Как да направите Вашите управленски срещи Продуктивни събития

Не е нужно да гледате много далеч, за да намерите статии от експерти по управление на времето, изпълнени мениджъри и други гурута и експерти, които прекъсват срещите и ви предлагат да избягвате, намалявате или по друг начин да се откажете от тези често трудоемки корпоративни губещи време.

Въпреки това понякога просто трябва да се срещнем. И да, има много добри съвети от експерти по управление на времето, контрол на дневния ред и правила за реда. Фокусът тук е малко по-различен, предлагайки някои изпитани и верни насоки, които ще помогнат на мениджърите да превърнат пет общи вида срещи в безболезнени и продуктивни събития.

Пет общи решения за срещи

1. Премахнете смъртта от актуализациите „Около масата”, Вие знаете тази среща. Оградете осемнадесет души в една стая и след това изисквайте от всеки човек да сподели актуализация, която обикновено звучи като опит да се оправдае тяхното съществуване и да се направи повод за тяхното запечатване в голямата зала на славата. Главните изпълнителни директори и висшите ръководители са известни с това, че провеждат тези срещи, наивно вярвайки, че това е чудесен начин всички да чуят какво се случва във фирмата. В действителност хората най-често се настройват и се фокусират върху планирането на собствената си актуализация, която никой няма да слуша.

Вместо: С всички средства, вземете се заедно с вашите колеги, членове на екипа или ключови колеги, но не се поддавайте на подхода „около масата“. Предлагайте информация на базата на изключение. Споделяйте подходящи новини, включително финансови резултати, големи печалби на клиенти или актуализации на инициативи в цялата организация. Също така, разширяване на предложението за физическите лица да повдигнат важни въпроси. Ако се случи нещо забележително и не е широко известно, някой трябва да го сподели. Ако една група се нуждае от помощ от друга група, повдигнете искането.

В противен случай не принуждавайте всички участници да споделят.

2. Събрания за статут като цяло. Те могат да бъдат брутални убийци във времето, особено когато се заключват като повтарящи се събития и се управляват зле.

Вместо : Никога не свиквайте среща за нещо, което можете да търсите. Използвайте технологичните инструменти за деня, за да гарантирате, че работните ви екипи поддържат актуална и видима актуализация на състоянието, където всеки може да я види с едно щракване на мишката. Ако трябва да посрещнете намаленото време на срещата на половина или да използвате подвижни подходи и да изпълнявате кратки „сесии“ на готовност. Бъди драконовски за отклоненията и отклоненията, които удължават тези сесии. Съсредоточете се върху статуса на споделяне и изисквайте от хората да се занимават с въпроси извън този форум.

3. Неструктурирани срещи за мозъчна атака. Повечето срещи за брейнсторминг са толкова слаби, че в крайна сметка ние потискаме идеите, подкрепяме идеята на шефа или генерираме велики списъци с готини неща, които никога не се чуват или виждат отново.

Вместо: Работете, за да дефинирате темата за мозъчната атака и да я споделите с поканените преди сесията. Събирайте техния принос и консолидирайте, публикувайте го или споделяйте без приписване на идеите. Използвайте живата сесия, за да скочи и да се основава на представените идеи, добавяйки към списъка. Не се поддавайте на желанието за оценка на идеите на тази сесия. Включете други техники, които минимизират социализационния натиск, като писане на мозъци. И преди всичко, консолидирайте идеите и създайте процес за оценяването им, както и за архивирането им за по-лесна групова справка в бъдещи сесии и ситуации.

4. Оперативните прегледи, които правят инквизицията изглеждат кротки. Ако някога сте страдали от сесия, на която лидерът на срещата - обикновено изпълнителен директор - се фокусира върху една от изпитващите се функции или търси слабото място в представянето на всички, а след това безмилостно грили пратениците, знаете колко е разрушителен този формат. Не увековечавайте този процес.

Вместо: поддържайте дълбоките функционални гмуркания и корпоративните изпити по проктология частни и се фокусирайте върху споделянето на ключови оперативни показатели, проблеми и възможности. Срещата на групата не е времето или мястото, където да се откъсне една или по-слабо представяща се област или индивид. Създайте последваща среща на място, но не подлагайте всички останали на видимо кръстосано разглеждане по този въпрос. Не се отказвайте от отговорност за подобрение, но премахнете жестокостта и това, което е обществено срам от репертоара ви за управление на срещи.

5. Срещи, които поставят въпроси, изискващи спонтанни решения. Странно или иронично, заседателната зала е едно от най-лошите места за бързи решения. Поставянето на въпрос за първи път и призоваването за решение поставя хората на място и те ще ви възразят, че използвате този подход.

Вместо: Работете непрекъснато преди срещи на групи, за да ангажирате ключови заинтересовани страни по въпроси и възможности. Насърчаване на техния принос, предлагат вашите перспективи и работа за споделяне на общи интереси. Използвайте форума за срещи, за да потвърдите интересите на заинтересованите страни и да определите техните препоръки. Въпреки че все още не можете да вземете незабавно решение без друга стъпка, ще укрепите работните си отношения с работата си преди сесията.

Долната линия за сега

Ние сме общностни същества по природа и дори с различни технологични инструменти, които ни позволяват да се свържем, без да сме на едно и също място, понякога просто помага да бъдем лице в лице. Използвайте това време разумно и покажете уважението си към участниците, като организирате срещи, които минимизират инвестициите във времето и максимизират висококачественото обмен на информация в опасна среда.