Как да адресирате бизнес или професионално писмо

В тази ера на текстови съобщения и директни съобщения понякога е трудно да си спомните всичко, което сте научили в училище за писане на официални писма. Може да прекарвате години в кариерата си, без да се налага да пишете повече от професионално изглеждаща електронна поща, но това е важно умение, когато търсите работа, кариерно свързване или изпращане на друга кореспонденция, свързана с бизнеса.

Когато става въпрос за търсене на работа, обаче, трябва да извадите всички спирки. Случайни просто няма да направи, когато се опитвате да впечатлите мениджър наемане и се открояват от конкуренцията. Използването на правилния начин за адресиране на бизнес или професионално писмо е от съществено значение за вашата кариерна и бизнес комуникация.

Когато адресирате писмата си по правилния начин, никога няма да се налага да се тревожите за започване на взаимодействието на грешния крак, преди получателят дори да получи възможност да прочете съобщението ви.

Първо и преди всичко, знайте, че когато пишете писмо или изпращате имейл за работа или бизнес цели, е важно официално да се обърнете към лицето, на което пишете, освен ако не ги познавате изключително добре.

Ако не сте сигурни дали трябва да използвате официален или случаен (първо име) адрес, грешайте от гледна точка на безопасността и използвайте официалното обозначение.

Как да адресирате официално писмо: Г-н, д-р, г-жа или г-жа

Подходящото заглавие, което да се използва при писане на мъж е г-н За жена, използвайте г-жа, дори ако знаете семейното положение на адресата.

Г-жа е по-професионална от мис и г-жа. За лекар или доктор, използвайте д-р като заглавие. Като алтернатива можете да използвате и „Професор“, ако пишете на преподавател в университет или колеж.

Ако не знаете половата идентичност на лицето, към което се обръщате, използвайте неутрален от пола поздрав и просто включете името и фамилията си, напр. "Уважаеми Тристан Долан".

Няколко поздрави към писма са подходящи за кореспонденция, свързана с бизнеса и заетостта. Например:

Примери за поздрави от писмо

• Уважаеми господин Смит
• Уважаеми г-н Джоунс
• Уважаема госпожо Маркъм
• Уважаеми Кили Доу
• Уважаеми д-р Хейвън
• Уважаеми професори Джоунс

Следвайте поздрава с двоеточие или запетая, прекъсване на ред и след това започнете първия параграф на вашето писмо. Например:

Уважаеми господин Смит:

Първи параграф от писмото.

Намиране на лице за контакт

Не е абсолютно необходимо да знаете името на лицето, към което се обръщате, но това не боли, особено ако се опитвате да получите интервю за работа. Обикновено работодателите не успяват да предоставят име на контакт на работа, особено на големи места за търсене на работа.

Струва си да се опитаме да намерим лицето за контакт, тъй като отделянето на време да открие името му ще покаже лична инициатива. Той също така показва внимание към детайлите, които ще говорят добре за вас, когато вашето резюме се преглежда.

Най-добрият начин да намерите името на контакт в компанията е да попитате. Ако свързвате мрежата си в позиция, това е доста лесно - просто направете бележка, за да попитате вашия приятел или колега за името и имейл адреса на най-добрия човек, с когото да говорите за позицията. Ако не го направите, обадете се на главния номер на компанията и помолете рецепциониста за името и информацията за контакт на мениджъра по човешките ресурси (HR), който отговаря за наемането (или ръководителя на такава служба и т.н.).

Ако нито един от тези методи не работи, често можете да разкриете информацията, която търсите, като правите малко интернет. Започнете с уебсайта на компанията и потърсете личен персонал. Често ще виждате контакт за човешките ресурси в страницата за персонала или в директорията на компанията.

Ако това не доведе до резултати, време е да ударите LinkedIn и да направите разширено търсене на заглавия и имена на компании. В този процес може дори да намерите друга връзка с лицето, което търсите. Това никога не е нещо лошо, когато се опитвате да накарате човек да погледне вашето резюме.

Примерно писмо с лице за връзка (текстова версия)

Име, фамилия

Вашият адрес

Вашият град, пощенски код на държавата

Вашият телефонен номер

Твоят имейл

Дата

име за контакт

Заглавие

Име на фирмата

адрес

Град, пощенски код на държавата

Уважаеми господине! Фамилия, Пиша във връзка с предстоящото ви събитие за кариерно развитие в университета. Интересувам се от резервиране на щанд, защото искаме да наемем двама нови дизайнери.

Името на нашата компания е Blue Fox Designs и бих искал да се свържа с някои от вашите студенти по дизайн и изкуство, които ще завършат тази година. Ние се фокусираме върху съвременния вътрешен интериорен дизайн и декорация.

Моля, уведомете ме, ако имате място в събитието. Можете да ми пишете на [email protected] или да се обадите на мобилния си телефон на адрес 555-555-5555.

На Ваше разположение, Подпис на ръка (за хартиено писмо)

Вашето въведено име

Когато нямате контактно лице

Ако нямате лице за контакт в компанията, или да оставите поздрава от мотивационното си писмо и да започнете с първия параграф или да използвате общ поздрав. Например:

• За кого може да се отнася
• Уважаеми мениджър на наемане
• Уважаеми мениджър човешки ресурси
• Уважаеми Господине или Госпожо (бъдете внимателни при използването на тази, тя може да звучи остаряла)

Следвайте общия поздрав с двоеточие, точно като това:

Уважаеми мениджър на наемане:

Първи параграф от писмото.

Примерно писмо без лице за връзка (текстова версия)

Име, фамилия

Вашият адрес

Вашият град, пощенски код на държавата

Вашият телефонен номер

Твоят имейл

Дата

Уважаеми мениджър на наемане:

Пиша, за да попитам за възможността за всякакви работни места в Woodlynn Publishing. По-конкретно, търся длъжност като административен асистент. Имам шест години опит като административен асистент в Wedgewood Realty в North Grove, но аз ще се преместя в района ви следващия месец, така че търся нова позиция.

Ако имате някакви възможности, моля да ме уведомите. Приложих автобиографията си за ваше внимание. Моят настоящ мениджър, Джон Андерсън, и двама от моите колеги са готови да дадат препратки, за да удостоверят моите квалификации.

Можете да се свържете с мен на [email protected] или на телефон 555-555-5555. Очаквам отговора ти с нетърпение.

На Ваше разположение, Подпис на ръка (за хартиено писмо)

Вашето въведено име

Адресиране на плика

Използвайте плик за размера на бизнеса (# 10) за цялата кореспонденция, изпратена по пощата, като сгънете писмото си на трети.

• Вашият обратен адрес (име, адрес, град, щат и пощенски код) трябва да бъде в горния ляв ъгъл на плика, с печат вдясно.
• Уверете се, че името и адресът на получателя (лице за контакт, фирма, адрес, град, щат и пощенски код) са центрирани върху плика.

Професионални комуникационни умения

Правилното адресиране на бизнес или професионално писмо не е умение, от което се нуждаете само когато търсите работа. След като сте заети, ще откриете, че ще има моменти, когато ще трябва да пишете писма, които изискват официални адреси и поздрави.