Цел и съдържание на разплащателния файл на служителя

Файлът за заплати на служителите е хранилище за всичко, което е свързано с заплатата на служителя. Основната причина за създаването на файл за заплати е да се ограничи достъпът до останалата част от поверителната информация, която се намира в досието на персонала.

Целта на работния файл на служителите

Файлът за заплати позволява на персонала по счетоводството да заплаща на служителя без достъп до поверителна информация на служителя. Счетоводният персонал може да съхранява записи за заплати, когато има смисъл да плаща на служителя. В случаите, когато изплащането на работна заплата и счетоводството са възложени на външни изпълнители, това е още по-препоръчителна практика за записите за заплати на служителите.

Файлът за заплати ограничава достъпа до поверителна информация за служителите. Файлът за заплати на служителите позволява на персонала по счетоводството и финансите да разполага с информацията, която им е необходима, за да заплати на работника или служителя на удобно място. Мястото трябва да бъде сигурно и извън обсега на всички останали служители.

Трябва да впечатлите от счетоводния персонал факта, че информацията в файловете за заплати е поверителна и не трябва да се споделя без разрешение и да се подписва от персонала на човешките ресурси. Нито счетоводният персонал трябва да споделя каквато и да е информация относно набирането на служители, повишенията, бонусите и всякаква друга информация, която е поверителна за служителите.

Човешки ресурси не е необходимо да следи достъпа на счетоводството до досиетата на служителите. Както се препоръчва за файловете на служителите, свързани с персонала и медицинските файлове, трябва да ограничите достъпа до файла за заплати. Само хората, които трябва да имат информацията, за да си вършат работата, трябва да видят съдържанието.

Съдържание на разплащателен файл на служител

Това е предложен списък на това, което принадлежи към файла за заплати на служителите.

• Писмо за оферта, подписано от мениджъра по наемане, Човешки ресурси и служител
• Разрешение за плащане, подписано от „Човешки ресурси“ и мениджъра на наемане, когато съществува договор за наети лица
• W-4 форма
• Документи и разрешения, свързани с обезщетения на служителите, които включват приспадане на заплатите
• Формуляр за директно депозиране
• Форми за отчитане на работното време
• Часове за седмично време
• Когато се използват записи с часовник
• Документи за присъствие
• Искания за възстановяване на разходи, включително документация и разписки за пътни и други разрешени разходи

• Образователни формуляри за възстановяване и постъпления за плащане, книги и т.н.
• Плащате предварително формуляри за заявка
• Документи за фирмен кредит и график на плащане
• Поръчки и записи за запор
• Разрешение за предоставяне на лична информация
• Документи, свързани с повишаването на всеки служител
• Документи, свързани с всякакви бонуси, споделяне на печалба или награда за признаване
• W-2 форми
• Упълномощаване за всякакви други действия за изплащане на заплати, които Вашата фирма разрешава

Също известен катофайлове на служителите, записи на служители, файлове с човешки ресурси, документация

Забележка: Сюзън Хийтфилд полага всички усилия да предложи точен, здрав, етичен мениджмънт на човешките ресурси, работодател и съвети на работното място на този уебсайт, но тя не е адвокат. Съдържанието на сайта не трябва да се тълкува като правен съвет. Сайтът има световна аудитория, а законите и правилата за заетостта са различни в различните щати и държави, така че статиите не могат да бъдат окончателни за всички тях за вашето работно място. Когато се съмнявате, винаги потърсете правна помощ. Информацията на сайта е само за насоки.