Структури за управление на проекти

Знаете ли какво е управлението на проекта и как изглежда? Или какво да правите, ако работите в среда, в която не съществува? Да започнем с определение.

Управление на проекта: определение

„Управлението“ в термините за управление на проекти се отнася до политиките, процесите, стандартите, процедурите и насоките, които определят как проектите се ръководят, управляват и контролират от вашата организация.

Управлението може да бъде обширно и „тежко“ с много бюрокрация, схематично и „леко“ (в такъв случай вероятно е неефективно). Ръководителите трябва да се стремят към правилното ниво на управление за своята среда и култура. Уверете се, че вашите политики за управление са подходящи за целта, е ключов фактор за гарантиране на тяхната ефективност.

Управлението започва на върха. Управителният съвет трябва да се ангажира с идеята за добро управление и факта, че проектите трябва да се управляват правилно, в рамките на определени насоки. Това отношение и стандартите, които се очакват, ще се филтрират до проектни съвети и ръководители на проекти (и програмни екипи, където те съществуват).

Защо е важно управлението на проекти?

Вашият спонсор на проекта и други ключови заинтересовани страни искат да знаят, че изразходвате бюджета на проекта по правилния начин. Те искат да видят, че проследявате напредъка на вашия проект ефективно и да се включите, за да управлявате риска от проекти, когато е необходимо.

Но обосновката за добро управление на проектите отива по-далеч от това.

Управлението се изисква от клиенти, особено от публичния сектор. Правителствата и регулаторните органи искат (и в някои случаи прилагат) определени стандарти за определени проекти. Управлението не е само вътрешен въпрос: много компании, работещи на регулирани пазари, ще трябва да следват насоките от външното законодателство, като Сарбанес-Оксли. Управлението на проекта представлява малка част от възможността да докажете, че вашата компания работи ефективно и в рамките на определените насоки и разпоредби за вашата индустрия.

Управлението на проекта също ви помага:

• Подобрете възвръщаемостта на инвестициите си и проследете ефективно тези инвестиции
• Спечелете buy-in за проекти
• Избягвайте често срещаните причини, поради които проектите се провалят
• Комуникирайте по-ефективно
• Въвеждане на стандартизация между проектите, което ще улесни сравняването на резултатите
• Намаляване на риска
• Разработване и мотивиране на персонала в структурирана среда

Как изглежда управлението на проекта

Така че сега знаем какво е управлението на проекта, как изглежда проектът? Ето видовете дейности, които демонстрират управление в среда на проекта:

• Има дисциплиниран жизнен цикъл на управлението на проекти, който включва определени точки за одобрение. Това са точките, в които се обсъжда жизнеспособността на проекта и се взема решение дали да се продължи работата или не.
• Проектите имат ясен бизнес казус, а бизнес казусите разполагат с достатъчно информация, за да могат управленските екипи да вземат правилните решения.
• Тези решения са адекватно документирани и съобщени.
• Хората, работещи по проекти, имат определени роли и отговорности.
• Съществува култура на непрекъснато учене, която позволява на екипите по проекта непрекъснато да се усъвършенстват и да обсъждат научените уроци в среда без вина.

• Има процеси и процедури, които позволяват на екипите по проекта да преразгледат своя проект и да поискат независима подкрепа, ако е необходимо.
• Заинтересованите страни са ангажирани и имат доверие в процеса.
• Екипите на проекта са съставени от хора, които имат опит и квалификация в съответните роли.

Управлението на проектите е свързано с управленските структури в организацията като цяло. Ако смятате, че основната цел на управлението на проекта е да се гарантира, че проектите се изпълняват по правилния начин, можете да видите как тя се свързва с финансовото управление на корпоративно ниво, корпоративното управление на риска и др.

Управлението на проекта трябва да се вписва безпроблемно в настоящите ви организационни процеси. С други думи, не създавайте чисто нов процес на финансово управление, когато вече имате такъв, който работи в други области! Използвайте това, което в момента съществува, и настройвайте корпоративните процеси, за да ги направите подходящи за използване в проектна среда.

5 Области на фокус за управление на проекти

Когато започнете да разглеждате въпроса, ще разберете, че управлението на проекта е широко разпространено чрез всички елементи на управлението на проекти. Въпреки това има някои ключови области, в които управлението е особено важно.

1. Методологии и процеси: Те ви помагат да осигурявате надеждна и устойчива работа.
2. Управление на знания: Това е от решаващо значение за извлечените поуки и гарантиране, че организацията научава от опита по проекта. Управлението на знанията е от съществено значение, ако искате да спрете да правите същите грешки няколко пъти.
3. Матуритет на управлението на проекта: С нарастването на зрелостта на организационното управление на проекта, способността Ви да се изпълнява успешно.
4. Влизане на високо ниво: Ангажиментът за управление на проекта започва от върха. Ако имате управленска подкрепа, това ще се превърне във всички нива на бизнеса и подходът към управлението ще бъде по-устойчив.

1. Поддържаща култура: Културата на подкрепа, а не вината, ще гарантира, че ръководителите на проекти имат подходящата среда, в която да процъфтяват. Поддържаща култура, ръководена от Бюрото за управление на проекта или от Директора на проекта, ще помогне на ръководителите на проекти да постигнат целите си и тези на проекта.

Какво да правите, ако няма корпоративен стандарт

Много мениджъри на проекти в по-малките организации намират проекти в среда, която е благоприятна, и където има участие за концепцията за управление на проекти, но без формалните организационни структури, от които да се захранват.

В тази ситуация - и това не е изключително за малките организации - ще проектирате модела си за управление на проекта от нулата. Ако няма подход за управление на проекта, който можете да свалите от рафта и да се побере във вашия проект, ще трябва да изградите свой собствен.

Това не е толкова трудно, колкото изглежда!

Започнете с настройката на основните неща:

• Създайте документи и документи за отговорности
• Уверете се, че имате спонсор на проекта
• Уверете се, че имате съвет по проекта или ръководна група и организирайте редовни срещи, за които вземате и разпространявате минути
• Създаване на процес за управление на риска
• Създайте процес на управление на промените
• Изградете точки във вашия график на проекта, където проверявате жизнеспособността на проекта спрямо първоначалните цели на бизнес случая (краят на всеки етап от фазата е естествената точка за поставяне на тези проверки).

В крайна сметка отговорността на спонсора на проекта е да осигури адекватно управление, но ръководителите на проекти също могат да вземат активна роля в това.

Управлението може да е една от най-суровите теми в управлението на проекти, но това е едно от най-важните. Това е начинът, по който висшите ръководни екипи знаят, че вършите добра работа и ги уверява, че проектът се развива както трябва. Той също така осигурява необходимите проверки и баланси, за да могат мениджърите да знаят, че парите се изразходват по начин, който е подходящ и съобразен с бизнес казуса.