Как Супервайзерът може да управлява отсъствието от работа

Според проучване на непланираното отсъствие на CCH, работодателите губят позиция, когато става въпрос за запазване на работниците на работното място. Непланираните проценти на отсъствията са се повишили до най-високото си ниво от 1999 г. насам. Това, което продължава да бъде най-тревожно, е, че почти двама от трима служители, които не се появяват на работа, не са физически болни.

За повечето компании отговорността за управление на отсъствията е паднала главно върху непосредствените ръководители. Тези надзорни органи често са единствените хора, които са наясно, че определен служител отсъства.

Те са в най-добра позиция да разберат обстоятелствата около отсъствието на индивида и да забележат проблем на ранен етап. Ето защо тяхното активно участие в процедурите за отсъствие на компанията е от основно значение за цялостната ефективност и бъдещия успех на политика или програма за отсъствие.

За да се гарантира, че надзорните органи са удобни и компетентни в управлението на отсъствията от работа, те трябва да имат пълната подкрепа на висшето ръководство. Всички страни трябва да са наясно с целта на политиките и процедурите за отсъствие. Трябва ли да има несъответствия между отделите; една политика може да загуби своята ефективност.

За да се осигури по-голяма съгласуваност, надзорните органи следва да бъдат обучени в отговорностите си по отношение на управлението на отсъствията, да се консултират как да провеждат ефективни интервюта за връщане на работа и да се обучават при използването на дисциплинарни процедури, когато това е необходимо.

Отговорности на надзорния орган

В допълнение към гарантирането, че работата е подходящо покрита по време на отсъствието на служителя, има редица други критични действия, които надзорните органи трябва да предприемат, за да управляват отсъствията. Те трябва:

• гарантира, че всички служители са напълно запознати с политиките и процедурите на организацията за справяне с отсъствието,
• да бъде първата точка на контакт, когато служител телефонира в болни
• да поддържат достатъчно подробни, точни и актуални досиета за отсъствието на своите служители (напр. дата, естество на заболяването / причина за отсъствие, очаквана дата за връщане на работа, удостоверяване от лекар, ако е необходимо),
• идентифицират всякакви модели или тенденции на отсъствия, които предизвикват загриженост,
• провеждат интервюта за връщане на работа
• при необходимост да прилагат дисциплинарни процедури.

Интервю за връщане на работа

Обучението на надзорните органи за това как най-добре да управляват отсъствията трябва да включва инструкции за провеждане на ефективни и справедливи интервюта за връщане на работа. Последните национални проучвания показват, че тези интервюта се разглеждат като един от най-ефективните инструменти за управление на краткосрочното отсъствие от работа.

Дискусията за връщане към работа ще позволи на надзорния орган да приветства служителя да се върне на работа, в допълнение към демонстрирането на силен ангажимент на ръководството да контролира и управлява отсъствията на работното място. Интервюто ще даде възможност да се направи проверка, че служителят е достатъчно добър, за да се върне на работа.

Необходимата документация може да бъде завършена, така че отсъствието и неговото заключение да бъдат правилно записани. Фактът, че съществува установена процедура за разследване и обсъждане на отсъствието с служител, може сама по себе си да действа като възпиращ фактор за неприсъствие поради неискрени причини.

Интервютата трябва да се провеждат възможно най-бързо след завръщането на отсъстващия на работа (не по-късно от един ден след неговото връщане). Служителят трябва да има достатъчно възможности да очертае причините за неговото или нейното отсъствие. Надзорният орган трябва да използва интервюто като време, за да проучи всички въпроси, които служителят може да има, които водят до отсъствие.

Целта е да се насърчи отворена и подкрепяща култура. Процедурите са въведени, за да се гарантира, че при необходимост се предлагат помощ и съвети и се гарантира, че служителят е готов да се върне на работа.

Служителите обикновено оценяват възможността да обяснят истинските причини за отсъствие в рамките на формализираната структура. Ако надзорникът се усъмни в автентичността на причините, дадени за отсъствие, той / тя трябва да използва тази възможност, за да изрази всякакви съмнения или притеснения.

По всяко време служителят трябва да е наясно, че интервюто не е само част от фирмените процедури, а значима среща, по време на която отсъствието е отбелязано и може да има последствия за бъдещата заетост. Дисциплинарната процедура на компанията, в случай на неприемливи нива на отсъствие, трябва да бъде обяснена на служителя.

Никога по време на срещата интервюто не трябва да стане форма на наказание, а трябва да се разглежда като повод да се подчертае и обясни последиците от отсъствието в отдела. Огромното мнозинство от служителите извличат чувство на гордост и постижения от работата си и управлението трябва да бъде насърчавано да третира тези лица като отговорни възрастни.

Препоръчителни дисциплинарни процедури, ако продължава отсъствието

Следващите насоки очертават препоръчителните стъпки, които трябва да се предприемат в случаите, когато краткосрочни отсъствия се считат за над допустимото ниво за определен период от време.

Етап 1: Интервю за консултиране

• Непосредственият ръководител трябва да съветва служителя за загрижеността си за отсъствията, да се опита да установи причините за болестта и да определи какво трябва да се направи, за да се подобри присъствието.
• Ако на този етап се установи някакво медицинско състояние и е вероятно да окаже въздействие върху годността за работа, надзорникът трябва да уреди среща с одобрен от компанията лекар. Това следва да бъде потвърдено писмено от служителя в рамките на пет работни дни.
• Ако от дискусията проблемът не изглежда да се дължи на непригодност за работа, надзорникът трябва да съветва служителя, че докато записаните заболявания могат да бъдат истински, се очаква постоянно подобряване на присъствието или следващия етап от процедурата ще бъдат взети.
• Преглед на присъствието автоматично ще се прави всеки месец за следващите шест месеца.

