10 Вечни техники за управление на времето

Всеки има същите 24 часа на ден, но някои хора изглеждат много по-продуктивни от това време. Ако не се чувствате продуктивно, обичайното решение, което идва на ум, е, че трябва да управлявате времето си по-добре. Не можете обаче да „управлявате” времето, защото има 24 часа на ден, 60 минути в час, 60 секунди в минута и това никога не се променя.

Можете обаче да контролирате къде и как да прекарвате времето си и да предприемате действия за намаляване или премахване на загубите на време. Всъщност управлението на времето е всичко за управлението на себе си.

Следват десет безвременни начина, по които всеки ден можете да контролирате графика си, за да се възползвате максимално от времето, което имате на разположение.

1) Установете приоритетни цели

Без цели може да откриете, че сте склонни да преследвате всичко, което изглежда най-спешно или ви гледа в лицето. Трудно е да не се разсейваме от лъскавите предмети. За да предотвратите това, измислете истинските си приоритети в живота и преминете към тях, като поставяте годишни, месечни, седмични и дневни цели или желани резултати. Ранжирайте всеки от тях, като използвате следната система:

• Значение: (A = високо, B = средно, C = ниско)
• Спешност: (1 = високо, 2 = средно, 3 = ниско)

Винаги първо работийте по най-спешните и важни цели и задачи (А1), след което продължете надолу по списъка си.

2) Следвайте правилото 80/20

Правилото „80/20“, известно още като Принцип на Парето, казва, че 80% от вашите резултати идват от 20% от вашите действия. Това е начин да прегледате използването на времето си, да подредите приоритетите на избраните от вас задачи срещу най-важните цели. Вие се фокусирате върху 20% от дейностите, които произвеждат 80% от желаните резултати?

3) Научете се да казвате Не

Когато други правят искания от вас, тези задачи могат да бъдат важни за тях, но противоречат на най-важните Ви цели. Особено, когато това е нещо, което бихте искали да направите, но просто не разполагате с време за, може да бъде много трудно да се каже не.

Макар да е страхотно да си отбор, е важно също така да знаеш кога и как да бъдеш асертивен и да знаеш, че в момента не можеш да се справиш с тях. Ако се съгласите да поемете задачата, договаряйте краен срок, който им помага да постигнат целите си, без да жертват собствените си.

4) Преодоляване на отлагането с помощта на системата “4D”

• Изтрий го: Какви са последствията, ако изобщо не изпълните задачата? Помислете за правилото 80/20; може би не е нужно да се прави на първо място.
• Делегирайте го: Ако задачата е важна, запитайте се дали това е нещо, което първоначално сте отговорни за това. Може ли задачата да бъде дадена на някой друг? Вижте “10 неща, които мениджърът никога не трябва да делегира”.
• Направи го сега: Отлагането на важна задача, която трябва да се направи, само създава чувство на тревожност и стрес. Направете го по-рано през деня, колкото можете.

• Отложете: Ако задачата е тази, която не може да бъде завършена бързо и не е приоритет, просто я отложи.

5) Яжте жабата

От книгата на Brian Tracey, Яж тази жаба "Ако първото нещо, което правиш всяка сутрин, е да ядеш жива жаба, можеш да преминеш през целия ден със задоволство, че знаеш, че това е може би най-лошото нещо, което ще ти се случи цял ден."

Вашите жаби всеки ден са задачите, които ще окажат най-голямо въздействие върху постигането на вашите цели, и задачите, които най-вероятно ще отлагате.

6) Намалете броя на срещите

Лошо провежданите срещи са губещи във времето, умножени по броя на хората на срещата. Вижте „Как да ръководите екипна среща“.

7) Стъкленият буркан: скали, камъчета, пясък и вода

Категоризирайте задачите си по този начин, след това първо се заемете с „скалите“. Ако продължавате да се занимавате с малките неща (пясъка, камъчетата и водата), а не с важните стратегически предмети, скалите, тогава бурканът бързо ще се запълни без място за повече скали.

8) Елиминирайте електронните губещи време

Всеки има определени отвличания, които ги прекъсват и отделят времето си от работата си. Вашата Facebook ли е? Twitter? Проверка на имейл? Непрекъснато общуване с приятели и семейство? Спрете да ги проверявате толкова често, като сравнявате тези видове задачи. Задайте време, след което проверете и се справете с всички от тях наведнъж. Дайте си 30 минути и след това се върнете към задачата. Пакетирайте ги и направете почивка веднъж или два пъти на ден, за да отговорите.

9) Организирайте

За да управлявате ефективно времето си и да бъдете продуктивни всеки ден, трябва да създадете подходяща среда. Елиминирайки безполезния хаос, създайте ефективна система за архивиране, разполагайте наблизо място за всички работни елементи, които ви трябват често, и използвайте инструменти за управление на работния процес, които да ви помогнат да създадете продуктивна среда.

10) Внимавайте за здравето си

Добър нощен сън, здравословно хранене и упражнения ще ви дадат енергията, фокуса и издръжливостта, необходими за да извлечете максимума от вашия ден. Може да изглежда, че работата е по-важна и винаги можете да наваксате съня, храната и упражненията по-късно. Ако загубите здравето си, обаче, не можете да работите, или да правите много от всичко друго, така че не скъпете да се грижите за себе си.