Как да създадете успешна програма за предложения на служителите

Клопките на една лошо замислена програма за предложения на служителите са многобройни, легендарни и най-често - лесни за избягване. Внимателно изградената програма за предложения на служителите, която се стартира с организационна ангажираност, яснота и непрекъсната комуникация, може да повлияе положително на крайния резултат и мотивацията и ентусиазма на служителите ви.

Недобре замислена, набързо стартирана, неопределена програма за предложения на служителите може да изключи хората и да генерира недобросъвестност, цинизъм и недоразумения. Това е съдбата на много програми за предложения на служители, които безразсъдно стартират чрез кутия за предложения на служителите.

Вашата фирма се нуждае от програма за предложения на служителите?

Преди да стартирате програма за предложения на служителите, помислете за вашата корпоративна култура. В момента получавате ли пресни и внимателни идеи?

Предложенията на служителите вече ли проникват на повърхността на срещите на персонала и в случайния разговор? Ако е така, може би са необходими по-неформални методи за култивиране на нови идеи, а не пълноценна програма за предложения на служителите или поле за предложение на служителите.

Може би ще можете да планирате сесия за мозъчна атака на отдели или да генерирате идеи за конкретни теми по време на част от седмичната си среща с персонала. Можете да настроите ден на месец за обяд, на който всеки служител трябва да подаде поне една идея.

Можете да помолите вашите мениджъри да представят три идеи на служителите на срещата на всеки ръководител. Творчеството ви служи добре в генерирането на идеи.

Ако не, започнете с въпроса каква е културата ви, която в момента задушава идеите? Ще продължат ли да съществуват тези проблеми, когато прилагате програма за предложения на служителите? Ако е така, вашата успешна програма за предложения за служители трябва да елиминира или заобикаля тези пречки, преди да започнете.

Програмите за предложения на служителите, включително често прилаганата кутия за предложения, трябва да бъдат внимателно конструирани и внедрени, тъй като те са тромави, трудно се поддържат, отнемат много време, могат да причинят по-твърди чувства от положителните резултати и трябва да бъдат стриктно и справедливо управлявани.

Елементи в успешна програма за предложения на служителите

Няколко програми за предложения на служители са успели, но програмите за предложения на служителите, които са успели, споделят общи елементи на успех. Може да се спрете на броя на факторите, считани за важни за успеха на програмата за предложения на служителите, но това са фактори, общи за всеки успешен работен процес, който отнема време на служителите и предлага възможност за значителни награди и признание.

Ако следвате програма за предложения на служителите, за нейния успех трябва да се случи следното.

Назначаване на екип за многофункционален преглед на предложения

Екип с различни функции трябва да прегледа предложенията, които трябва да бъдат потвърдени в рамките на 48 часа. Ако този екип е всички мениджъри или всички директори, той може да бъде възприет като неприкосновеност или блокиране на промяна. Той обаче ще има правомощията да прилага предложенията, които получава.

Ако включва други служители, процесът може да отнема време и да се възприема като служещ за лични интереси. Споразумението и собствеността на висшето ръководство се превръщат в втора стъпка в процеса на одобрение. Хората от екипа трябва да са готови да се променят и да искат да попитат „защо не“, а не „защо“?

Финанси, особено, и всички други отдели трябва да бъдат представени в екипа за преглед на предложенията. Ако мениджърите или директорите прегледат предложенията, прегледът трябва да бъде част от редовно насрочено заседание, с предложения, разпределени и разгледани предварително.

Ако екипът се среща по-често, отколкото месечно, той става повече работа, отколкото хората обикновено желаят. Завъртайте членовете на този екип 4-6 пъти годишно, но не всички членове наведнъж, ако екипът на служителите, който работи между вас, е избраното от вас средство за преглед на предложения. Изборът на членовете на екипа за екипа за преглед на предложения трябва да отразява начина, по който бизнесът обикновено се осъществява във вашата култура.

Ето още идеи за проектиране и администриране на ефективна програма за предложения на служителите - извън полето за предложения.

