Как да организирате документите си

Единственият път, когато мислите за важните си документи, е когато имате нужда от тях. И, често, не можете да ги намерите, когато имате нужда от тях, защото или нямате организирана и централизирана система за съхраняване на важните документи и / или последния път, в който сте се нуждаели от тях, просто я хвърлихте обратно в морето на документи в домашния си офис, вместо да я поставите обратно на мястото си.

Приготвяме се да започнем

С всичките си важни документи, разпръснати из цялата къща, вие губите много време и енергия в търсене на тях. Също така сте изложени на риск да загубите някои от тях напълно. Но с няколко прости стъпки можете да организирате вашите важни хартиени документи в един час през този уикенд!

Ще ви е необходим малък шкаф за подаване с две чекмеджета или преносима кутия за висящи файлове, многоцветни висящи файлове (6 различни цвята), папки с манила от трето рязане, както и пожаробезопасен сейф (по избор). Или можете да закупите голям биндер и табалки. След като сте получили стоките, тук са шестте стъпки, които ще следвате, за да организирате документите си.

Съберете документите си

Преди да можете да организирате всички важни документи, трябва да ги намерите. Понякога е по-лесно да се каже, отколкото да се направи.

Проверете домашния си офис в чекмеджета и хартиите, подредени на бюрото или масата. Проверете купчината хартия, затрупана от кухненските плотове, както и кухненски чекмеджета и кошници. Погледни на спалнята и нощното шкафче (можеше да ги оставиш там сутрин и да забравиш за тях). Последно, но не на последно място, проверете чантата или куфарчето за важни документи, които случайно все още носите.

категоризирам

Най-важните документи попадат в една от следните шест категории. Сортирайте всичките си събрани документи, както следва:

1. Начало и имотни регистри - ипотека, нотариални актове, проекти за подобряване на жилищата и касови бележки, наръчници и гаранции за уреди, информация за данъка върху имуществото, застрахователни полици за дома и наръчници
2. Auto Records - заглавия, записи за поддръжка, застрахователни полици и информация, информация за заема и записи за плащане
3. Здравни документи - застрахователни полици, наръчници за здравноосигурителни обезщетения, обяснение на медицинските обезщетения, лекарски сметки, рецептурни списъци, гъвкава информация за разходите, медицински разписки, медицински указания, животозастрахователни полици

1. Финансови записи - банкови извлечения, данъчни декларации, записи на данъчни приспадания, отчети за инвестиции, записи на кредити, извлечения от кредитни карти
2. Електронни записи - договори и наръчници за мобилни телефони; разписки за продажби и гаранции за компютри, лаптопи и iPad; планове и сметки за кабели и интернет; безжичен маршрутизатор, касова бележка и ръководство
3. Лични записи - удостоверения за раждане, удостоверение за брак, удостоверение за развод, документи за попечителство, информация за социално осигуряване, документи за имунизация, паспорти, протоколи за военна служба, записи за кръщението и потвърждение, завещания, план за погребение и информация за мястото на погребението. Ако имате домашни любимци, в тази категория можете да включите и техните важни документи, като например ветеринарна информация и информация за ваксините.

Намерете вашите важни документи

Повечето от вашите важни документи могат да се съхраняват в редовен шкаф за документи или в преносима кутия за висящи файлове. Има няколко. Обаче, това наистина трябва да се съхранява в пожаробезопасна или безопасна за съхранение опция, като например сейф.

Важните документи са документи, които биха били много трудни или отнемащи много време за замяна. Те могат да съдържат чувствителна лична информация, която би могла да бъде компрометирана в случай на пробив или грабеж. В случай, че вашият дом е бил унищожен от пожар или наводнение, бихте искали тези важни документи да останат непокътнати.

За повечето хора следните документи ще се считат за жизненоважни: информация за социалното осигуряване, удостоверения за раждане, застрахователни полици заедно с информацията за контакт на агента, завещания, актове за собственост, заглавия на автомобили, паспорт и всеки договор или споразумение, които изискват оригиналния подпис.

Направете основен списък на всички важни документи, които поставяте в пожаробезопасния си сейф или в опция за съхранение извън офиса.

Дублирайте портфейла си

Повечето от нас ежедневно носят важна информация в нашите портфейли. Знаете ли всичко, което е във вашия портфейл? Какво бихте направили, ако портфейла ви е бил изгубен или откраднат?

Направете копия на шофьорската си книжка, карта на донор, здравна карта (и), членски карти като карти за лоялност на магазина за хранителни стоки, клубове за складове и, най-важното, всички кредитни и дебитни карти (копие отпред и отзад). Запазете тези копия с други важни хартиени документи:

Пета стъпка: Създайте проста система за подаване

Колкото по-проста е системата за подаване на документи, толкова по-вероятно е да я използвате последователно. Вземете всяка категория от важен документ и й задайте цвят на висящ файл:

• Начало и имотни регистри
• Auto Records
• Здравни документи
• Финансови записи
• Електронни записи
• Лични записи

Добавете подходящия брой висящи файлове към вашата система за регистриране за броя на документите, които имате във всяка категория.

Използвайте манила папките и създайте папка за всеки отделен документ във всяка категория. Поставете папките в съответния цвят висящ файл.

Ако сте закупили голяма подложка с три пръстена и табулатори, поставете етикетите с горните имена на записи, пробийте всички документи и ги организирайте. Ако хартията не трябва да бъде пробита с хартия, дупката за хартия пробива папка и поставя документите в папката.

Сега, ако документите просто не са вашето нещо, това може да е момент за вас. Можете да сканирате всички тези документи, да ги запишете на твърд диск и след това да разкъсате всичко. Но използвайте собствената си преценка, тъй като някои документи трябва да бъдат спасени по-добре. Използвайте най-добрата си преценка.

Текуща поддръжка

Сега, когато се организират важните документи, ги организирайте. Всеки месец, когато плащате сметките си, подайте нови документи в съответната част от вашата система за регистриране. В същото време потърсете всички документи, които сте извадили от системата през месеца, които все още може да са извън системата за архивиране. Препратете ги отново. Най-малко два пъти годишно преглеждайте документите във вашата система за архивиране, за да видите дали някой може да бъде прочистен. Добър график, който трябва да следвате, е на първата година и в края на всяка учебна година.

С малко усилия можете да се възползвате от дългосрочните ползи, като организирате важни хартиени документи.

Редактирана от Елизабет Макгрори.