Съвети за подправка на фирмената ви среща

Планирате ли месечната или периодичната среща на компанията или отдела? Те могат да бъдат смъртоносни, ако не сте внимателни. Знаеш тренировката. Една купчина говорещи глави се издига, за да даде на хората информация за компанията. Да, определено ти е слава за провеждането на тази периодична среща.

Служителите се нуждаят от информацията, за да се приведат в съответствие със стратегическите насоки на компанията. Те искат да знаят какво се случва в компанията, особено когато информацията засяга тяхната работа или цялостния успех на компанията. Искрено се интересуват от това, което се случва в различните отдели.

Така че, вашите служители се интересуват, но им дайте почивка от говорещите глави и безкрайните powerpoints. Най-ефективните срещи привличат вниманието им с провокиращи мисли въпроси и отговори, аудио-визуални материали и участие. Тези съвети ще ви донесат успех.

Какво ви трябва за успешна среща

• Стойка за високоговорител или маса
• микрофон
• дневен ред
• Нагледни помагала
• Видео камера
• триножник
• Устройство за кодиране
• Технология на поточното предаване на живо

10 съвета за по-добри срещи

1. Започнете вашите срещи, презентации и обучителни сесии с ледоразбивач или загряване. В една голяма среща или кратка среща ледоразбивачът може да бъде един единствен въпрос, който кара хората да мислят и да говорят със своя съсед. Като пример, задайте въпрос, който кара хората да вдигнат ръцете си. Дължината на ледоразбивачът зависи от продължителността на срещата, така че планирайте разумно.
2. Разнообразявайте методите на презентация. Ако всеки говорител разговаря с публиката, в лекционен формат, дори и заинтересованите глави скоро кимват. Помолете хората да говорят в малки групи. Използвайте аудио-визуални материали като видеоклипове, слайдове, презентации и снимки на PowerPoint. Ако говорите за нов процес на боядисване, покажете на служителите си преди и след боядисани части. Преминете около положителни клиентски проучвания и карти за коментари.

1. Поканете гост-лектори за участие и вълнение от аудиторията. Вашите клиенти имат какво да кажат на вашата работна сила за техните нужди и изисквания за качество. Една клиентска организация, която си партнира с благотворителни сдружения с нестопанска цел, включва гост-лектори от организациите, които получават даренията си. Говорещите от организации, които служителите Ви подкрепят финансово, са динамит.
2. Насърчавайте въпроси, за да получите диалог. Помолете хората да запишат своите въпроси преди срещата и по време на срещата. Оставете време за въпроси, насочени към всеки говорител. Ако не можете да отговорите на въпроса веднага и правилно, кажете на хората, че ще се върнете с тях, когато имате правилния отговор. Ако въпросите надвишават времето, насрочете среща по темата.

1. Една често пропускана, но решаваща, успешна тактика на срещата е да помолите всеки оратор да повтаря на глас всеки въпрос, който му е зададен. Лицето, което задава въпроса, знае, че говорителят е разбрал въпроса. Други хора, присъстващи на срещата, също могат да чуят и знаят въпроса, а не просто да си зададат въпроса - може би неправилно - от отговора на говорещия.
2. Задайте цели за периодичната си среща. Не можете да представяте всеки един аспект от дейността на компанията на едночасова среща. Затова решете важните, навременни въпроси и прекарвайте времето за срещи върху тях. Вземете под внимание и интересите на мнозинството от присъстващите. Не забравяйте, че имате други методи за комуникиране на фирмена информация, които включват такива програми като Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype за бизнес, Flowdock, имейл и незабавни съобщения. Предаването на цялата стратегическа фирмена информация не трябва да става на среща.

1. Формулирайте внимателно дневния си ред. Определете нуждите и интересите на мнозинството от участниците. Започнете с добрите новини, които ще накарат присъстващите да се чувстват добре.
2. Променяйте реда на ораторите от дневния ред всеки месец. Не искате хората да се отегчават от еднаквост. Разпределете необходимите бизнес елементи в дневния ред, така че хората да не настройват края на срещата или да мислят, че крайните елементи са по-малко важни. Една статия в "Wall Street Journal" преди няколко години заяви, че мениджърите в САЩ ще спестят 80 процента от времето, което губят на срещи, ако са направили две неща правилно. Първият винаги беше да имаме дневен ред. Вторият беше да започнем навреме и да приключим навреме. Ще добавя, че трябва да позволите на всеки оратор количеството време, необходимо за покриване на тяхната тема. Задържайте ги до техния срок - добре.

1. Организирайте физическата среда, така че хората да обръщат внимание на съдържанието на срещата.Никой не трябва да седи зад или встрани от високоговорителите ви. Уверете се, че има места за всички присъстващи, а ако се изискват бележки, трябва да напишете и повърхност. Уверете се, че визуализациите са видими и че хората могат да чуят. Може да се наложи да използвате микрофон. Можете да пропускате подпори или проби около помещението за гледане. Ако размерът на срещата ви е станал твърде голям за физическата среда на заседателната зала, използвайте технологията, за да предавате потока на срещата в няколко допълнителни места за конференции. Макар че със сигурност можете да прехвърлите срещата на лаптопите на физически лица, това отрича положителното въздействие на изграждането на екип, че посещаването с други служители в няколко места в конферентни зали насърчава.

1. Никога не подценявайте силата на храната на среща. Храната отпуска атмосферата, помага на хората да се чувстват комфортно, помага на хората да поддържат положителни енергийни нива и изгражда приятелството на екипа. Уверете се, че отговаряте на разнообразните нужди на вашата група с храната, която обслужвате. Като пример, предлагат плодове и кисело мляко в допълнение към понички. Предлагат вегетариански и кошерни хот-доги с редовни франки.