Как да водим ефективни срещи на екипа

Ефективните срещи са интересни събития с висока енергия, където членовете на екипа работят заедно, за да вземат решения или да решават проблеми. За съжаление твърде много от срещите, на които присъстваме, изглеждат точно обратното. Най-лошите срещи носят време за пълзене, оставяйки всички психически и емоционално изтощени и повече от малко разочаровани. Разликата е в това как се планират и провеждат срещите.

Най-добрите мениджъри разбират важността на тези събития и те разбират, че създаването на велика среща изисква планиране и умишлено усилие. Тази статия предлага десет съвета, които ще ви помогнат да се възползвате от това ценно време за сътрудничество с екипа си. Следват съвети как да засилите срещите на екипа си.

Имате положително отношение към срещите

Това е най-важното нещо, което един мениджър може да направи като лидер, за да подобри екипните срещи. Изненадващо е колко мениджъри се гордеят да обявят неприязън към срещите, но постигат значителни резултати, решават проблеми, вземат решения, информират, вдъхновяват, сътрудничат и мотивират мениджърите да работят с хората.

Това означава, че понякога тези хора се събират в една стая или на конферентен разговор и говорят с тях. Управлението не е да седиш в офиса, а вратата да затваря да изпраща имейли. Като лидер, опитайте се да разглеждате срещите като проявление на лидерството. Времето за лидерство показва време, а не нещо, което да се уплаши като пътуване до зъболекаря.

Не забравяйте, че сте собственик на срещата

Не делегирайте планирането на дневния ред на административен асистент или друг член на екипа. Като лидер, това е Вашият среща, за да планирате и изпълните. За да се поставите в правилното съзнание, попитайте и отговорете на следния въпрос: "След тази среща, какво ще искам хората да са научили, постигнали или решени?"

Винаги подготвяйте дневен ред

Всичко, което някога ще прочетете за ефективни срещи на работното място, включва съвети за подготовка на дневен ред. И все пак, ние всички сме се явили на среща, където няма дневен ред, който да бъде намерен. Актът за планиране на дневния ред спомага за фокусиране и идентифициране на приоритетните теми за срещата.

Поискайте информация за дневния ред

Въпреки че основната отговорност на мениджъра е да разработи дневния ред, членовете на екипите могат да бъдат поканени да допринесат за точките от дневния ред. Изпратете покана за идеи няколко дни преди срещата.

Подправете го

Поставете малко разнообразие във формата. Ето няколко неща, които можете да направите, за да подправите срещите на екипа си:

• Поканете гост-лектори
• Празнувайте нещо
• Провеждане на “кръгла маса за учене” - членовете на екипа се обучават взаимно
• Гледайте разговор с Тед, който е от значение за дневния ред на срещата
• Изпълнете дейност за изграждане на екип
• Промяна на местоположенията (помислете за провеждане на срещата извън сайта)
• Носете забавна или интересна храна
• Заседание „дневен ред на отделни елементи“
• Попитайте за осветителни кръгли актуализации
• Включете екипа в мозъчната атака
• Превключете столовете или сменете нагоре нищо да разбие монотонността

Позволете някакво “бяло пространство” за спонтанно творчество и ангажираност

Не поставяйте в дневния ред много неща, които се борят да го завършите. Вместо това оставете място за спонтанно обсъждане. Ако срещата приключи по-рано, нека всички да отидат рано. Всеки оценява и намереното време.

Използвайте срещите на екипа за сътрудничество

Вместо просто да споделяте информация, опитайте да решите проблем или да работите с групата, за да постигнете решение. Да, това е предизвикателство и може да бъде объркано, но там получаваме най-голяма полза от срещите.

Облечете се

Да бъдеш лидер на среща не е да се разиграваш с власт или да злоупотребяваш с властта. Наказанието на някого да закъснее пред екипа е пример за това. Поддържайте чувство за хумор и своето смирение.

Следвайте-Up

Следете действията и се уверете, че хората правят това, което казват, че ще направят. Разочароващо е да се появи на следващата среща и да разберем, че половината от екипа не си направи труда да направи това, за което се ангажираха на последната среща. Проследяване преди заседанието и да потърси отговорността на отделните лица за техните ангажименти.

Бъдете ръководител на модела

Отборните срещи не са време, за да се отдръпнете от охраната и да отвърнете с екипа си. Дръжте себе си и своя екип на най-високите стандарти на поведение, което означава, че няма никакви цветни шеги, бране на членовете на екипа, цинизъм и сарказъм, или биене на други отдели или ръководство. Помислете за вида лидер, за когото искате да бъдете известни, и след това се покажете на всяка среща същество този лидер.

Долния ред

Възможността да се срещнете и да работите с екипа си е ужасно нещо за губене. Наложително е да развиете дисциплината, за да планирате и провеждате срещи, които хората ценят и тласкат напред.