Създайте насоки за програмата си за предложения за служители

Публично съобщаване на процеса на подаване и преглед на предложенията

Процесът, определен за подаване и преглед на предложенията в програмата за предложения на служителите, трябва да бъде публично оповестена. Споделете всички насоки и най-вече целите, които се опитвате да постигнете, като започнете програма за предложения на служителите.

Създайте насоки за процеса на предложения за служители

Трябва да зададете насоки, като например кои теми са отворени за предложения. Това вероятно ще включва идеи, които засягат спестяването на разходи, качеството, производителността, подобренията в процеса, генерирането на приходи и подобряването на морала.

В противен случай, като малък мениджър на компанията във Флорида откри, че е обещал 25 долара на служител в полето за предложения на служителите; той получи редица предложения на служителите, които ги включиха. Сложете машина за сладолед в залата за обяд, сложете машина за царевица в трапезарията и всеки служител, който отговаря на ежедневните им количества, трябва да може да се прибира вкъщи, независимо от времето на деня.

Предложенията на служителите трябва да предоставят подробности за подобряването

Предложението на служителя трябва да бъде нещо повече от предложение. Той трябва да предостави някои подробности за начина, по който вносителят смята, че предложението трябва да бъде приложено. Лесно е да премахнете една идея, така че трябва да изисквате допълнителните подробности да придружават идеята, а не пълен план за действие, но поне повече подробности, отколкото идея.

Предложението на служителите трябва да опише потенциалното въздействие

Определено изисква "защо" и "как" идеята ще повлияе на компанията, включително анализ на икономиите на разходи. В същото време, в рамките на тези параметри, процесът на предложение трябва да бъде прост. Една компания, която се опита да поиска предложения от служители, имаше форма на предложение за служители на три страници и мениджърите се питаха защо не са получили предложения за служители.

Различайте по различен начин с предложения за собствена работа на служителя

Идеите, които са свързани с работата на дадено лице, не трябва да се разглеждат или трябва да се разглеждат по различен начин. В Тойота всяка година се генерират милиони предложения. Причината да имат толкова много предложения на служителите е, че техните служители са тясно насочени към подобряване на собствените си работни места.

Служителят мисли за идея за подобрение, споделя го с неговия надзорен орган и след това, ако е оправдано, идеята се изпълнява незабавно. Няма времеемък процес или група мениджъри, които трябва да вземат предвид повечето идеи. При този сценарий мениджърите трябва да могат да възнаграждават хората, които измислят идеи, които отговарят на параметрите на програмата.

Поставете служител, натоварен с програмата за предложения на служителите

Трябва да посочите администратор за програмата за предложения на служителите, който ще се увери, че процесът се движи както е обещано. Една средна по големина фирма за производство на Мичиган се намери със списък от над сто предложения, които бяха затънали в комитет за преглед, който продължаваше да отлага срещите. Какъв морален шум за хората, които така се надяваха да обърнат внимателно тези предложения.

Да комуникира процеса на предложения и целите

Публично съобщавайте за процеса, за който сте взели решение с всички насоки и особено за целите, които се опитвате да постигнете, като започнете програма за предложения на служителите. Задайте насоки като темите, отворени за предложения: спестяване на разходи, качество, производителност, подобряване на процесите, идеи, генериращи приходи, и по-добра мотивация на служителите и положителен морал.

Един старши мениджър трябва да подкрепи програмата за предложения на служителите и да участва в комисията за оценка. Това придава доверие на програмата за предложения на служителите и кара участниците да се чувстват важни.

Ето още идеи за проектиране и администриране на ефективна програма за предложения на служителите - извън полето за предложения.

Награди и признание в програмата Ви за предложения за служители

Наградата за внесени предложения трябва да бъде ясно дефинирана на предния край. Ако предложението на служителя е идея за спестяване на разходи, в много програми за предложения на служителите, служителят получава процент от спестяването на разходи: често тази награда може да се равнява на пет до двадесет процента от доказаните икономии на разходи.

