Използване на етапи в управлението на проекти

Една от определящите характеристики на проекта е, че тя продължава определен период от време. Това може да бъде нещо от няколко седмици до няколко години, а в някои случаи и за големи строителни проекти или обществени работи, десетилетия.

За да се проследи напредъкът по пътя и да се гарантира, че основните резултати се постигат в съответствие с графика, ръководителите на проекти използват ключови моменти.

Проектен етап е задача с продължителност нула, което означава постижение в проекта. Те се използват като начин да се покаже движението напред и напредъка и да се покажат на хората какво се случва, дори и да нямат подробни познания за задачите, които трябва да изпълнят, за да стигнат до там. В това отношение те са много полезни за комуникацията със заинтересованите страни и за определяне на очакванията.

Кога да се използват основните етапи на проекта

Основните етапи в управлението на проекти се използват, за да се отбележи:

• Начало на значителни фази на работа
• Краят на значителни фази на работа
• Сроковете
• Когато се взема важно решение
• Други фиксирани точки във времето, които се нуждаят от специално извикване

Колко често да поставяте етапи в плана си

Курсът за обучение може да препоръча поставянето на крайъгълни камъни в плана ви веднъж месечно.Това е добре и добро правило, но трябва да използвате професионалната си преценка. Някои месеци може да са много активни, като важните срещи се отбелязват като важни събития, взетите решения и затварянето на една фаза и началото на друга.

През останалите месеци може да сте фокусирани върху изпълнението, с много малко, ако не, да можете да окачите крайъгълен камък.

За целите на докладването е полезно да се създаде причина за това да има крайъгълен камък поне веднъж във всеки отчетен цикъл.

Как важен момент са представени на диаграмата на Гант

Основните етапи са един от компонентите на диаграмата на Гант и са показани на диаграмата като диамант. Те не се показват като нормална задача, защото имат времетраене от нула: с други думи, те не заемат никакво време. За целите на планирането на диаграма на Гант те просто се случват.

Ако не използвате диаграми на Гант, все още можете да използвате етапи. Ето 5 алтернативи на диаграмите на Гант: все още можете да включите етапи в плана си, като ги използвате.

Ако искате да останете лично организирани и вашият софтуер за управление на проекти не е напълно интегриран в календара, можете да копирате и поставите ключовите дати в дневника си. В зависимост от това как искате да работите, това може да ви напомни какво трябва да се случи.

Как да назовем основните етапи

Основните етапи трябва да имат ясно описание на графика на вашия проект, но не и това, което предполага, че те са задача. Така че те не трябва да се наричат ​​„да се съгласят да преминат към фаза 2“, а „стартира фаза 2“. Ако искате да отразявате усилията за постигане на съгласие, за да преминете към Фаза 2, добавете задача точно преди етапа, за да го покриете.

Основните етапи трябва да описват момента, в който те представляват по следния начин:

• Фазата на изпитване е завършена
• PID одобрен
• Подписан договор

Много мениджъри на проекти избират да определят своите етапи за улеснение и за справка. Ако използвате структура на разбивка на работата, можете да използвате номерацията от нея. В противен случай е добре да се използват M1, M2 и така нататък, за да стане ясно какво имате предвид. Ясната структура на именуване става по-важна, тъй като броят на етапите се увеличава, така че помислете как ще направите това, ако вашият проект работи в продължение на няколко месеца.

Как се подписват важни събития

Важни събития са част от графика на вашия проект, така че когато графикът ви е базиран, трябва да помислите, че вашите етапи са отписани.

Ако трябва да промените датите на вашите етапи, тогава трябва да използвате стандартната процедура за контрол на промените, за да направите корекции в плана си. Това може да бъде толкова лесно, колкото и да си говорите с вашия спонсор на проекта и да ги уведомите защо датите трябва да се променят, или като официални, като да съставите нов препоръчан график и да го отнесете към комитета за планиране, който да го ратифицира.

Най-добре е да измислите какъв ще бъде вашият процес на отписване, ако има такъв, преди да се наложи да го използвате, за да не губите време, когато трябва да направите промяна.

Използване на етапи за комуникация

Основните етапи са полезни за комуникация и докладване, тъй като представляват минималните контролни точки в плана. С други думи, ако сте изпълнили всички останали задачи, все още можете да видите какво се случва и да продължите напредъка на проекта, използвайки само основните етапи.

Трябва да можете да извадите ключовите етапи и да ги поставите на табло за управление или доклад за проекта. Те трябва да разкажат историята на проекта в достатъчно подробности, за да задоволят хората, на които докладвате, обикновено вашият спонсор на проекта или друга изпълнителна група като ръководната група (или съветът по проекта). Всеки месец или на честотата на отчитане, която използвате, можете да покажете кои етапи са постигнати.

Докладването за етапи е доста лесно и често се прави като таблица. Изброявате описанието на етапа, датата, на която е дължимо и след това новата прогнозна дата. Когато етапът е постигнат и може да бъде маркиран като завършен, добавяте и тази дата. Да се ​​надяваме, че ще бъде същата като прогнозираната дата, но проектите не винаги работят така.

Такава таблица прави очевидно какво е завършило и какво е изключително. Ще можете да планирате отговора на въпроса „Защо не достигнахме до този етап?“, Преди да отидете и да се срещнете с вашия спонсор или да изпратите доклада.

Когато планът на вашия проект е много дълъг и имате много важни събития, ще ви бъде по-лесно да спрете завършените етапи на всеки отчетен цикъл. Докладвайте за най-важните етапи, които предстоят или приключват този месец: следващият месец ще свали всичко, което е било завършено през миналия месец, така че не постоянно добавяйте дължината на доклада, като кажете на хората за работата, която вече знаят, че е приключила.

Важни събития са наистина полезен инструмент за управление на проекти за планиране, планиране и отчитане и те са лесни за използване. Поставете някои в следващия си план на проекта, проследете ги и ще откриете, че научавате каква честота работи най-добре за вас.

Както всичко в управлението на проекти, използвайте ги гъвкаво, за да постигнете желания резултат, като използвате тези съвети и указания, за да информирате собствените си решения.