12 неща, които HR трябва да обмисли, когато се занимава със семейния отпуск

Платено или не, 80% от родителите напускат семейството си след раждането на дете. Така че, докато служителите, които скоро ще бъдат родители, са заети да рисуват детски градини и да четат "Какво да очаквате, когато очаквате", можете да започнете да планирате семейния си отпуск.

Когато става въпрос за семейни отпуски, човешките ресурси трябва да покриват много бази. От закона се изисква да правите някои неща, докато вие трябва да правите други, за да поддържате работата поток и да се грижите за служителите, които са нови родители. Вашият списък на семейството ви трябва да вземе под внимание тези дванадесет елемента.

Запознайте се с правилата за семейния отпуск

Съединените щати са едни от единствените държави в света, които не изискват платен отпуск по майчинство или бащинство, но Законът за семейните медицински отпуска (FMLA) изисква да предоставите 12 седмици неплатен отпуск за служители, които отговарят на условията за работа.

Разберете този закон и това, което служителите имат право да получат. Например, от служителите не се изисква да вземат пълните 12 седмици в едно парче - те могат да вземат времето периодично.

Раждащи майки, партньори и осиновители се класират (ако те отговарят на критериите). Запознайте се с този закон, както и с всички други закони във вашата държава. Редовно се приемат повече закони за трудова заетост, така че се заплаща да останат осведомени за законите във вашата юрисдикция.

Напишете официална политика за семейния отпуск

Документирайте политиката на компанията относно семейния отпуск. Да, спазвайте законите, но вашата фирма може да реши други подробности. Помислете за тези опции, когато мислите за семейния отпуск.

• Предлагате ли платен отпуск за семейни отпуски? Това не се изисква от федералния закон, но има много ползи за това. Google увеличи задържането на нови майки с 50%, като просто предложи малко допълнително заплащане. Ако предлагате платен отпуск, конкретно посочете колко време се предлага и кои служители отговарят на изискванията. Например служителите на пълно работно време получават x сума, но служителите на непълно работно време не отговарят на изискванията.
• Дали заплатеното отпуск за семейни почивки ще продължи едновременно с времето на FMLA? Ако служителите получават 2 седмици платен отпуск, решете дали това време ще продължи отделно или едновременно с времето на FMLA. Ако те работят отделно, служителите биха могли да отнемат 14 седмици. Ако се изпълнява едновременно, просто трябва да платите на служителя по време на две от 12-те седмици, до които имат право чрез FMLA.

• Ще имате ли универсален план за семейния отпуск? Ако предлагате на служителите период на платен отпуск, решете дали всеки родител ще получи същия период на почивка или ако различни ситуации получат различно лечение. Например, трябва ли родилките да получават две седмици платен отпуск, но осиновителите или партньорите, които не са родени, получават една седмица платени? Това зависи от компанията, но запишете политиката за семейния отпуск, така че подобни ситуации да се третират последователно.

Координирайте работата за семейния отпуск

Уверете се, че мениджърите работят със служителите много преди семейния отпуск, за да координират работата си, докато служителят е изчезнал. Вземете всички подробности, които се покриват, до ясното им изпращане на имейли до сътрудник (ако е необходимо).

Това ще намали стреса върху колегите и ще елиминира потенциалните пречки. Мениджърите могат да работят с екипа си за кръстосано обучение на отговорности, което е полезно не само за отпуск за семейството, но и при загуба на служител по други причини.

Запомни служител поверителност за семейството напускане

Не всеки иска цялата компания да знае, че те очакват или са имали бебе. И всъщност, HR не е задължително дори да казва на мениджърите конкретно защо служител е на FMLA (въпреки че вероятно ще знаят защо очевидно бременният работник изведнъж е изчезнал за няколко седмици).

Помислете колко открито служителят е обсъждал бременността с колегите си и действайте с уважение. Ако служителят иска да разпространява снимки на новороденото в социалния сайт на компанията, във Facebook или по електронната поща, чудесно. Но ти не трябва да го правят.

Направете ползи достъпни

Ползите са важни по време на бременност и раждане, а липсата им или объркването им създава стрес за служителите. Почти всички служители искат комуникация с ползи, съобразена с житейските събития. Докато здравните нужди са невъзможни за предвиждане, те със сигурност са по-лесни за предвиждане, когато някой очаква дете.

Това е тънка линия за разходка, но осигурете възможно най-голяма помощ, без да уважавате личния живот на служителя. Например, неподходящо е да казвате на бременна служителка, че вашият доставчик на здравни услуги има гореща линия за медицински сестри, освен ако изрично не поиска.

Нямате представа какъв избор ще направят за детето си, но все пак можете да помогнете, като им напомните, че Програмата за подпомагане на служителите (EAP) има добри ресурси за подкрепа.

Имате сигурна система онлайн, където служителите могат да получат достъп до информация за обезщетенията или да дадат на служителите копия на приложимите документи. Когато е възможно, насочете служителите на места, където могат да изследват и намерят отговори. Това води до по-малко работа за вас и им дава възможност да се ориентират и да проучват ползите сами, като същевременно зачитат тяхната неприкосновеност.

Осигурете гъвкавост

Хората искат гъвкавост, но изготвят необходимите линии. Най-новото заглавие на родител не прави приемливо за служителите на пълно работно време да работят само 25 часа седмично. Вероятно не е разумно служителите да въвеждат новото си бебе през цялото време. Вероятно не е голяма сделка, ако Ерика пристигне в 9:15 ч., Докато измислят графика за детски градини.

Гъвкавостта може да помогне на служителите да се приспособят към новата си отговорност. Служителите трябва да имат екип от хора, които ги подкрепят на работното място, а предлагането на гъвкави часове илюстрира вашата подкрепа.