Когато мислите за програмата си за предложения за служители, осъзнайте, че е трудно да се „докажат“ икономиите на разходи, ако нямате добри номера, определящи процеса, преди предложението на служителите да бъде приложено. Така че, често първата стъпка в реализирането на предложения за спестяване на разходи е да се "измери" процеса, за да се уверите, че знаете как се изпълнява процесът.

Други, по-малко измерими процесни идеи се нуждаят от стандартна награда.Често признаването е най-важно за служителя.

Наградите могат да включват стоки с логото на фирмата, подаръчни сертификати, обяд с мениджър по избор на служителя, тримесечна вечеря за награди и точки за закупуване на по-скъпи артикули от каталози.

Всъщност, предвид трудностите при измерването на резултата от много предложения на служителите, някои компании предлагат тези награди за признаване, дори когато идеите допринасят значително за крайния резултат. Това не е толкова мотивиращо, тъй като служителят получава част от спестяванията, реализирани през определен период от време, например година.

Обратна връзка в програмата Ви за предложения за служители

Направете обратна връзка на хората с предложения частни, особено ако идеята е отхвърлена. В противен случай хората ще се откажат да притискат вратовете си, като предлагат необичайни и вероятно най-плодотворните предложения.

От друга страна, когато предложението на служителя е изпълнено и то води до възнаграждение, публично признаване на приноса на събрание на персонала, с разрешение на участващия служител. Освен това, можете да публикувате предложението на служителите, имената на служителите в екипа по внедряване и наградата, дадена за предложението.

Поддържането на участниците в програмата за предложения на служителите в крак с напредъка на техните предложения в програмата е по-важно от предоставянето на бърз отговор на кандидата. Служителите просто искат да знаят какво се случва по пътя с техните идеи.

В много организации предложенията сякаш изчезват в тъмна дупка, от която те може да не се появят в продължение на месеци - гарантирано неуспех за програмата за предложения на служителите.

Популярният подход към внедряването на предложения е да се включи предложението за всеки екип за внедряване. Това запазва и предложенията да се превърнат в разумни. Като минимум, ако предложението е прието, трябва да имате времева рамка за изпълнение, която съзнавателят разбира и разбира.

Още указатели за вашата програма за успешни предложения за служители

Програмите за предложения на служителите трябва да подчертават качеството на предложенията, а не броя на предложенията. Много програми насърчават обратното, което е една от причините хората лесно да се обезсърчават с тях; те не предлагат много пари за вложените пари и време.

Предложенията за анонимни служители не се насърчават като част от предложения процес или предложение за служители. Хората трябва да бъдат готови публично да застанат зад своите идеи. Най-малкото това е вид фирмена култура, която трябва да насърчите, за да създадете успешна организация.

Всъщност, Питър Блок, един от най-важните гурута за развитие на организацията, който работи днес, е против всяка анонимна обратна връзка (от проучвания на служителите и т.н.), защото анонимната обратна връзка от културата насърчава. Някои служители няма ли да се обръщат към предложения? Вероятно, но се запитайте каква компания искате да създадете? Искате да насърчите служителите да практикуват организационен кураж.

Награда не само на служителите, които представят печелившите идеи. Наградете и признайте мениджърите и надзорните органи, които са свършили най-добрата работа, като насърчават предложенията на служителите и излизат от пътя на напредъка.

Помислете за включване на клиенти и доставчици като съвети, особено след като програмата за предложения на служителите узрее и е успешна.

В миналото са реализирани много програми за предложения. Повечето не успяха, защото организациите не обърнаха внимание на тези въпроси.

Хората са склонни да започват лошо дефинирани, размити програми, които не успяват да определят награди, стратегии за реализация и комуникационни системи. Хората, които не успяват да получат своевременна обратна връзка, спират да представят идеи.

Ако всяка идея стане „защо трябва“, а не „защо не трябва“, хората бързо се обезсърчават. Процесът става шега. Или процесът или полето за предложение просто се игнорират. Колко празни кутии с предложения се намират в компании в Америка? Повече, отколкото бихте искали да броите. Използвайте тези предложения, за да сте сигурни, че процесът или програмата на служителите ви процъфтяват.