Какво е информационна система за човешките ресурси?

Информационната система за човешките ресурси (HRIS) е софтуерно или онлайн решение за въвеждане на данни, проследяване на данни и нуждите от информация за човешките ресурси, заплатите, управлението и счетоводните функции в даден бизнес. Той е полезен за всички процеси, които искате да проследите и от които се надявате да съберете полезни и целенасочени данни.

Обикновено опаковани като база данни, стотици компании продават някаква форма на HRIS и всеки HRIS има различни възможности. Вземете своя HRIS внимателно въз основа на възможностите, от които се нуждаете във вашата компания. Тъй като HRIS стават все по-усъвършенствани, изборът е станал достатъчен, за да парализира практически отдела по човешки ресурси.

Гледането на технологична компания, където съществуват компютърни експерти, преминават през три различни системи за HRIS след десет години, преди да се установят най-накрая върху сегашната си система, е образование в тяхната сложност. Ето защо изборът на HRIS е голямо начинание за бизнеса.

Ключови съображения при разглеждането на Вашите HRIS опции

Изборът на HRIS е стресова ситуация, тъй като съществуват толкова много възможности. Изборът на опции, които са най-подходящи за вашите нужди във вашата компания, е предизвикателство. Преминаването през информацията, предоставена от всяка система, също е предизвикателство.

Продавачите често са поръчани от търговци, които устно могат да ви кажат, че системата ще отговаря на вашите нужди. Уверете се, че проверявате това с множество източници, включително настоящи клиенти, онлайн дискусионни групи, LinkedIn, други членове на SHRM и отзиви на Google.

Това са другите фактори, които трябва да се вземат предвид при избора на HRIS.

• Не забравяйте, че дори ако вашата компания е само няколко души днес, тя може да има два пъти повече, или дори 10 пъти повече от много служители в бъдеще, така че изберете система, която може да расте с вашия бизнес.
• Друг ключов фактор, който трябва да вземете под внимание, е, че много HRIS са в състояние да изпълнят само част от това, от което се нуждаете за автоматизация. В тези случаи, вие ще искате да се уверите, че компонентите на всяка добавка или допълнителни системи работят заедно безупречно. Отново, не приемайте думата на продавача за системите, които работят заедно. Направете вашите изследвания.

• Проверете също и какви видове обучение и постоянна подкрепа са на разположение на Вашия персонал. Също така трябва да се уверите, че обещанията на консултанта по продажбите относно обучението и последващите действия след покупката са записани директно във вашия договор за закупуване на HRIS. И проверете с други организации, за да сте сигурни, че избраната от вас компания има опит в текущата и полезна подкрепа.

Очаквана функционалност на по-добрите възможности за HRIS

Обикновено, по-добрите информационни системи за човешките ресурси (HRIS) предоставят като цяло:

Управление на цялата информация за служителите:

Данни като имена, заглавия, адреси и заплати са основно начало. История на заплатите и позициите, структури за отчитане, истории за оценка на изпълнението и друга важна информация за служителите.

Документи, свързани с фирмата:

Това включва елементи като наръчници на служителите, процедури за спешна евакуация и указания за безопасност.

Администриране на обезщетения:

Вие ще искате администриране на обезщетения, включително записване, промени в състоянието и актуализиране на личната информация. В една идеална система можете да позволите на служителите да търсят и преглеждат собствената си информация, включително проследяване на почивка.

Пълна интеграция със заплатите:

Тази интеграция ще включва и други финансови системи на компанията и счетоводни системи. Когато са свързани, можете да се уверите, че заплатите са правилни. Никога не съществува разминаване между това, което е официалната ставка на заплащане и информацията, която има. Ако системите не се интегрират, е лесно да се актуализира заплатата в една система, а не в другата.

Проследяване на кандидата и управление на възобновяемостта:

Когато системата ви е безпроблемна, служителят по набиране може да натисне бутон за наемане и цялата информация от кандидата се прехвърля на служебната страна на нещата. Това спестява толкова много време, защото въвеждането на данни и документацията на практика изчезват.

Ако кандидатът подаде собствена информация, когато кандидатства, можете да осигурите точност. Ако писмото от офертата се генерира от същата система като системата за заплати, заплатата ще съвпадне перфектно и няма недоразумения.

Планове за развитие на ефективността:

Не е достатъчно просто да имаме планове, ако са записани в централна система, а след това лесно могат да следват служителя от позиция до позиция. Висшето ръководство може да изготвя доклади, за да види къде са хората и какво планират техните индивидуални босове по отношение на плановете за приемственост на бъдещето.

Дисциплинарни действия:

Важно е да следите кой е бил спрян, понижен или е имало други отрицателни действия, предприети срещу тях - дори след като служителят напусне вашата организация. Когато една компания се обажда и пита за бивш референтен служител, е лесно за администратора в отдел „Човешки ресурси“ да потърси и да докладва дали лицето отговаря на условията за повторно настаняване.

Документи за обучение:

Това е особено важно в една компания, където се изискват сертификати и лицензи. В други компании записите за обучение може да нямат такова ниво на важност, но все пак можете да откриете, че информацията е полезна, докато развивате служителите си - ключов фактор, който искат от работа.

В обобщение, HRIS, която най-ефективно обслужва компаниите, проследява тази информация:

• присъствие и използване на ВОМ,
• увеличение на заплатите и история,
• платени степени и позиции,
• планове за развитие на изпълнението,
• получено обучение,
• дисциплинарни действия,
• лична информация за служителите, а понякога и
• управление и ключови планове за наследяване на служителите,
• висока потенциална идентификация на служителите, и
• проследяване на кандидата, интервюиране и подбор.

Ползи от правилната HRIS

Ефективната HRIS предоставя информация за почти всичко, от което компанията се нуждае, за да проследява и анализира служителите, бившите служители и кандидатите. Вашата компания ще трябва да избере информационна система за човешките ресурси и да я персонализира, за да отговори на вашите нужди. Ако вашата компания е на път за растеж, изберете система, която може да расте с вас.

Това е сравнително евтино да се въведе основна HRIS, но се уверете, че каквото и да изпълнявате, отговаря на действителните нужди на вашата компания. Искате ли да можете да показвате отчети за оборота? Публикувайте организационни диаграми?

Позволете на мениджърите да получават електронен достъп до предишни оценки на ефективността? Искате ли всичко, което трябва да се направи чрез отдел Човешки ресурси, или бихте искали мениджърите да имат достъп до самата информация?

Със подходящата HRIS персоналът на персонала дава възможност на служителите да правят актуализации на техните собствени ползи и промени в адресите, като по този начин освобождава персонала по човешки ресурси за по-стратегически функции. Освен това се улесняват данните, необходими за управлението на служителите, развитието на знания, кариерния растеж и развитието и равното третиране.

И накрая, мениджърите могат да получат достъп до информацията, от която се нуждаят, за да бъдат легално, етично и ефективно да подкрепят успеха на своите служители, които докладват. Те могат да изпълняват собствени отчети и да въвеждат планове в системата, за да помогнат при наследяването.

Информационната система за човешките ресурси (HRIS) е софтуерно или онлайн решение за въвеждане на данни, проследяване на данни и нуждите от информация за човешките ресурси, заплатите, управлението и счетоводните функции в даден бизнес.

Обикновено опаковани като база данни, стотици компании продават някаква форма на HRIS и всеки HRIS има различни възможности. Вземете своя HRIS внимателно въз основа на възможностите, от които се нуждаете във вашата компания.

Повече за HRIS

• Как да изберем Информационни технологии за човешките ресурси
• Софтуер за проследяване на кандидата
• Решение на системата за управление на човешките ресурси