Лесни стъпки за създаване на бюджета на проекта

Опитните мениджъри на проекти и тези, които работят в големи компании, ще имат софтуер и счетоводители, които да им помогнат да съберат бюджети за проекти. Но какво, ако не го правите? Ако се вглеждате в празна електронна таблица или имейл от вашия спонсор на проекта, който ви моли да съберете финансите за проекта, тази статия е за вас.

Ще разгледаме петте неща, които трябва да направите, за да създадете основен бюджет на проекта.

Използвайте списъка със задачи

Първо вземете списъка си с проектни задачи. Може също да имате структура на разбивка на работата и ако имате такава, най-добре е да я използвате. Но списък със задачи ще направи толкова дълго, колкото обхваща всичко, което трябва да направите по проекта.

Ако нямате списък със задачи, е време да го създадете. Запишете всичко, което трябва да направите, и нещата, които трябва да изградите, направите или завършите, преди проектът да може да бъде завършен. Не е необходимо да е в някакъв конкретен ред, но трябва да включва всичко.

И накрая, в тази стъпка, обмислете идеи с екипа си по проекта, тъй като има нещо, което сте забравили. Много глави са по-добри от един!

Оценка на всеки компонент

Сега преминете през вашия списък и определете цената на всеки елемент. Например задача, в която се казва „Създаване на срещи за обсъждане на изискванията“, може да включва снабдяване и наемане на заседателни зали или закупуване на необходимите Ви ресурси като проектор или писалки с флипчарт. Има разходи, свързани с това, така че получават оферти за вашата стая под наем и друго оборудване и го запишете.

Направете това за всичко в списъка със задачи, така че ще получите цена срещу всеки елемент. Някои задачи на проекта може да нямат прикачена цена и това е ОК.

Добавяне на оценки заедно

След това добавете всичките си оценки. Най-лесно е да направите това, ако направите списък с елементи в електронна таблица, добавите разходите в следващата колона и след това запълнете колоната в долната част. Нека електронната таблица направи математиката за вас! Тя става бюджетната ви таблица.

Добра идея е също така да групирате разходите си в категории, така че лесно можете да видите къде отива по-голямата част от парите. Използвайте категории като „Стартиране на проекта“, „Инфраструктура“ или „Обучение“ - изберете групи, които означават нещо в контекста на проекта.

Добавете непредвидени разходи и данъци

Би било чудесно, ако имате кристална топка и бихте могли да предвидите тези разходи със 100% точност, но вероятно не се чувствате уверени в способността си да го направите! Това е мястото, където непредвидените обстоятелства идват. Това е паричен фонд, базиран на това колко сте уверени, че сте получили правилните оценки. Това не е свързано с конкретна задача. Това е цялостен „авариен пот“ в случай, че нещо не е наред или е оставил нещо по погрешка.

Ако не знаете колко непредвидени обстоятелства трябва да добавите, вземете 10% от общата сума, която сте създали в Стъпка 3. Това е ненаучна представа, която много мениджъри на проекти използват, и ви дава малко по-леко овладяване на бюджета ви в случай. имате нужда от него.

Добавете ред в бюджетната си таблица в долната част, в която се казва „Непредвидени обстоятелства“ и посочвате процента, който сте използвали.

Не забравяйте да добавите всички данъци върху продажбите или други данъци, които не са изрично вече включени в отделните ви прогнози за договорени покупки.

Добавете всичко това и това е крайната сума на бюджета ви.

Получете одобрение

Последното нещо, което трябва да направите, е да накарате вашия мениджър или спонсор на проект да одобри вашия бюджет. Говорете с тях за това как сте го събрали и какви елементи съставляват общия ви бюджет.

Това е! Бюджетирането на проекти е съществено умение за управление на проекти и това ръководство ще ви помогне да започнете да създавате бюджет на проекта.