата, дайте им възможно най-лесен достъп. Не ги оставяйте да паркират в предната част на сградата и след това да си извадят оборудването чак до гърба, ако можете да му помогнете. Ако има начин да карам до задната част, нека медиите да знаят посоките на шофиране в прессъобщението ви и ясно да маркират пътя, когато пристигнат.

Също така искате да прецените коя площ на вашето съоръжение е строго забранена. Например, ако не можете да избегнете дълга разходка, наистина ли искате медиите да преминат през цялата ви сграда с камери? Това не означава, че ще започнат да снимат каквото си искат. Но много компании имат строги правила за това, къде камери и не-служители могат да отидат за собственически причини.

Помислете за визуалните материали

Помислете внимателно за вашите визуализации. Дайте на медиите колкото може повече практически опит. Говоренето за продукт в продължение на половин час и след това позоваване на снимката в брошурата е нещо, за което медиите дори не трябва да се появяват. Не забравяйте, че те предават визуализациите на потенциалните си клиенти (техните зрители или читатели), така че е важно да държите в ума си публиката, за да можете да получите покритието, от което се нуждаете.

Не забравяйте пресата

Включете информацията за вашето събитие и я предайте на медиите. Тази информация ще им помогне да напишат историята, но също така ще ви помогне да имате по-голям контрол над новините, тъй като им предоставяте важна информация.

Уверете се, че вашият медиен контакт е достъпен

Не забравяйте да предоставите контакт с медиите за въпроси. Ако репортерът има допълнителни въпроси, те трябва да могат бързо да се справят с вашите медийни контакти. Не забравяйте да включите телефонния номер на медийния контакт и всяка друга информация за контакт в комплекта за пресата.

Използвайте служители с опит

Не е нужно да ограничавате говорителите на събитието до собствения си медиен контакт. Ако един служител може да даде по-добър звук, защото има повече опит в разработването и работата с определен продукт, с всички възможни средства, го направи достъпна за въпроси.

Подгответе Вашето изявление предварително

Ако планирате да говорите по камера или с репортер на вестници, помислете какво искате да кажете преди време. Тя може да помогне да има приятел, който не е запознат с вашия бизнес, за да прочете вашия кит за пресата и да зададе въпроси, които имат. От тези въпроси, както и от някои собствени мозъчни атаки, измислете списък с отговори. Не искаш да звучиш репетирано, но не искаш да звучиш неподготвен или да казваш "Umm …" много.

Също така искате да разгледате различните видове медии. Вестникът има различни нужди от телевизията и обратно. Репортер на вестник може да ви зададе въпроси, които са много различни от един телевизионен репортер. Всеки носител има различни начини за представяне на вашите новини, така че те ще се нуждаят от типа, който най-добре подхожда на тяхната аудитория.

Какво ще стане, ако репортерът не се показва?

Станцията или вестникът може много добре да изпратят фотограф или видеооператор вместо репортер. Това не означава, че историята ви не е важна за тях. Те нямаше да са там, ако не са планирали да отразяват историята си, така че се отнасяйте с онези, които се появяват много добре.

Ако видеооператорът си пренася екипировката, не му предавайте кит за пресата тогава. Предложете да го носите за него, докато не успее да получи необходимите изстрели. Да се ​​отнасяме към него като към второкласен гражданин ще се върнем на станцията и би могло да навреди на шансовете ви за бъдещо отразяване.