Етап 2: Първи официален преглед (вербален предупредителен етап)

• Ако отсъствието на служителя продължи да се влошава след анализ и редовен мониторинг, той трябва да бъде поканен да присъства на официална среща за преглед с надзора.
• Документът за отсъствието трябва да бъде подробно описан в писмо, което приканва служителя за това интервю. Служителят трябва да бъде уведомен, че има право да бъде представлявана от синдикален представител или колега според случая.
• Целта на тази среща е:

  - продължават да обсъждат основните причини за отсъствията, t

  - да информирате служителя за услугата и да повлияете на разходите за нейното отсъствие;

  - предупреждава служителя (освен когато решава да потърси медицинска помощ), че ако няма съществено и трайно подобрение, заетостта й може да бъде прекратена поради неспособността й да поддържа приемливо ниво на посещаемост. Това представлява устното предупреждение.

• Когато е оправдана медицинска помощ, трябва незабавно да се предприемат действия. Поради това заседанието се отлага само за да може тази част от процеса да бъде завършена. В рамките на пет работни дни служителят трябва да получи медицинска помощ. След това срещата се събира отново с HR и се обсъжда мнението на лекаря.
• Ако лекарят потвърди пригодността за работа, служителят трябва да бъде предупреден за последствията от продължаващото отсъствие.

Етап 3: Втори официален преглед (писмен етап на предупреждение)

• Редовното наблюдение показва, че не е имало подобрение в отсъствието на модел, а втората официална среща ще бъде организирана с HR.
• Писмото, с което се кани служителят на срещата, ще включва записите за липсата и отново съвети за представителство.
• Всяка нова информация, дадена на срещата относно болест или промяна в естеството на заболяването, може да се наложи да бъде оценена от одобрен от компанията лекар.
• На служителя трябва да се даде възможност да обясни досието си за отсъствие. Ако е уместно, надзорникът трябва да информира служителя, че е издадено официално писмено предупреждение и че това предупреждение ще остане в досието на служителя за определен период от време. Копие от предупреждението се издава на служителя и на неговия представител.
• Служителят трябва да бъде информиран, че неспазването на очакванията за присъствие на компанията и подобряването на неприемливите данни за отсъствие ще доведе до прекратяване на трудовото правоотношение на служителя.
• Когато е налице съмнение за годност за работа, продължете с възможностите за преразпределение в съответствие с насоките, получени от лекаря. Консултирайте се с представителя на синдикатите на служителя (ако е приложимо) относно процеса и възможностите за преразпределение.

Етап 4: Временно спиране от работа

• Ако след изпълнението на предходните етапи на дисциплинарния процес не настъпи подобрение, ръководството може да продължи с временно спиране без заплащане. Намерението за суспендиране трябва да бъде потвърдено писмено с подробности за началната и крайната дата. Копие от писмото за суспендиране трябва да бъде изпратено до представителя на служителя (ако е приложимо).

Етап 5: Прекратяване на заетостта

• Това е последният етап от дисциплинарния процес, при който служителят се уволнява поради невъзможност да се съобразят с изискванията на компанията за присъствие на работа. Уволнението може да се извърши само с писменото разрешение на висш ръководител и HR.
• Писмото, призоваващо служителя, отново ще включва съвети за представяне и ще очертае записа за отсъствие. Служителят трябва да бъде уведомен, че в резултат на интервюто той или тя може да бъде уволнен поради невъзможност да изпълнява служебни задължения.
• Отново може да се наложи консултация с лекаря на компанията, ако има някаква нова информация относно здравето на работника или неговата работоспособност.
• Ако бъде взето решение за отхвърляне въз основа на способност, копие от писмото за уволнение трябва да бъде изпратено до представителя на служителя (ако е уместно).
• Служителят може да има право да обжалва уволнението. Жалбата следва да бъде в съответствие с дисциплинарните процедури на дружеството.

Предизвикателства при управлението на отсъстващите от работа

Имайте предвид, че надзорните органи често са неудобни или не желаят да докладват за тези, които са надхвърлили приемливите нива на отсъствия. Поради многото натиска, който вече има върху надзорните органи, последователното прилагане на политиките за отсъствие от работа не винаги е основният им приоритет.

Важно е да се опитаме да вземем субективността от управлението на отсъствията от работа и да гарантираме, че всички служители се третират еднакво. От съществено значение е да бъдем последователни, упорити и честни към всички. Когато липсата не е адресирана или адресирана по непоследователен начин, може да се стигне до по-нисък морал.

Мнозинството от служителите ще оценят политиките и програмите, които са улесняващи, а не наказателни. Строгите или наказателни мерки, които принуждават служителите да идват на работа, могат да доведат до това, че служителите ще станат „отсъстващи по време на работа“.

Те правят възможно най-малко и се противопоставят на всяко усилие да ги накарат да направят повече. Трябва да се прилагат и други програми, които да помагат на служителите да присъстват на работното място, като гъвкаво планиране на работата, споделяне на работа, награди за посещаемост и уелнес програми.

-------------------------------------------------

Стефани Йоржес е консултант по лидерство във Водещ по-висш и е специализирана в подпомагането на претоварени лидери, които печелят по време на работа и успяват в живота.