Управление на проекти Lingo

Управление на проекти е работа, която идва с много жаргон и терминология. Веднъж щом разберете какво означава всичко това, е доста лесно да проследите дискусиите и да допринесете ефективно. Това ще повиши доверието ви на работа, ако можете да разберете какво говорят всички останали и да ви помогне да се възприемате по-сериозно на работа, ако използвате правилните условия. Ето ръководство за условията за управление на проекти, които трябва да знаете.

риск

„Риск“ е термин, който се отнася до това, което може да се обърка с вашия проект. Например, ако изграждате нов офис блок, цената на стоманата може да се покачи и това може да окаже влияние върху бюджета ви. Но може и да не се покачи. Също така, ако планирате да организирате годишен корпоративен пикник навън, може да е хубаво време, но може да вали. Накратко, рискът е нещо, което още не се е случило.

Важно е да знаете какви рискове обграждат вашия проект, защото тогава можете да планирате за тях. Можете да поставите вашите „план Б“ или планове за действие в извънредни ситуации, за да се опитате да избегнете риска, който се случва на първо място. С цената на стоманата и времето, всъщност няма какво да направите, за да ги спрете, но можете да направите планове в случай, че го направят. Например, можете да наемете шатра или да си запазите чадъри, така че ако вали дъжд на пикник, хората все още могат да се забавляват.

Проблем

Въпросите и рисковете често са объркани от членовете на екипа по проекта и е важно като ръководител на проекта да се уверите, че говорите по подходящ начин за тези теми. Рискът е нещо, което още не се е случило, а проблемът е нещо, което се е случило. Въпросите са само проблеми, пред които е изправен вашият екип по проекта. Може да сте го виждали да идва (и да я обработвате като риск да започнете) или да е напълно неочаквано. Така или иначе, сега се е случило и трябва да направите нещо по въпроса.

важно събитие

Основните моменти са точки във времето, които отбелязват ключови моменти по време на проекта. Те често се използват за:

• Начало на фаза
• Край на фаза
• Край на голяма част от работата или голяма задача
• Отбелязвайки конкретен краен срок
• Неподвижни дати на плана

Помислете за важни моменти като дата, която бихте написали в календара си у дома - важните важни моменти в проекта, като приключване на тестването или партито за стартиране. Основните етапи са един от деветте компонента на диаграма на Гант, така че ще ги виждате на графика на проекта, показан като диамант.

спонсор

Вашият спонсор на проекта е в Съвета на проекта. Те са лицето, което „притежава“ проекта и получават ползите. Например, ако стартирате нова информационна система, която да се използва от фабричния екип, генералният директор на фабриката ще бъде спонсор на проекта. ИТ екипът ще бъде част от екипа на проекта, но те не биха поели ролята на спонсор. Спонсорът на проекта е лицето, към което можете да се обърнете, когато имате нужда от висше ръководство. Това може да бъде, за да:

• Деблокиране на проблем
• Намерете някои ресурси
• Одобряване на бюджета
• Вземайте решения
• Съгласен съм с окончателната спецификация

И така нататък. Ръководителят на проекта докладва ефективно на спонсора за продължителността на проекта, както по отношение на структурата за управление на линията, така и със седмичното или месечното (или в реално време) отчитането на проекти.

заинтересованите страни

Заинтересованите страни са другите хора, които участват и са засегнати от вашия проект. Някои проекти ще имат широки групи от заинтересовани страни, обхващащи всеки отдел в организацията. Други ще имат по-ограничен обхват. Някои заинтересовани страни са извън вашата организация, като правителството или регулаторните органи.

Те също така трябва да бъдат информирани за актуалните новини. Повечето заинтересовани страни ще подкрепят (или амбивалентни) на промените, предизвикани от вашия проект, но не всички ще бъдат. Ще се срещнете със заинтересовани страни, които няма да посрещнат проекта с отворени обятия.