Как да напишем бизнес писмо

Трябва ли да напишете бизнес писмо? Не сте сигурни за най-доброто оформление, което да използвате или какво да включите в писмото си? Важно е всички бизнес писма, които пишете, да са правилно форматирани и професионални.

Когато пишете на потенциални работодатели, колеги, професионални и бизнес връзки, оформлението на вашето писмо е почти толкова важно, колкото и това, което пишете.

Ако буквата не е форматирана правилно, няма достатъчно място между абзаците и използва нетрадиционен стил или размер на шрифта, тя може да се отрази лошо върху вас.

Насоки за писане на бизнес писмо

Ето и насоки за написването на бизнес писмо, така че цялата ви кореспонденция прави най-доброто впечатление.

Полета

Полетата за бизнес писма трябва да бъдат около 1 "навсякъде. Това дава на професионалната ви поща изчистена визия. Трябва да подравните текста вляво, това е начинът, по който повечето документи са подравнени, така че ще направи вашето писмо по-разбираемо.

Разстояние между буквите

Оставянето на пространство в писмото ви създава ясен, чист и лесен за четене поглед, който читателят ще оцени. Вашето писмо трябва да бъде в блоков формат: цялото писмо трябва да бъде подравнено в ляво и с едно разстояние, с изключение на двойно пространство между параграфите.

Размер на шрифта

Традиционният размер на шрифта за професионална буква е 12. Шрифтът трябва да бъде Times New Roman или Arial. Ако обаче използвате бланки, бланката може да е с различен шрифт и стил.

Стил на шрифта

Няма нужда да се използват различни стилове в рамките на професионално писмо. Използвайте единен шрифт (шрифт за печат на книга, като например Times New Roman или Arial) и избягвайте подчертаването, курсива или удебеляването. Ако обаче използвате бланки, бланката може да е в различен стил на шрифта.

Текст на писмото

Текстът на бизнес писмото трябва да е чист и четлив. Избягвайте да пишете писмото си в един голям блок текст. Разбийте текста на няколко кратки параграфа. Тези параграфи трябва да бъдат подравнени вляво; това позволява по-лесно четене. Когато попълните писмото, помолете някой друг да го прочете за вас. Накарайте ги да хвърлят поглед накратко на писмото. Има ли твърде много текст на страницата? Лесно ли е да видите отделните параграфи?

Информация за връзка

Първата част от вашето писмо трябва да съдържа информация за контакт и информация за контакт на лицето, което пишете. Включете и датата, на която пишете в горната част на писмото си.

Поздрав от писмо

Освен ако не познавате добре читателя и обикновено се обръщате към тях с първото си име, трябва да включите личното име на лицето и пълното му име в поздрава (т.е. "Уважаеми г-н Джеймс Франклин"). Ако не сте сигурни в името на читателя, включете неговото / нейното заглавие (т.е. „Уважаеми ръководители на маркетинга“). Ако не сте сигурни в пола на читателя, просто посочете тяхното пълно име и избягвайте личното заглавие (т.е. „Скъпи Джейми Смит“). Ако не сте сигурни в пола, името и заглавието на читателя, просто напишете: "За кого може да се отнася." Оставете един ред празен след поздрава.

Писмени абзаци

Параграфите от професионалните писма трябва да бъдат относително кратки. Първият параграф може да включва кратко любезно отваряне и кратко обяснение на причината за писането. Вторият параграф (и всички следващи параграфи) трябва да се разшири върху причината за писане. Последният параграф трябва да повтаря причината за писането и, ако е приложимо, да посочите плана си за действие (или да поискате от читателя да предприеме някакъв вид действие).

Затваряне

Когато пишете бизнес писмо или имейл съобщение, важно е да затворите писмото си по професионален начин, така че писмото ви е изцяло написано и професионално.

Подпис

Когато изпращате хартиено писмо, завършете писмото с вашия подпис, ръкописно, последвано от въведеното име. Ако това е имейл, трябва само да въведете името си.

И накрая, не забравяйте да проверите писмено и да коригирате писмото, преди да го изпратите. Отново помолете член на семейството, приятел или колега да го прегледа за вас. Винаги е добре за друг чифт очи да погледнете, защото е трудно да хванете собствените си грешки.

Формат на бизнес писмото

Прегледайте форматирано бизнес писмо с информация за това какво да включите във всеки раздел на вашето писмо.

Пример за бизнес писмо

Име, фамилия

Вашият адрес

Вашият град, пощенски код на държавата

Вашият телефонен номер

Твоят имейл

Дата

име за контакт

Заглавие

Име на фирмата

адрес

Град, пощенски код на държавата

Уважаеми господине! Фамилия:

Пиша ви, за да ви поканя на мрежова сесия, която създаваме за нашите аспиранти по компютърни науки тук в университета Hazelwood. Ние се фокусираме върху ИТ компаниите и смятаме, че Вашата компания ще бъде перфектна. Той винаги е добре посетен и това е чудесен начин да запълните всички отворени позиции.

Събитието е насрочено за 30 април от 1 - 17 часа в Студентския център Хол Хол. Ако проявявате интерес, моля, уведомете ме и мога да резервирам място за вас или вашия мениджър на наемане. Чувствайте се свободни да пишете на [email protected] или ми се обадете на 555-555-5555, ако имате някакви въпроси или бихте искали повече информация.

Благодаря ти.

Ръкописен подпис (за хартиено писмо)

Вашето въведено име

Още примери

Прегледайте примерите за бизнес писма за различни бизнес, професионални и свързани със заетостта кореспонденция, включително образци и шаблони за писма и имейли.