Как да стартираме ефективни срещи, които водят до резултати

Хората прекарват толкова много време в бизнес срещи, че превръщането на времето за срещи в устойчиви резултати е приоритет за успешните организации. Действията, които правят бизнес срещите успешни, изискват ръководството на ръководителя на срещата преди, по време и след срещата.

Ако се възползвате от тези дванадесет съвета за управление на бизнес срещи, вашите срещи и екипи ще функционират по-добре и ще дадат по-добри резултати.

Действия за предприемане на бизнес срещата

Действията преди бизнес срещата създават основата за постигане на резултатите от срещите. Можете да направите всичко необходимо, но без предварителната работа няма да успеете.

Планирайте бизнес срещата

Ефективните бизнес срещи, които водят до резултати, започват с интелигентно планиране. Първо, определете дали се нуждаете от други служители, които да ви помогнат да планирате срещата (т.е. да дърпате хора от няколко отдела). След това решете какво ще постигнете чрез провеждане на срещата и ще определите възможни цели за Вашата среща.

Целите, които поставяте за бизнес срещата, ще създадат рамка за ефективен план за срещи. Както казва Стивън Кови в "Седемте навика на високоефективните хора", "Започнете с мисълта за края". Целта на Вашата среща ще определи фокуса на срещата, дневния ред на срещата и участниците, които ще трябва да присъстват на срещата.

Уверете се, че имате нужда от среща

Може да звучи назад, но след като сте разработили плана си за бизнес среща, уверете се, че дадена среща е подходящо средство за постигане на целите, които сте си поставили. Провеждането на срещи е скъпо начинание, когато се вземат предвид разходите за участие на участниците. Направете всичко възможно, за да определите, че срещата е най-добрата възможност за решаване на проблема, подобряване на процеса или създаване на дългосрочна или краткосрочна стратегия за вашия екип или отдел.

Осигуряване на подходящо участие в заседанието

Ако бизнес срещата е подходящо средство за постигане на целите ви, проверете с участниците, чието присъствие е необходимо, за да успеете срещата. Това може да звучи като безсмислено, но то отблъсква най-съвестния лидер - ключовите участници трябва да са на разположение да присъстват на срещата.

Понякога хората изпращат делегати в тяхно отсъствие. Ако даден делегат присъства на мястото на ключов отговорник, уверете се, че определеният член на персонала има правомощия да взема окончателни решения, които могат да бъдат подписани. В противен случай отложете срещата.

Разпределете и прегледайте предварителната работа преди срещата

Колко срещи сте посещавали, започвайки с фасилитатора на срещата, който раздаваше хартия или направи презентация на PowerPoint, за да започне дискусията? Това е разочароващо, защото става дума за меки тактики; срещата става група за четене - едва ли е продуктивна за вашия бизнес.

Можете да направите бизнес срещите най-продуктивни и да осигурите резултати, като осигурите необходимата предварителна работа преди срещата. Предоставянето на предварителна работа, диаграми, графики и материали за четене 48 часа преди началото на срещата означава, че всеки е готов да скочи точно.

Документацията, която ще ви помогне да постигнете целите на срещата, може да включва следното:

• доклади и данни
• графики и връзки към конкурентна информация
• месечни продажби
• производствени планове
• Слайдове на Microsoft PowerPoint, които илюстрират ключови дискусионни въпроси
• протоколи, бележки и последващи действия от предишни срещи или свързани срещи и проекти

Действия по време на бизнес срещата

По време на бизнес срещата, ако използвате ефективно времето, ще изградите ентусиазъм по темата и ще генерирате ангажимент от участниците. Хората ще се чувстват част от нещо по-голямо от ежедневните им предизвикателства. Ето защо една добре организирана, активна среща, която ще постави основата за последващи действия, ще доведе до резултати от заседанията.

