Как да направите списък със задачи: Съвети за управление

Всички сме направили списъци със задачи. По някакъв начин никога не изглежда да има достатъчно часове през деня, за да изпълни всички неща от списъка със задачи. Ето една система, която работи - и тя може да работи и за вас.

Списъкът не е достатъчен

Осъществяването на "списък със задачи" не е достатъчно. Трябва да ги класирате. Трябва да знаете кои задачи са по-важни, за да можете да се съсредоточите върху тях. След това трябва да разпределите ресурси за тези позиции, да измерите напредъка си и да се възнаградите за успехите си.

Класиране

Избройте всичките си задачи в таблица, въпреки че можете да ги направите и на хартия. Можете също така да ги поставите на вашия компютър или смартфон, да ги напишете в календара си или да ги въведете в софтуер за управление на времето.

Първата стъпка е да изброите всичко, което трябва да направите. След това им задайте ранг, за да можете да се съсредоточите върху важните елементи.

Използвайте класиране A, B, C. Списъкът A е нещата, които трябва да направя днес, преди да си тръгна. Б-списъкът е неща, които трябва да свършите, но не непременно днес. И накрая, C-списъкът е нещо, което трябва да намериш време да направиш скоро.

Можете да откриете доста бързо, че нещата в C-списъка, а дори и в B-списъка, никога няма да се свършат. В една позиция в Operations Manager преди няколко години се озовах все по-разочарован от A-списъка. Не само, че не успях да се справям с него всеки ден, както винаги бях имал преди, но списъкът на А продължаваше да нараства. Тогава разбрах какво трябва да направя, за да направя моя списък със задачи за мен и разработих система, която Направих работа.

Управление на времето

Не беше достатъчно да знаеш какво е важно; какво направи A-списъкът. Също така трябваше да знам колко дълго ще отнеме нещата и колко време трябваше да им отделям. Добавих колона в списъка си със задачи с очакваното време, през което всяка задача трябва да поеме, и съседна колона с общата сума.

След това направих едно просто проучване. Когато направих всяка задача, записах какво съм направил и началното и крайното време. Проследих цял ден. После повторих няколко седмици по-късно в друг ден. Това не беше изчерпателно проучване по какъвто и да е начин, но ми даде някаква представа. Като оперативен мениджър голяма част от деня ми беше зает от прекъсвания - справяне със случилите се събития, кризи, които се появиха, или проблеми, които трябваше да бъдат решени. Средно тези прекъсвания се изразходват по четири часа на ден. Тъй като обикновено работя за десетчасов работен ден, това ми остави шест часа на ден за нещата от списъка със задачи.

Всяка нощ, преди да напусна офиса, ще актуализирам списъка със задачи. Бих изтрил нещата, които бях завършил, делегирал или понижил, добавих новите неща, които бяха излезли, пренареждам приоритетите, за да получа най-важните задачи отгоре, и да дам определено време на всеки. Тогава ще сляза по списъка до шестчасовия знак и ще начертая линия. Това ми стана цел за следващия ден.

Възнаградете се

Най-често тази линия падна някъде в моя списък. Рядко се намираше в близост до дъното. Но това беше моята цел. Ако ударих или преминах линията, отидох у дома, чувствах, че е бил продуктивен и успешен ден. Вместо да се бия над нещата, до които не бях стигнал, признах успеха си, че съм се срещнал или пребил целта си. На следващия ден трябваше да започна всичко отначало и да достигна до новата цел, но го направих от гледна точка на изграждане на предишен успех, а не от неудовлетвореност от това, че имам да правя повече, отколкото имах време да постигна.

Имате нужда от система

За да бъдеш успешен, трябва да разработиш система за управление на времето си, за да можеш да направиш повече време, което имаш. Ако вашата целева линия на вашия списък със задачи е винаги близо до върха, шефът ви ще започне да търси някой друг, който може да работи малко по-надолу по списъка всеки ден. По-долу разгледайте няколко източника, които да ви помогнат да направите по-добра работа по управление на времето.

Управление на този проблем

Избройте задачите, които трябва да направите. Дайте приоритет на тези, които са важни, а не само спешни. Имате план за това какво да постигнете всеки ден. Работете към този план. Наградете себе си, когато срещнете или победите целта си.