Как да реорганизирате вашия отдел или компания

„Реорганизация“ е един от онези бизнес теми, които обикновено предизвикват циничен отговор и могат да запълнят страниците на карикатурите на Дилбърт. Тази цинична реакция е заслужена, защото често е резултат от организационен процес на проектиране, който започна и завърши с организационна схема, а не с лидерство в мисълта.

Ето някои от причините, които мениджърите реорганизират.

Ключов човек е напуснал

Това оставя празнота и възможност да се постави под въпрос съществуващата структура. Това е в контраст с това, което учебниците по управление ви казват, организационните схеми обикновено се изграждат около индивиди, а не „позиции“. Когато ключов индивид се отклони, позицията трябва да остане.

Има проблеми

Те включват неефективност, несъответствия в таланта, застъпващите се роли, дисбаланси в работното натоварване и други оперативни проблеми. Работата не свършва или не е свършена добре.

Необходимо е да се възползвате от нова възможност

Една например нов пазар, продукт или услуга и текущата ви структура просто не е била предназначена да подкрепя новите ви бизнес цели.

Макар че това са добри причини, важно е да се помисли за реорганизация като само една възможна алтернатива. Често пъти има много по-малко разрушителни начини за постигане на същите цели.

Кой трябва да участва в реорганизацията?

Ако участва само ръководителят на отдела, има пропусната възможност за критичен принос и вход. От друга страна, ако цялата компания е замесена, трансформацията може да бъде твърде бавна, а интересите, които служат на себе си, са на път. Най-добрият избор е намирането на средата, съставена от лидер и малък екип от доверени съветници. Обикновено това са лицата, които имат достатъчно доверие в позицията си с новата компания, за да оставят настрана своите лични интереси.

Процесът на организационна промяна

Въпреки че няма перфектна наука за това как се развива реорганизацията, ето някои насоки:

Започнете със стратегия

Важно е да знаете къде отива организацията или екипът. Например какво е важно, какво не е и какви са конкретните цели? Макар това да звучи очевидно, това е често пренебрегвана стъпка. Ако се борите със стратегията, научете се как да я създадете, преди да преструктурирате организационната схема. Не забравяйте, че структурата винаги следва стратегията.

Разработете критериите си

Избройте проблемите, които се опитвате да решите и възможностите, които търсите. След това оценете всеки висок, среден или нисък според приоритета. Това става критерий, който ще използвате, за да оцените алтернативите на дизайна и да измерите успеха си.

Разработване и оценка на проектните алтернативи

Много от екипите се влюбват в една идея и след това прекарват цялото си време или се опитват да оправдаят идеята или да я усъвършенстват. Вместо това, измислете три до четири идеи и ги класирайте според критериите си. Не забравяйте, че нито една опция не е перфектна. Винаги има компромиси и рискове. Вие просто избирате най-добрата и измисляте план за действие за смекчаване на рисковете.

Тествайте окончателния проект със сценарии

Прекарвайте време в тестване на дизайна, като обсъждате как различните бизнес процеси ще работят в новата структура. Тези дискусии „какво ако“ спомагат за прецизиране на структурата и изясняване на ролите.

Какво означава „Промяна на лидерството“

Преди да претърпите някаква промяна, трябва да си направите домашното, а доброто място да започнете е да прегледате десетте модела за водеща промяна.

Стойността на комуникацията и участието на екипа

Комуникацията не е еднопосочно съобщение за промяната или нещо друго. Заинтересованите страни, включително служителите, са по-склонни да се включат, ако не само споделяте „какво“ и „защо“, но обяснявате алтернативите не го направи разгледайте и защо. Нека заинтересованите страни знаят, че осъзнавате, че няма един перфектен избор и да признаете потенциалните недостатъци на плана си. Този вид откровеност, открит диалог и автентичност са по-добри от това да се опитате да „продадете” идеите си за промяна като идеалното решение.

Ако лекувате хора като интелигентни възрастни, уважението, което показвате, ще бъде върнато заедно с подкрепата на заинтересованите страни.

Не очаквайте хората да го разберат или да го купуват веднага; шансовете са, че не сте в началото (вижте “ефектът на маратона”).

След като сте общували с необходимите хора, не се притеснявайте да поискате тяхната помощ. Човешката природа е, че хората ще подкрепят създадената от тях помощ, и въпреки че вашият екип може да не е имал възможност да създаде новата организационна структура, те могат да изиграят огромна роля в прилагането на новата структура. Това е още една възможност за вас да получите ценна информация, за да промените новата структура.

Реорганизациите винаги са разрушителни и изпълнени с предизвикателства и рискове.Те никога не трябва да се приемат леко и винаги трябва да имат срок на годност най-малко пет години. Ако следвате тези указания, ще имате по-голям шанс за постигане на целите си и минимизиране на смущенията и безпокойството.