Как да овладеете своя списък със задачи

Срещнете се, всички ние имаме много работа. Всеки ден нашите списъци със задачи включват:

• Работни задължения
• Домашни отговорности
• Учебни програми и дейности
• поръчки, на
• Телефонни обаждания

Как да следите всичко това? Ако сте като повечето хора, не толкова ефективно, колкото бихте могли.

• Вашият офис е пълен с жълти нотки, залепени за всяка повърхност?
• Имате ли отделни списъци със задачи? Един за дома и един за офиса? Или може би имате няколко списъка за всеки?
• Хванете ли пликове или дори салфетки, за да запишете неща, които попадат в главата ви, докато шофирате?
• Колко различни бележници са на бюрото ви в момента, които включват артикули за действие или задачи? Бъди честен.
• Дали вашата чанта е препълнена с парченца хартия, които включват записани задачи или телефонни съобщения?
• Какво ще кажете за вашия кухненски плот? Пълна ли е с бележки, списъци с хранителни стоки и лични задачи?

За да управлявате своите списъци със задачи по най-ефективния начин, ги консолидирайте в един главен списък.

Експертът по управление на времето Кенет Зейглер е голям поддръжник на използването на основен списък. В книгата си Организиране за успех, казва той, "Целта на магистърския списък е да извадиш всичко от главата ти. Главен списък е a списание мисли и дейности, когато те се появят. Умът може да организира това, което трябва да постигнете по-ефективно, когато може да види всичко, което трябва да завършите."

Как да започнете

• Намерете подходящия инструмент - Трябва да намерите инструмент, който работи, за да заснемете вашия консолидиран главен списък. Някои може да открият, че един обикновен тефтер прави това. Други може да искат да използват спирален лаптоп, специално предназначен за проследяване на задачи. Помислете да използвате електронна система за бележки като Evernote.
• Уверете се, че инструментът е преносим - Тъй като задачите ви попаднат в главата, трябва да имате място, където да ги запишете, за да се уверите, че избраният от вас инструмент е преносим.Ако използвате електронна система за бележки, носете малка тетрадка с вас през цялото време, за да записвате мисли, идеи, задачи и ангажименти. В края на деня можете да ги прехвърлите на своя организатор на електронни бележки.

• Консолидирайте всичките си списъци - След като изберете правилния инструмент, съберете всичките си различни списъци със задачи. Прехвърлете всички задачи и елементи в новия ви главен списък. Не се притеснявайте да ги поставите в някакъв конкретен ред. Вие просто улавяте на едно място всяко нещо, което трябва да направите. Не се изненадвайте, ако вашият основен списък е доста дълъг.
• Добавяне към основния ви списък - Докато прекарвате целия си ден и мислите за неща, които трябва да направите, добавете ги към вашия главен списък. Когато се задават задачи, добавете ги към списъка си. Когато вашите деца ви разкажат за неща, от които се нуждаят за училище, добавете ги в списъка си. Както мислите за поръчките, които трябва да изпълните, добавете ги към списъка си.

Вашият дневен списък с действия

Всяка сутрин, преди нощта или първото нещо, прегледайте списъка на главните. Изберете задачите, задачите и ангажиментите, които трябва да бъдат изпълнени през този ден, и ги прехвърлете на дневен списък с действия. Не забравяйте да бъдете разумни за това, което всъщност можете да постигнете в този ден. Вашият дневен списък с действия става вашият работен план за деня.

Текуща поддръжка

Редовно списъкът със задачи вече работи както следва:

• Имате един главен списък за всички задачи;
• Докато прекарвате деня си и си мислите за допълнителни задачи, добавете ги към вашия главен списък със задачи.
• Всеки ден ще преглеждате списъка си със задачи и ще прехвърляте днешните приоритети на дневен списък с действия.

Периодично оценявайте своя главен списък. Поради кръстосани съобщения и допълнителни бележки, които са добавени към полето, можете да откриете, че има смисъл да копирате останалите неизпълнени позиции в нов главен списък. Не изхвърляйте стария списък. Запазете го за исторически преглед и бъдещи справки.

Като следвате този процес, ще откриете, че сте по-ефективни, по-отгоре на задачите и че все повече се справяте.