Прекратяване на служител от ИТ перспектива

Оставянето на служител може да бъде мръсна работа, но ИТ отделът трябва да му помогне - винаги, ако сте умни.

Необходимо е да се включи ИТ в процеса на прекратяване на служителите, защото бивш служител, който все още има достъп до фирмена мрежа и фирмени данни, е заплаха за сигурността. В по-голямата част от прекратяванията, бившите служители никога няма да мислят за увреждане на компютърните ви системи, но защо да се възползвате от шанса, че може да сте се сблъскали с едно лошо яйце?

Освен това е разумно да се запазят определени технологични ресурси, данни и дневници, ако бившият служител или самата фирма решат да водят съдебни спорове.

И накрая, от съществено значение е да се интегрира ИТ в процеса, за да се гарантира, че контролите за прекратяване на служителите са достатъчно всеобхватни, за да отговорят на съответните изисквания на Сарбейнс-Оксли.

Политиките за информационна сигурност и запазване на данни трябва да са специфични за конкретната компания и да са съобразени със законите, съгласно които Вашата компания работи.

3 Принципи на ИТ Фирмите трябва да се справят

Независимо от това, съществуват най-малко три основни ИТ принципа, на които една компания трябва да се придържа, когато и след прекратяването на даден служител.

• Бързото уведомяване за прекратяването на ИТ отдела - дори главата преди началото на заседанието за прекратяване се оценява, така че ИТ може да забрани достъпа по време на срещата.
• Всяка компания трябва да има стриктно прилагана политика, в която ясно да се посочва кой кого да уведоми кога се прекратява или е приключила работата на някого. Тази политика следва също така да упълномощи тези уведомления да бъдат дадени незабавно, така че всички участващи отдели могат да предприемат незабавни действия.

  Между лицата, които са уведомени, трябва да има контакт за информационна сигурност, а отговорностите му трябва да включват проучване, документиране и отнемане на достъпа на служителя до електронно съхраняваната информация на компанията и нейните информационни системи.

• Предпазливо отменяне на достъпа. Веднъж уведомен, ИТ е отговорен за незабавно отнемане на достъпа и запазване на всички записи, които компанията може да се нуждае сега или в бъдеще.

Какво да правите, когато се прекрати заетостта

В случай на прекратен служител, ИТ трябва незабавно да анулира всички компютри, мрежи и достъп до данни, които бившият служител има. Отдалеченият достъп също трябва да бъде премахнат и бившият служител трябва да бъде лишен от цялата собственост на компанията, включително технологични ресурси като преносим компютър и интелектуална собственост, като корпоративни файлове, съдържащи информация за клиенти, продажби и маркетинг.

Въпреки това, в случай на служител, чийто край на заетостта е непосредствен, ИТ трябва да се консултира с мениджъра на служителя, ЧР и други ключови лица, за да определи подходящия начин за заличаване на отказа за достъп през останалите дни на лицето заетост.

Точно както предоставянето на достъп и разрешителните за сигурност трябва да бъдат документирани за бъдещи справки, отмяната на достъпа също трябва да бъде документирана, особено за правни цели. Целта, разбира се, трябва винаги да бъде отнемането на достъпа по начини, които правят финансовия, технологичния и юридическия смисъл добър.

Предварително съхраняване на данни

Всяка компания трябва да има политики за уволнение и запазване на данни, които да удовлетворяват неговите бизнес нужди и да се придържат към приложимите закони. Тези политики се отнасят до архивирането, възстановяването и запазването на корпоративните данни като цяло.

Въпреки това, една компания трябва също така да въведе политики, които да детайлизират кога и как ИТ трябва да запази потенциално и особено чувствителни данни, записи, дневници и други материали, които биха могли да имат правно значение, трябва ли компанията и бившият служител да водят правна битка.

Особено важно е да се направи това в случай на бивш служител, който е заемал висок пост или е напуснал компанията под облак от подозрения.

Присвояването и прилагането на тези три принципа трябва да бъде колективната работа на изпълнителния персонал на фирмата, отделите по информационни технологии и човешки ресурси, както и юридически съветници, специализирани в компютърната криминалистика и законите, регулиращи използването на компютърни технологии от компанията.

Резултатите от тези съвместни усилия трябва да бъдат по-добра защита на корпоративните данни, както и по-добра подготвеност за съдебни спорове във връзка с кражби на корпоративни данни, хакерство и други форми на незаконно или необосновано използване на компютърни технологии. Работата с ИТ като ценен партньор гарантира, че тези цели се постигат в случай на прекратяване на заетостта.

​​