Ефективно улесняване на бизнес срещите

Ръководителят на срещата поставя положителен, продуктивен тон за взаимодействие между участниците в срещата. Ефективното улесняване на срещите започва с преглед на целите или очакваните резултати от срещата и дневния ред. Фасилитаторът помага на членовете на групата да бъдат фокусирани и продуктивни.

Дизайнът на срещата и дневният ред определят рамката на срещата. Ефективен фасилитатор, който държи участниците на път, осигурява постигането на очакваните, желани резултати като резултат от срещата.

Включете всеки участник в приложими действия

Всяка работна група има различни личности, които се появяват за срещи. Имате тихи колеги, както и хора, които се опитват да доминират във всяка дискусионна точка. Независимо дали улеснявате или присъствате на срещата, трябва да включите всеки участник в процеса на целите на срещата.

Това гарантира, че всеки участник ще бъде инвестиран в темата на срещата и ще продължи. Няма да имате един член - или себе си - да се опитвате да носите целия товар.

Създайте ефективен план за проследяване на бизнес срещите

По време на бизнес срещата направете план за последващи действия с точки за действие. Ефективните планове включват следното:

• Елементът на конкретното действие
• Името на лицето, което е станало собственик, за да изпълни елемента за действие
• Датата на падежа на елемента за действие
• Консенсус за това какво представлява завършването на позицията за действие

Обсъдете реални сценарии и бариери за успех, които членовете на екипа могат да изпитат, когато се опитват да постигнат необходимите за постигане на резултати елементи. Ако имате нужда от последваща среща, настройте времето, преди участниците да напуснат, така че да е в календара на всички.

Действия за предприемане след бизнес срещата

Действията и планирането преди и по време на срещата играят голяма роля в постигането на очаквани, положителни и конструктивни резултати. Вашите действия след срещата са също толкова важни. Последващите действия на следващата планирана среща никога не са достатъчни, за да се постигнат резултати.

Публикуване на протокол за срещи

Публикувайте своите минути и план за действие в рамките на 24 часа. Хората най-ефективно ще допринесат за постигането на резултати, ако започнат веднага с действия. Те все още имат нова памет за срещата, различните дискусионни въпроси и обосновката за всяка среща.

Също така, забавянето в разпределението на минутите ще повлияе на резултатите ви, защото повечето хора чакат за пристигане на минутите, преди да изпълнят ангажиментите си.

Ефективно проследяване на бизнес срещите

Спазването и спазването на сроковете и последващите действия ще ви помогнат да постигнете резултати от срещите си. След срещата всяко лице с точка на действие трябва да изготви план за действие за изпълнение на всеки от своите ангажименти.

Независимо дали пишат стъпките в техния план, делегират задачите на друг служител или изпълняват задачата незабавно, лицето е отговорно за последващите действия.

Освен това можете да подобрите резултатите от срещите, като следвате всеки човек по средата на срещата. Вашата цел е да проверите напредъка и да се уверите, че задачите са в ход.

Отчетност за последващи действия по време на следващата среща

Били ли сте някога седнали на последваща среща, състояща се от всеки участник, който е казал на групата защо не са в състояние да изпълнят ангажимента си? Установяването на нормата или обичаите за отчетност за резултатите започва в началото на цикъла на срещата.

Последващите действия от посредника по средата на срещите помагат, но групата трябва да направи невъзможността да се запазят ангажиментите неприемливи. Накарайте участниците да докладват за напредъка и резултатите на следващата среща с очакването всички участници да са постигнали своите цели. Ако дадена задача е спряна, на следващата среща вижте дали има легитимна пречка за постигане на напредък и да определите как да продължите.

Разгледайте процеса на бизнес срещата за непрекъснато подобрение

Практиката за разбор на всяка бизнес среща е мощен инструмент за непрекъснато подобряване. Участниците се редуват да обсъждат какво е ефективно или неефективно по отношение на текущия процес на бизнес среща. Те също така обсъждат постигнатия от тях напредък по темата.