Как да напишем примерен бизнес писмо

Тази извадка включва формалните компоненти на пълните блокови бизнес писма. Някои от тези компоненти не са задължителни за типични бизнес писма, свързани със заетостта. Можете да изтеглите или копирате образци, примери или образци на бизнес писма, свързани със заетостта, като кликнете върху връзките по-долу. Вижте изображението на бизнес писмо за насоки за всяка стъпка от процеса.

• Писма за оставка
• Благодарствени писма
• Писма за препоръка (справка)
• История на заплатите и писма
• Възобновете мотивационните писма

Този формат е само ръководство. Варианти и персонализации са често срещани. Искате ли да изтеглите тази проба без графиките? Кликнете върху Изтегляне на образци тук или в менюто по-долу.

Компоненти за пълния бизнес блок

Адрес за връщане: Ако вашата канцелария има бланки, прескочете това. В противен случай въведете вашето име, адрес и по желание телефонен номер. Тези дни е обичайно да се включи и имейл адрес.

Дата: Въведете датата на Вашето писмо от две до шест реда под бланката. Три са стандартни. Ако няма бланка, въведете го там, където е показано.

Референтна линия: Ако получателят конкретно поиска информация, като например справка за работа или номер на фактура, въведете я на един или два реда, непосредствено под датата (2). Ако отговаряте на писмо, направете го тук. Например:

• Re: Работа # 625-01
• Re: Вашето писмо от 1/1 / 200x.

Специални пощенски известия: Въведете всички главни букви, ако е необходимо. Примерите включват:

• СПЕЦИАЛНА ДОСТАВКА
• СЕРТИФИЦИРАНА ПОЩА
• ВЪЗДУШНА ПОЩА

Нотации при пристигане: Въведете всички главни букви, ако е необходимо. Може да искате да включите нотация за лична кореспонденция, като например писмо за оставка. Включете същото върху плика. Примери за това са:

• ЛИЧНИ
• ПОВЕРИТЕЛНО

Вътрешен адрес: Въведете името и адреса на лицето и / или компанията, на които изпращате писмото, от три до осем реда под последния въведен от вас компонент. Четири линии са стандартни. Ако въведете линия за внимание, пропуснете името на човека тук. Направете същото и върху плика.

Линия на внимание: Въведете името на лицето, на което изпращате писмото. Ако въведете името на човека в Вътрешния адрес, пропуснете това. Направете същото и върху плика.

Обръщение: Въведете името на получателя тук. Напишете г-н или г-жа Фамилия, за да покажете уважение, но не предполагайте правопис или пол. Някои общи поздрави са:

• Дами:
• господа:
• Уважаеми господине:
• Уважаеми Господине или Госпожо:
• Уважаеми Пълно име:
• За кого може да се отнася:

Ред на темата: Въведете същността на вашата буква във всички главни букви, или надясно или центрирано. Бъдете кратки на един ред. Ако въведете Референтна линия, помислете дали наистина имате нужда от тази линия. Макар че това не е наистина необходимо за повечето писма, свързани със заетостта, примерите са по-долу.

• ПРЕДМЕТ: РАЗПИСАНИЕ
• СПРАВКА ЗА РЕФЕРЕНЦИЯ
• ЗАПИТВАНЕ ЗА РАБОТА

тяло: Въведете две интервали между изреченията. Дръжте го кратко и по същество.

Безплатно наблизо: Това, което пишете тук, зависи от тона и степента на формалност. Например:

• С уважение (много формално)
• Искрено (типично, по-малко формално)
• Много истински твой (учтив, неутрален)
• Сърдечно (приятелски, неформално)

Блок с подписи: Оставете четири празни реда след Безплатно наблизо да подпишете името си. Подпишете името си точно както го напишете под подписа си. Заглавието е по избор в зависимост от значимостта и степента на формалност. Примери за това са:

• Джон Доу, мениджър
• P. Smith

  Директор, Техническа поддръжка

• Р. Т. Джоунс - старши полеви инженер

Инициализации: Ако някой е въвел писмото за вас, той или тя обикновено включва три от вашите инициали във всички главни букви, а след това два от неговите във всички букви. Ако сте въвели собственото си писмо, просто го пропуснете, тъй като името ви вече е в Блок с подписи. Общите стилове са по-долу.

• JAD / cm
• JAD: cm
• CLM

Нотация за приложение: Тази линия казва на читателя да погледне в плика за още. Въведете единствено число само за едно заграждение, множествено число за повече. Ако не заключите нищо, пропуснете го. Общите стилове са по-долу.

• ограждане
• Приложения: 3
• Ограждения (3) t

Копия: Стои за копия (преди това въглеродни копия). Посочете имената на хората, на които разпространявате копия, по азбучен ред. Ако адресите ще бъдат полезни на получателя на писмото, включете ги. Ако не копирате писмото си на никого, пропуснете го.

Общи съвети

• Сменете текста в скоби с посочения компонент. Не пишете скобите.
• Опитайте се да запазите писмата си на една страница, но вижте страница 2 от тази проба, ако имате нужда от продължаване на страниците.
• Колко празни редове, които добавяте между редове, които изискват повече от един ред, зависят от това колко място е налично на страницата.
• Същото важи и за маржовете. Един и половин инч (108 точки) за къси букви и един инч (72 точки) за по-дълги букви са стандартни. Ако има бланка, неговата позиция определя горния марж на страница 1.
• Ако не напишете един от по-официалните компоненти, не оставяйте място за тях. Например, ако не въвеждате Референтна линия, Специални нотификации за изпращане и Пристигащи нотации, въведете Вътрешния адрес четири реда под Датата.