Основно управление на проекти 101: Какво е това?

Управлението на проекти е един от най-важните компоненти на успешния бизнес. Тя засяга приходите и пасивите и в крайна сметка взаимодейства с удовлетвореността на клиентите или клиентите и запазването им. Вашата компания може да има само един проект в работата в даден момент, докато други по-големи корпорации и предприятия могат да манипулират няколко проекта едновременно. По своята същност проектите са временни.

Проектите са средство за постигане на цел и целта ще бъде постигната. Вашият бизнес може да премине към друг проект … или не. Може да е било еднократна цел.

Проектите предизвикват нарастваща нужда от работна сила. Институтът за управление на проекти оценява, че през периода 2010-2020 г. повече от 15 милиона нови позиции за управление на проекти ще бъдат добавени по целия свят.

Какво е управление на проекти?

Управлението на проекта не е цялата дейност на вашата компания. Това е само един сегмент, конкретен проект с подробен план за това как вие и вашият бизнес ще постигнете тази цел. Това е план, описан в поредица от стъпки, всеки от тях е толкова важен, колкото и другите. Трябва да постигнете такава, за да преминете към следващата.

Помислете за управление на проекти като стълба, която трябва да изкачите. Не можете да скочите на върха. Трябва да го вземете от стъпало за максимална ефективност. Вашият екип трябва да приложи инструментите, които са им предоставени, както и техния опит и знания, за да изпълни всяка стъпка и да премине към следващата.

Достатъчно лесно е да кажем, че искате да стигнете до поле А, така че ще направите 25 стъпки в тази посока. Но трябва също да вземете предвид времевите съображения във вашия проектен план и най-вероятно ще трябва да работите в рамките на бюджета. Можеш да обхождаш тези 25 стъпки или да тичаш. Зависи от това колко бързо трябва да стигнете там за успешно завършване на проекта. Можете да спестите пари, като пътувате пеша, или можете да наемете шофьор. Зависи от бюджета, който сте посветили на проекта.

Няма единен подход, система или план. Всеки проект, с който се занимавате с вашата компания, най-вероятно ще има своя график, цел и бюджет. Ето защо е толкова критично, че трябва да има разумен, талантлив мениджър на проекти, който да управлява шоуто.

Елементите на проекта

Успешният мениджър на проекта трябва едновременно да управлява четири основни елемента на проекта. Тези елементи са взаимосвързани.

• Обхват: Това включва размера, целите и изискванията на проекта.
• ресурси:Ще ви трябват хора, оборудване и материали.
• Време: Това не се отнася само до това колко време ще отнеме проекта като цяло. Тя трябва да бъде разделена на продължителността на задачите, зависимости и критичен път.
• Пари:Имайте твърдо разбиране за разходите, непредвидените обстоятелства и печалбата.

Най-важният елемент: Обхват

Обхватът на проекта е дефинирането на това, което проектът трябва да изпълни и бюджетите на времето и парите, които са били създадени за постигане на тези цели. Всяка промяна в обхвата на проекта трябва да има съответстваща промяна в бюджета, времето, ресурсите или и трите.

Ако обхватът на проекта е да се построи сграда, в която да се помещават три джаджи с бюджет от 100 000 долара, се очаква мениджърът на проекта да направи това. Ако обхватът е променен на сграда за четири джаджи, ръководителят на проекта трябва да получи подходяща промяна във времето, парите и ресурсите.

ресурси

Има три аспекта на разбирането и управлението на ресурсите: хора, оборудване и материали.

Успешният ръководител на проекти трябва ефективно да управлява ресурсите, определени за проекта, включително членовете на екипа по проекта, персонала на доставчика и подизпълнителите. Той трябва да гарантира, че неговите служители имат уменията и инструментите, от които се нуждаят, за да завършат работата, и той трябва непрекъснато да следи дали има достатъчно хора, за да завършат проекта до крайния срок. Неговата работа е да гарантира, че всеки човек разбира задачите и сроковете на проекта.

Старшият член на всяка група служители докладва на ръководителя на проекта, когато управлява директни служители, но служителите могат също да имат лидерски мениджър, който осигурява техническо ръководство. В матрична ситуация на управление като екип по проекта, работата на ръководителя на проекта е да предоставя насоки на проекта на линейните мениджъри. Управлението на трудовите договори за подизпълнение обикновено означава управление на ръководството на екипа за работещите подизпълнители, които на свой ред управляват тези работници.

Ръководителят на проекта често трябва да доставя оборудване и материали и да управлява тяхното използване, така че екипът да може да работи ефективно. Той е отговорен за подходящото оборудване и материали на правилното място в подходящото време.

път

Трите елемента на успешното управление на времето са задачи, график и критичен път.

Създайте графика на проекта, като посочите всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени. Някои трябва да се правят последователно, докато други могат да се припокриват или да се правят в тандем. Задайте продължителност на всяка задача. Разпределете необходимите ресурси. Определете предшествениците - какви задачи трябва да бъдат изпълнени преди другите - и наследниците - задачите, които не могат да стартират, докато не приключи всяка друга задача. Този аспект на управление на проекти понякога се нарича управление на водопада защото една задача следва друга в повече или по-малко последователен ред.

Софтуерът за управление на проекти може да опрости задачата за създаване и управление на графика на проекта.

Някои задачи имат малко гъвкавост в изискваните им начални и крайни дати. Това се нарича "плувка". Други задачи нямат гъвкавост. Те имат нулев поплавък. Линия през всички задачи с нулева плувка се нарича критична пътека, Всички задачи по този път - и може да има множество паралелни пътища - трябва да бъдат завършени навреме, ако проектът трябва да влезе в срока. Основната задача на мениджъра на проекта е да следи критичния път.

Пари

Трите съображения при управлението на парите са разходи, непредвидени обстоятелства и печалба.

Всяка задача има цена, независимо дали това е работното време на компютърен програмист или покупната цена на един кубичен двор от бетон. Всяка от тези разходи се изчислява и сумира при изготвянето на бюджета на проекта.

Някои оценки ще бъдат по-точни от други. Следователно бюджетът на проекта трябва да включва надбавка за непредвидени обстоятелства - парите, заделени в бюджета "за всеки случай", действителната цена на една стока е силно различна от оценката.

Печалбата е парите, които компанията иска да направи от задачата. Това е поставено върху разходите.

Така че бюджетът на проекта се състои от очакваните разходи, плюс непредвидените разходи, плюс всяка печалба. Работата на ръководителя на проекта е да запази действителните разходи на или под очакваните разходи и да максимизира печалбата, която компанията печели от проекта.

Управление на проекти е изкуство и наука

Успешното управление на проекта изисква практика. Тези идеи могат да ви дадат основни познания за управлението на проекти, но смятат, че това е само началото. Ако вашата работа или кариера включва управление на проекти, и ако искате да подобрите уменията си, говорете с успешни мениджъри на проекти, четете и практикувайте. Управление на проекти може да бъде много възнаграждаваща кариера.