Някои компании намират за взаимно изгодно да позволят на служителите бавно да се връщат в работа. Разрешаването на служителите да се връщат на непълно работно време в продължение на няколко седмици след отпуск по семейни причини им дава възможност да внасят пари, без да бъдат претоварени. Той също така облекчава тежестта на наемането на служител от офиса.

Ако служителите използват цялото си време на FMLA, но все още се нуждаят от малко повече време за възстановяване, опитайте се да го удължите с неплатен отпуск. Ако служителите не отговарят на изискванията за FMLA (и според изплатените адвокати за родителски отпуск, 40% от служителите в САЩ не го правят), се опитват да ги настанят във всеки случай.

Създайте план за извънредни ситуации

Гъвкавостта може да бъде от полза и за дружеството, ако промяната на позицията е поискана преди или след като служителят приеме родителски отпуск. Например, един родител може да иска да намали работните часове или да замени някои (или всички) от работното си време с дистанционно, за да остане вкъщи с новото си дете.

От закона се изисква само да възстановите положението на равно заплащане, ползи и престиж на служител, който се връща от FMLA, но служителите могат да работят по-ефективно, ако се правят допълнителни корекции.

Не всички компании могат да си позволят да направят тези промени, но понякога е възможно настаняване. Някои родители искат да променят работния си план след раждането и могат да намалят работата си изцяло. И не предполагайте, че само жените родители ще изберат да оставят работната сила зад себе си.

Помислете за промени в обезщетенията на служителите

С цялото вълнение на ново бебе, служителите могат да забравят, че новият пакет от радост е също нова зависима, която трябва да добавят към своите планове за здравно осигуряване. Напомнете на служителите за датите и прозорците, където могат и трябва да променят изборите си за обезщетения.

Други промени в ползите, които трябва да се вземат предвид, се отнасят до служителите, които получават отпуск. По време на неплатения отпуск на FMLA служителите няма да събират заплата. Как ще плащат премиите си за обезщетения?

Необходимо е да вземате решения по няколко други въпроса, свързани с политиката на вашия наръчник за служителите и прилагането му.

• Решете дали служителите ще продължат да натрупват време по време на отпуска си. Ако не се натрупват, вземете това предвид при изчисляване на почивката или коригирайте за този отпуск в софтуера на фирмата по време на почивка.
• Ако служителите не се върнат след раждането, изплащат времето за почивка на крайната заплата, ако това е предвидено в политиката за почивка на компанията.
• Проверете правилата за почивка, за да определите дали служителите могат да добавят натрупаното време за почивка към отпуска за отглеждане на дете или вече отпуснатото време за FMLA.

Всички тези подробности трябва да бъдат включени във вашите политики за почивка. Ако не са, добавете ги, така че всеки служител да бъде третиран еднакво.

Бъдете чувствителни

Понякога раждането на дете не е тържествено събитие в живота на хората. Случват се непланирани бременности. Късните аборти и детската смъртност са опустошителни. Служителят може да реши да настани детето си в осиновяване или да прекрати бременността. Приближете се към всяка от тези ситуации с чувствителност и уважение.

Работете с служителя и мениджъра на служителя, за да се справяте внимателно с преминаването към работа. Също така, помислете за някои ситуации (като спонтанни аборти) в политиката на компанията за загубата.

Болезнените събития в живота са трудни за служителите, но също така трудно за работещите, които се грижат за тях. Помислете за това как компанията може да се справи чувствително (и частно) с тези ситуации предварително.

празнувам

Малък, хубав жест от организацията ще напомни на служителите, че имат екип от колеги, които да ги аплодират в офиса. Изчакайте няколко дни след раждането, за да се уверите, че всичко върви добре, а след това изпратете цветя, карта или някой. Помислете какво ще оцени този служител и опитайте да индивидуализирате този жест.

Помислете за настаняването след бебето

За много компании родителските обезщетения не се прекратяват, когато семейният отпуск е. Обмислете какви служители ще се нуждаят или оценяват. Законът за справедливите трудови стандарти (FLSA) изисква компаниите да предоставят на кърмещите майки време за почивка и някъде частно, за да изразят кърмата.

Работещите родители, които нямат партньор в дома, също вероятно ще се нуждаят от грижи за децата - което се нарежда като най-голямата бюджетна позиция за американските семейства. Средно американските семейства изразходват 9 589 долара годишно за грижи за деца до 28 353 долара за грижещи се за домашни грижи.

Обмислете допълнителни ползи за служителите

Помислете за създаването на някакъв вид обезщетение за грижи за децата, като например субсидиране на разходи или дори предоставяне на възможности за грижи за деца на място или за работа. Осемдесет и три процента от служителите, които получават обезщетения за деца, казват, че това им помага да намалят стреса и да подобрят баланса между професионалния и личния живот.

Когато става въпрос за обезщетения за грижи за децата, служителите ще оценят помощта и единственото ограничение е в това, доколко творчески можете да се обърнете към ползата (и това, което компанията може да си позволи и настани).

Помогнете на служителите да се насладят на спокоен, а не стресиращ семеен отпуск, докато осигуряват адекватно полагане на грижи за бизнеса, докато те си отиват и когато се връщат.

Следвайте правилата и създайте насоки, за да осигурите спазване и справедливо отношение към всички служители, които вземат отпуск по семейни причини.

Големите промени в живота на служителите са вълнуващи и преход за всички. С малко планиране можете лесно да навигирате в семейството.

--------------------------------------------------

Келси Дейвис е журналист на марката и застъпник на висококвалифицираните професионалисти в областта на човешките ресурси. Тя изследва, анализира и пише, за да насърчи ЧР да извлече максимума от своите инициативи.