Как да дадем обратна връзка на отбранителните служители

Обратната връзка е един от най-мощните инструменти в инструментариума на мениджъра за подобряване на работата на работното място.

• Положителната обратна връзка се фокусира върху идентифициране и засилване на поведението, което насърчава висока ефективност.
• Конструктивната обратна връзка - често споменавана като отрицателна обратна връзка - е фокусирана върху идентифицирането и насърчаването на промяна в поведението, което отнема от високата производителност.

Ефективната обратна връзка е специфична за поведението (отрицателна или положителна) и е доставена възможно най-близо до събитието. Докато мотивираните професионалисти оценяват както положителната, така и конструктивната обратна връзка, мениджърите често се чувстват неудобно в предоставянето на тази информация, особено нещо, което се счита за отрицателно. В проучвания и проучвания мениджърите, които се борят с конструктивна обратна връзка, се опасяват, че няма да им се харесат или се страхуват да създадат инцидент, като предложат критика.

Като следвате и практикувате описаните предложения, мениджърът може да извади страха от предоставянето на отрицателна обратна връзка и да превърне разговора в конструктивно събитие.

10 съвета, които ви помагат да постигнете отрицателни отзиви

1. Подчертайте емоциите си. Не искате да критикувате действията на някой друг, когато сте ядосан или разстроен. Ако темпераментът е горещ, отделете време да оставите нещата да се охладят. Докато ефективната, конструктивна обратна връзка се предоставя възможно най-близо до наблюдавания инцидент, ако ситуацията се затопли, е добре да се насрочи среща за следващия ден.
2. Никога не давайте отрицателна обратна връзка пред член на екипас. Намерете частно място. Проведете срещата във вашия офис или насрочете конферентна зала за вашето обсъждане.

1. Съсредоточете се върху наблюдаваното поведение, а не върху човека. Не забравяйте, че целта на конструктивната обратна връзка е да се елиминират поведенията, които намаляват високата производителност. Ако индивидът осъзнае, че е атакуван лично, те бързо ще се превърнат в отбранителни и възможността за смислена дискусия ще бъде загубена.
2. Бъдете конкретни, Ефективната обратна връзка е специфична. Предполага, - Джон, сигурен ли си, че го е направил? може да е истина, но не казва на Джон какво е направил погрешно. Същото важи и за това да казвате на Мария, че тя закъснява твърде често. Вместо това опишете специфичното поведение и идентифицирайте бизнес последиците от поведението. Например: - Мери, когато закъсняваш за смяна, от нас се изисква да задържиш някого от по-ранната смяна. Това изисква от нас да плащаме извънреден труд, това неудобства на колегата ти и може да намали качеството, ако не разбереш конкретната ти работа. разбираш?"

1. Бъдете своевременни, Ако някога сте получавали дълъг списък с отрицателни коментари за обратна връзка на годишен преглед на изпълнението, разбирате колко безсмислен е този принос дълго след това. Обратна връзка от всички видове трябва да се даде възможно най-скоро след събитието.
2. Останете спокойни, Независимо от това колко сте разстроени, никога не си струва да загубите контрол над емоциите си. Както е посочено по-горе, ако имате нужда от време, за да съберете емоциите си, забавете дискусията няколко часа или най-много на ден. Напомнете си, че намерението на обратната връзка е да се насърчи подобряването и да се подходи към дискусията с тази положителна нагласа.

1. Потвърдете вярата си в човека, Той подсилва трета стъпка, но тук вие им казвате, че все още имате вяра в тях като човек и в техните способности; просто желанието им е да се променят. Кажете нещо като "вие сте добър представител за обслужване на клиенти, така че съм сигурен, че виждате необходимостта да бъдете по-търпеливи с клиентите."
2. Спрете да говорите и поканете другата страна да се включи, След като кажете на човека какви конкретни, скорошни действия са неуместни и защо, спрете да говорите. Дайте на другия човек възможност да отговори на вашите изявления и да зададете уточняващи въпроси.

1. Определете и съгласувайте взаимно приемлив план за действие. Съгласувайте какви са бъдещите резултати за служителя. Ако има конкретни неща, от които служителят трябва да започне да прави или трябва да спре да прави, уверете се, че те са ясно идентифицирани. Ако има нещо, което трябва да направите, може би допълнително обучение за служителя, да се споразумеят за това, както добре.
2. Установете време за проследяване.Определянето на ясна дата и време за преглед на действията и подобренията е важна част от процеса на обратна връзка. Той установява отчетност и подобрява вероятността за подобряване на изпълнението.

И помнете, след като сте представили конструктивната обратна връзка и сте се споразумели за план за резолюция и последващи действия, продължете с работата. Не прибягвайте до лоша воля към служителя, защото са направили грешка. Не се придържайте към тях от страх, че могат да направят друга грешка. Наблюдавайте тяхното представяне, както правите всички служители, но не завладявайте.