Управление на проекти за критичен път

Областта на управление на проекти предлага разнообразни инструменти и техники, предназначени да опростят и помогнат да се контролира работата по правене на нещо ново. По дефиниция, проектите са цялата работа, която правим веднъж - те са временни и уникални дейности - за разлика от многото ежедневни дейности в бизнеса.

Дисциплината за управление на проекти по критичен път (CPM) е създадена в края на 50-те години и остава широко практикувана днес. Тази статия предлага преглед на начина, по който се използва подходът на критичния път, за да се помогне на екипите да завършат своите инициативи по проекта.

Дефиниция на критичния път

Критичният път по дефиниция е най-дългата последователност от събития в плана на проекта. Това са събитията, които трябва да бъдат завършени незабавно или проектът рискува да тече по-дълго от планираната продължителност.

Друг възглед за критичния път предполага, че това е последователността от събития с най-малкото количество застой (удължено време). Тази техническа терминология е по-лесна за разбиране, като описва процеса на идентифициране на критичния път за пробен проект.

Въз основа на примера за изграждане на къща, стъпките по-долу определят процеса за идентифициране и използване на критичния път.

Дефинирайте обхвата и ключовите си характеристики на проекта

Всеки път, когато групата се събира, за да работи по инициатива на проекта, има вълнение и енергия, за да вървим бързо напред с работата. Въпреки това, дисциплинираният ръководител на проекти разбира колко важна е фазата на планиране за крайния успех на инициативата. Работата по идентифициране на критичния път започва с изясняване на обхвата на проекта и определяне на най-важните резултати или характеристики.

Представете си, че строите къща. Преди да започнете реална работа по къщата, е важно да обхванете проекта и да опишете основните му характеристики. В този пример нека приемем, че вашият обхват изисква къща с площ от 2 000 квадратни метра, с три спални, всекидневна, трапезария, кухня, три бани и незавършен мазе на цена, която не надвишава 200 000 долара.

Въпреки че спецификациите предлагат добра отправна точка за обхвата, все още трябва да определите строителните материали - дърво или тухла - и да идентифицирате други ключови характеристики, включително отопление, климатизация и други. Последно, не на последно място, имате нужда от цел за завършване на тази къща.

Определете подробната работа, която ще бъде завършена

Ръководителят на проекта, използващ метода на критичния път, ще работи с екипа си, за да преведе обхвата и основните характеристики в списък с цялата работа, която трябва да бъде завършена, за да се създаде проектът. Инструмент, използван за идентифициране на работните задачи, е структурата на разбивка на работата.

Ръководителят на проекта работи с разширения екип, за да обсъди всички задачи, необходими за създаването на дома, заедно с ключовите характеристики, които описахме в нашите дейности по определяне на обхвата. Една проста техника за записване на всяка ключова задача върху лепкава бележка често води до стените, покрити с резултатите от тази мозъчна атака. Процесът игнорира последователността на събитията и наличието на ресурси и се фокусира изключително върху идентифицирането на задачи. След като групата потвърди, че цялата работа, необходима за изпълнение на проекта, е идентифицирана, те създават оценки на времето и разходите за всяка отделна дейност и след това насочват вниманието си към идентифициране на критичния път.

Последователност на работните задачи за намиране на критичния път

Въоръжени със съдържанието на структурата на работната разбивка, включително оценките на времето за всеки от работните елементи (наричани още работни пакети), членовете на екипа се фокусират върху определяне на последователността от събития, необходими за завършване на проекта. Те използват ключовите характеристики или резултати, идентифицирани в материалите за обхвата, като отправна точка и изграждат различните пътища на проекта.

В нашия пример за изграждане на къща, логично бихме последователи на изкопаване и изливане на основата и рамкиране на къщата, преди да добавим покрива. Нашето предизвикателство е да намерим правилната поредица от събития, които позволяват на проекта да продължи безпроблемно без значителен престой.

Това, което се появява след тази дейност по подреждане на последователности, е диаграма на мрежата на проекта, допълнена с различни пътища. Използвайки оценките за продължителността, ръководителят на проекта, обикновено разчитащ на софтуера за управление на проекти, изчислява най-ранното и последното време, през което всяка дейност може да започне и приключи. Процесът идентифицира онези елементи в последователността, които имат допълнително време (float или slack) и онези елементи, които абсолютно не могат да бъдат забавени без забавяне на целия проект.

Пътят, който определя най-дългата продължителност или най-малкото количество застой през мрежата, е критичният път. И макар технически да има множество критични пътеки в проектната мрежа, повечето ръководители на проекти и екипи работят за коригиране на последователността от събития, за да се сведе до минимум тази възможност.

Как мениджърът на проекта използва критичния път

Въоръжен с яснота по онези въпроси, които трябва да бъдат завършени навреме или рисковете за проекта, ръководителят на проекта насочва значително време и внимание към наблюдението и контрола на тези дейности. Ако даден елемент от критичния път потенциално ще се изпълни късно, ръководителят на проекта може да разпредели допълнителни ресурси, за да ускори завършването. Ако има конфликт на ресурс между две дейности по критичния път, ръководителят на проекта ще реши това по начин, който да минимизира забавянията.

Разбирането на критичния път значително опростява процеса на планиране на ресурсите. Екипът на проекта може да се съсредоточи върху осигуряването на подходящи ресурси в точното време. Както е описано по-долу, ако е необходимо, ресурсите могат да бъдат взети на заем от некритични дейности, за да се запазят задачите, свързани с времето.

Докато точките, които не са на критичния път, са в крайна сметка от съществено значение за завършването на проекта, по дефиниция те имат допълнително време или закъснение и е малко вероятно забавянето им да забави крайната дата на приключване на инициативата. За да компенсират потенциалните закъснения на критичния път, ръководителите на проекти често заемат ресурси от некритични елементи, като се възползват от гъвкавостта на закъснението на тези елементи.

Долния ред

Техниката на проекта за критичен път предлага на ръководителя на проекта набор от инструменти, които са от решаващо значение за управлението на риска и оптимизиране на шансовете за завършване на проектите навреме. Времето за планиране на фона е значително при този метод, но ползите за контрола и координацията са безценни.