5 стъпки за справяне с лошото представяне на екипа по проекта

Съдържание:

01 Адресирайте проблема директно с члена на екипа
02 Дайте на члена на екипа шанс да коригира поведението
03 Прехвърлете въпроса на надзорния орган на члена на екипа
04 Отново, дайте на члена на екипа шанс да коригира поведението
05 Прехвърлете въпроса към спонсора на проекта

Когато екипите работят добре, те могат да направят много. Докато мениджърът на проекта има добър проектен план и членовете на екипа, желаещи да работят заедно, нещата вървят гладко. Получават се необходимите ресурси, изпълняват се срокове и качеството е поне приемливо.

Когато членовете на екипа не се подчиняват на договорени норми и стандарти, заплашват график, качество и бюджет на проекта. Лошото представяне на проектите се случва от време на време. Когато това се случи, ръководителите на проекти трябва да се справят с него бързо и ефективно, за да сведат до минимум вредите, които причиняват на проекта. Незадоволеното лошо представяне не изчезва самостоятелно.

Важно е да следвате стъпките в реда, в който са представени, докато проблемът с ефективността бъде отстранен. След като ефективността се подобри, ръководителят на проекти вече не трябва да следва стъпките. Ако проблемът възникне отново, ръководителят на проекта може да избере да започне стъпките или да тръгне там, където е спрял. Ръководителят на проекта трябва да използва професионална преценка, за да реши какъв курс на действие да предприеме. Може да се наложи съвет от спонсора на проекта.

01 Адресирайте проблема директно с члена на екипа

Първата стъпка за справяне с лошото представяне на член на екипа по проекта е да се отнесе въпросът директно към члена на екипа. Преди да привлече някой друг, ръководителят на проекта разговаря лично с члена на екипа за това какво е било договорено или очаквано и как действията на членовете на екипа не отговарят на тези стандарти. Фокусирайте разговора върху поведението, а не върху човека. Ако членът на екипа се почувства атакуван, той или тя едва ли ще чуят опасенията.

Понякога хората не знаят, че се представят лошо и трябва да им се каже. Повечето хора са готови да поправят истинските проблеми, когато са известни. Не бихте ли искали да знаете дали не сте изпълнили разумните очаквания на колега?

Елате да постигнете съгласие как ще продължите. И двамата може да се наложи да поемете ангажименти как ще се държите в бъдеще. Например, може да се наложи да бъдете по-прецизни в общуването с това, което очаквате, а членът на екипа може да се наложи да зададе уточняващи въпроси, когато не разбира какво се очаква. Като променяте поведението си, вие насърчавате добра воля от страна на члена на екипа към вас.

02 Дайте на члена на екипа шанс да коригира поведението

След като член на екипа знае за своето престъпно поведение, дайте му шанс да го коригира. Докато напредвате с проекта, потърсете начини за създаване на член на екипа за успех. Например, ако сте обсъдили липсващите срокове на член на екипа, проверете с члена на екипа преди следващия си краен срок, за да видите дали можете да направите нещо, за да му помогнете да направи следващия краен срок.

03 Прехвърлете въпроса на надзорния орган на члена на екипа

Ако опитът да се изясни проблемът между вас двамата не се получи, следващата стъпка е ескалацията на въпроса да бъде поставена на надзорника на члена на екипа. Когато отидете на надзора, обяснете проблема с производителността и очертайте стъпките, които сте предприели, за да го разрешите. Ако сте направили добросъвестно усилие да се справите със ситуацията сами, повечето надзорни органи ще са готови да ви помогнат.

04 Отново, дайте на члена на екипа шанс да коригира поведението

След като запознае надзорника на члена на екипа с проблема, сега трябва да дадете на члена на екипа друг шанс да коригира поведението му.

По време на този процес на корекция на поведението може да се изкушите да повторите стъпките. Например, може да искате да изпратите въпроса до члена на екипа за втори път, преди да отидете на неговия ръководител. Понякога това е разумен начин на действие. В други случаи просто удължавате лошото представяне. Всяка ситуация е различна, така че използвате решението си и евентуално съвет от спонсора на проекта или шефа ви.

05 Прехвърлете въпроса към спонсора на проекта

Ако лошото представяне все още продължава, вие сте натоварени. Дадохте възможност на членовете на екипа да коригират поведението си и той ги е пропилял. Направихте всичко, което можехте, за да разрешите проблема отдолу нагоре, но сега е време да вкарате тежкия нападател, за да го поправите отгоре надолу.

Подобно на това, когато повдигнахте въпроса на надзора на члена на екипа, изложи цялата информация за спонсора. Отидете на срещата с спонсора на проекта, като знаете какво искате да направите. Ако искате един от колегите на спонсора да съветва членовете на екипа, кажете така. Ако искате членът на екипа да бъде заменен с някой друг, кажете го. Спонсорът е там, за да ви подкрепи и да ви даде това, което ви е необходимо за успеха на проекта. Кажете на спонсора на проекта какво ви трябва.

Има малък шанс проблемът да не бъде разрешен с намесата на спонсора на проекта. Ако случаят е такъв, помолете спонсора да опита различни начини за разрешаване на проблема. След като спонсорът се съгласи да поеме проблема, нека той или тя да я разреши. Въпреки това, спонсорът не може да го реши, ако не предупредите спонсора, когато проблемът все още е проблем.