Имейл Поздрави, които се четат

Според BusinessInsider.com, средният служител разпределя около 25% от деня си, за да се справи със стотици имейли. Докато някои хора се нуждаят от пречистване на основния етикет, други правят грешки просто защото са претоварени с огромния обем от комуникации.

По време на търсенето на работа вероятно ще изпратите много, много имейли, включително мотивационни писма, бележки за благодарности и съобщения, свързани с търсенето на работа.

Отделете време да избягвате да правите неудобни грешки, като например неправилно изписване на името на някого, и се уверете, че сте написали бележки, които получават отговор.

Започнете с професионален поздрав

Стремете се към яснота във вашата тема. Изберете нещо директно, което идентифицира целта на имейла ви, като например „променено време за срещи“ или „бързо запитване за предложението ви“.

Избягвайте да мотаете морков с закачка като "Трябва да ви информирам …", която се опитва да привлече четенето в отворения имейл, за да стигне до вашето намерение. Хората често решават дали да отворят имейл на базата на темата, така че изберете този, който ясно посочва вашата цел.

Използвайте професионален поздрав. Включете подходящ поздрав за обстоятелствата и получателя. Някои поздрави работят в имейл, но не се използват в редовно писмо, докато някои от поздравите работят и за двете.

Изберете поздрав въз основа на това колко добре познавате лицето, на което пишете, и вида на съобщението, което изпращате. Например, ако пишете на някой, когото познавате, "Hi Jim" е подходящо. "Скъпи господин / госпожо. Смит" би било подходящо, когато кандидатствате за работа или пишете бизнес писмо.

Избягвайте да отваряте имейл с "хей", който звучи много неформално и обикновено не се използва на работното място. Също така срамежлив от "Hi хора" или "Hi момчета," дори ако естеството на вашия имейл е спокойна.

Примери за поздрави

• Уважаеми Име Фамилно име (това работи добре, ако не знаете пола на човека, на когото пишете)
• Уважаеми Първо име (когато изпращате имейл до някой, когото познавате)
• Здравейте Първо име (Когато изпращате имейл до някой, когото познавате)
• Уважаеми господине! Фамилия
• Уважаеми господине! Име, фамилия
• Уважаеми господин Фамилно име
• За кого може да се отнася
• Уважаеми мениджър човешки ресурси
• Уважаеми мениджър на наемане

Използвайте правилната пунктуация след поздрав. За по-официални имейли използвайте точка и запетая след името. За хората, които познавате или по-небрежна кореспонденция, използвайте запетая след името на поздрав.

Избягвайте често срещани грешки

Когато пишете имейл, понякога се случват следните грешки, когато хората бързат бързо да отблъснат съобщение. Отделете време, за да прегледате съобщението си и изпълнете следните стъпки.

• Добавете последния имейл адрес.Ако нямате възможност да изпратите имейл, добавете последния адрес, ако имате бърз спусък. Вмъкнете името на получателя само когато сте сигурни, че вашият имейл е готов.
• Избягвайте старата грешка "всички отговори".Гледайте с пръст на спусъка, когато натискате "Отговори на всички". Помислете дали всички в списъка наистина трябва да прочетат това, което имате да кажете. Също така имайте предвид по-старите имейли във веригата, които може да не искате някой от списъка Отговори на всички да вижда.
• Отиди лесно на хумора. Хуморът може да бъде труден за разпознаване в имейл, тъй като вашият тон не е задължително да проникне. Без езика на тялото, изражението на лицето или ритъма, хуморът може да падне или дори неволно да обиди читателя. Пусни го безопасно и го остави.

• Проверят.Не правете грешката да мислите, че хората ще простят грешки в неформални имейли или че ще се допускат грешки, ако пишете на телефона си. Може да бъдете преценени грубо от грешки в имейла си, особено ако те са необуздани. Не разчитайте на проверка на правописа, която често може да избере грешна дума за вас. Проверете коректно имейлите си, както бихте направили всеки важен документ. По-специално винаги проверявайте и проверявайте отново дали сте написали правилно имената на хората.
• Не използвайте емотикони или емотикони. Все повече и повече имейл съобщенията започват да приличат на текстови съобщения. Посланията на работното място сега понякога включват „палци“ емотикони или усмихнати лица. Въпреки че стават все по-чести, избягвайте емотиконите и емотиконите във формална кореспонденция. Ако поздравът ви за електронна поща включва фамилно име на човек, това е сигурен знак, че трябва да оставите емотикони и емотикони.

• Не забравяйте, че имейлът трае вечно.Помислете два пъти, преди да изпратите по електронна поща нещо лично или поверително, като изстреляте някого по имейл, пренебрегвате някого или отговорите с гняв. Дори изтритите имейли могат да бъдат възкресени от архивирането на данни.

Тези видове взаимодействия биха могли по-добре да бъдат направени лично. Приложи 24-часовото правило. Ако не сте сигурни дали трябва да изпратите съобщението, изчакайте до следващия ден, за да решите. Друго добро правило: Не пишете нищо в имейл, който не бихте желали да споделите публично, например в декларация или в социални медии.