План за процес на управление на проекта

Управлението на времето за проекти е една от 10-те области на знания за PMP за ръководителите на проекти. Това е дисциплината на управлението на проекти, която разглежда контрола върху времето, необходимо за извършване на работата. Ето един поглед върху областта на знанието за управление на времето на проекта от Ръководство за основата на управлението на проекта (Ръководство на PMBOK®) - Пето издание. Има и други начини за разглеждане на планирането на проекти, но ако работите за вашето PMP® сертифициране, тогава подходът PMBOK® Guide е този, който ще следвате и това е добрата практика за всички ръководители на проекти.

Управление на проекта

Управлението на проекта в PMBOK® Guide се състои от 7 процеса. Процесите за управление на проекта са:

1. Планирайте управлението на графика
2. Определете дейностите
3. Дейности в последователността
4. Оценка на ресурсите на дейността
5. Оценка на продължителността на активността
6. Разработете график
7. Контролен график.

Нека да разгледаме по-задълбочено всеки един от тях.

Управление на графика на плана

Тази стъпка е мястото, където се установяват всички политики, процедури и документация, необходими за управлението на графика на проекта от първия ви план, текущо развитие, изпълнение и след това контролиране на графика.

Резултатът от това планиране е да се изготви план за управление на графика. В реалния живот обаче вероятно няма да имате отделен план за управление на графика си. Голяма част от това, което изработвате тук, ще завърши във вашия план за управление на проекта и това е напълно подходящо.

Дефиниране на дейности

Този процес идентифицира и документира какво трябва да направите, за да постигнете резултатите от проекта. С други думи, той идентифицира задачите на проекта. Ще използвате изявлението за обхвата, което сте събрали по време на дейностите по управление на обхвата, за да ви помогне да разграничите работата на отделни задачи. Основният резултат от това е, че ще получите определен списък от задачи по проекта. Това е полезно, тъй като е основният принос към следващия процес.

Действия в последователност

Използвайки списъка със задачи, сега трябва да ги поставите в правилния ред. В края на този процес ще имате представа за връзките между задачите на проекта. Този процес ви помага да поставите проектната си работа в правилния ред, за да можете ефективно да използвате ресурсите на проекта и да постигнете възможно най-бързо.

Ръководството PMBOK® говори за създаване на мрежова диаграма като резултат от този процес, но това рядко е необходимо, и разбира се, нищо, което трябва да направите на ръка. Ако искате да направите мрежови диаграми по някаква причина, използвайте софтуера за управление на проекти, за да го направите. В крайна сметка обаче списъкът на зависимости и потенциалните начални и крайни дати за задачите ще бъдат също толкова добри и по-малко времеемки.

Оценка на ресурсите на дейността

Когато знаете какво ще направите, следващата стъпка е да разберете какви ресурси трябва да постигнете. Процесът на ресурсите за оценка на активността помага с това. В този процес ще разберете какви човешки ресурси, оборудване и консумативи са ви необходими, както и количеството, от което имате нужда.

Оценка на продължителността на активността

Тази стъпка е мястото, където се случва упоритата работа по изчисляването на продължителността на всяка задача. По време на този процес ще определите колко време ще отнеме да извършите всяка дейност, като използвате ресурсите, които сте идентифицирали. Не забравяйте да вземете предвид наличността на ресурсите и празниците с продължителността на вашата дейност. Само защото една задача отнема само 8 часа, не означава, че ще приключи до сутринта.

Разработване на график

И накрая, сега можете да съставите график на проекта. С цялата информация, събрана от горните процеси, тя трябва да бъде лесна. Разработването на графика е един от по-сложните процеси в Ръководството на PMBOK®.

Има 13 входа (всичко по-горе плюс рискове, обхват и елементи, свързани с контекста на проекта). Самият график е само един от резултатите, но другите (според мен) са по-малко важни.

В крайна сметка сте преминали през всичко това, за да получите графика, който е критичен документ за управление на ефективността на проекта ви. Графикът ви не трябва да е диаграма на Гант. Ето 5 алтернативи на диаграмите на Гант, които можете да разгледате.

График за контрол

И накрая, процесът на график за управление ви дава необходимите инструменти за наблюдение и актуализиране на графика на проекта, като се уверите, че промените се управляват по подходящ начин и че запазвате контрола на времето на проекта. Подготовката на графика на проекта и проследяването му след това са големи части от работата, но си струва да знаете, че имате график, за който можете да бъдете уверен.