Как да организираме среща на всички ръце за Вашите служители

Вашата компания провежда ли срещи с всички ръце? Ако не, може би искате да помислите за организирането на такава среща. Разбира се, никога не трябва да провеждате среща само защото желаете да имате елемент, който да бъде проверен от списъка със задачи, затова ето защо, кога и как да организирате среща на всички ръце.

Защо може да искате да проведете среща на всички ръце?

Понякога трябва да получите информация на целия персонал и срещата с всички ръце е отлична възможност да направите това. Да, можете да изпратите информацията по имейл, но в зависимост от информацията, може да откриете, че предоставянето й лично е по-ефективен начин за комуникация.

Освен това, в зависимост от това колко голям е и какъв е вашият бизнес, срещата с всички ръце е добра възможност за изграждане на екипи и позволяване на служителите да се свързват помежду си. и позволява на служителите да се свързват помежду си. Ако вашият бизнес има няколко сайта, служител в сайт А може да има проблем, който някой от сайт Б може да реши, но ако не знаят, че това лице съществува, няма да поискат помощ.

И накрая, среща на всички ръце позволява на вашите служители да задават въпроси в присъствието на своите колеги. Това ви освобождава времето, защото можете да споделите подходящия отговор веднъж, вместо да го повтаряте отново и отново за различни служители.

Какви въпроси са най-добре обхванати в една среща на всички ръце?

Обикновено тези видове проблеми се комуникират по-добре, когато се провеждат на среща на всички ръце, а не по електронна поща или приканват местните мениджъри да информират персонала си.

• Въвеждане на ново висше ръководство. Ако имате нов президент или главен изпълнителен директор, искате тя да се представи на целия персонал. Това прави голяма разлика за хората да знаят лицето зад името и промените в политиката.
• Нови цели на компанията. Когато вашият старши екип иска да сподели целите на компанията с персонала, това, че всички в една стая са чудесна идея. Тя позволява на хората да задават въпроси, така че те разбират логиката и разсъжденията зад целите.
• Когато има значителна промяна. Това може да бъде придобиване на ново дружество, продажба, реорганизация или нещо, което засяга всички области на компанията. Отново, откритата и честна комуникация са целите тук.

Това, разбира се, не са единствените причини да се свика срещата с всички ръце, но се уверете, че срещата с всички ръце е най-добрият начин да предоставите информация, преди да се опитате да организирате среща на всички ръце.

Как да организираме среща на всички ръце

Първата стъпка, както е посочено по-горе, е да има полезна цел за среща на всички ръце. След като имате цел, можете да планирате и проведете срещата.

Първо, помислете за логистиката. Може да откриете, че е забавно да изберете и поканите ораторите, да подготвите документите и да планирате времето за работа в мрежа, но ако не успеете на логистичната страна, срещата ви с всички ръце няма да работи. Трябва да се справите с тези въпроси за успешна среща на всички ръце.

• Местоположение. Ако вашият бизнес е малък и всички можете да се поберат на масата за конференции, тогава този проблем е решен. Ако фирмата ви е голяма - дори ако всички работите в една и съща сграда, вероятно ще трябва да наемете аудитория или конферентен център за вашата среща. Уверете се, че имате места за всички.
• Travel. Ще трябва ли хората да пътуват на дълги разстояния, за да стигнат до срещата ви с всички ръце? Ако хората се нуждаят от шофиране от разстояние, уверете се, че започнете срещата достатъчно късно, за да не се налага вашият персонал да напуска дома си в 4 часа сутринта, за да стигне до срещата. Не забравяйте, че напускането на дома по-рано е затруднение за мнозина.

• Практичност. Най-добрият начин за въвеждане на нов главен изпълнителен директор може да бъде срещата лице в лице. Но, ако това включва летене на хора от различни места и поставянето им в хотели, докато офисите ви на тези места се изключват за няколко дни, това вероятно не е най-добрата идея. Вместо това, помислете да правите видеоконференции. Не позволявайте на хората да гледат видеоконференцията от техните бюра, но ги помолете да се съберат по място за възможността за тийм билдинг да гледат представянето.

• Храна. Ако това е кратко заседание за един час, представящо главния изпълнителен директор, ще ви е необходимо място. Ако е целодневна конференция, включваща множество говорители и семинари, ще трябва да организирате храна за обяд и почивка.

Кой трябва да представи на среща на всички ръце?

С тази логистика трябва само да подредите високоговорителите. Ще искате да направите промени в цялата компания, въведени от главния изпълнителен директор / собственик / президент. Ръководителите на департаментите могат да обяснят въпроси, които са от значение за техните отдели, но обясненията за инициативи на цялата компания трябва да дойдат от върха.

Естествено, промяна в политиката в областта на човешките ресурси може да дойде от главния директор по човешките ресурси и промяната в маркетинга може да дойде от главния директор по маркетинга, но общият план, включително целите, стратегията и визията, трябва да дойде от върха.

Уверете се, че всички служители са включени - или това не е среща на всички ръце. Ако информацията е от значение само за мениджърите, тогава защо бихте донесли отделните участници в срещата? Ако промените засягат само ИТ, защо счетоводството отнема време да присъства на тази среща?

Какво трябва да се случи на среща на всички ръце?

Цялата информация, която предоставяте на среща на всички ръце, трябва да бъде подходяща, навременна, критична и (надявам се) интересна. Разбира се, въвеждането на начина, по който вашата компания ще се съобразява с новите правителствени разпоредби, е малко вероятно да доведе до възторжени тълпи. Но помнете, че е по-вероятно да ангажирате хората, ако представите информацията по интересен начин.

В допълнение към ораторите и семинарите (ако е приложимо), уверете се, че сте предоставили време за работа в мрежа. Мрежите често се възприемат като нещо, което правите, за да намерите нови работни места, но можете да използвате и мрежи вътрешно. Искате персоналът ви да се познава. Предоставете поименни маркери (ако обикновено не носите значки), които показват имена и заглавия и местоположения.

Общата цел на срещата с всички ръце е да събере служителите на компанията заедно. Искаш хората да напуснат чувството, че срещата е струвала тяхното време. Ако не можете да получите полезно чувство, пропуснете срещата с всички ръце и вместо това изпратете имейл с информацията.