Как мениджърите наблюдават и контролират поведението на работниците

Мениджърите трябва да наблюдават дейността на своя екип и външните сили. Без този мониторинг няма да знаете дали планът ви работи или трябва да се коригира. След това, мениджърите трябва да контролират тези елементи, които те мога контрол, за да не се движат всички към целта.

В контролната задача, вие наблюдавате извършената работа, сравнявате действителния напредък на плана и проверявате дали организацията работи, както сте го проектирали. Ако всичко върви добре, няма да е необходимо да правите нищо друго освен да наблюдавате. Това обаче рядко се случва. Някой се разболява; повторението на всеки сорт на базата данни отнема повече време от планираното; ключов конкурент намалява техните цени; пожар унищожава сградата в съседство и трябва да се евакуирате за няколко дни, или някой друг фактор влияе на плана ви.

Контролната стъпка диктува, че трябва да предприемете действия, за да сведете до минимум въздействието и да върнете нещата към желаната цел възможно най-бързо.

Това означава да се върнем към етапа на планиране и да коригираме плановете. Това може да изисква промяна в организацията и пренасочване на членовете на екипа към новите цели. След това контролирайте новия план и коригирайте, ако е необходимо. Този цикъл продължава, докато не изпълните задачата.

Някои допълнителни аспекти на мониторинга и контрола

• Поддържането на резултата не се печели:Няма смисъл да наблюдавате, ако не предприемете действия въз основа на информацията. Не само следете. Уверете се, че измервате правилните неща и след това предприемете подходящи действия, за да определите каквито и проблеми да посочват измерванията.
• Не можете да управлявате това, което не измервате: Освен ако не измерите нещо, не знаете дали става все по-добре или по-лошо. Не можете да се справите с подобрение, ако не прецените какво става и какво се влошава. Тази статия ви помага да знаете как и какво да измервате.

• Не позволявайте на процеса да постига резултати:Въпреки че този член специално се занимава с въпроса за свръхпланирането, той се отнася и за задачата за мониторинг. Не се фокусирайте толкова много върху задачата за мониторинг, че не поемате контрол и правите необходимите промени.
• Коучинг на служителите: кога да стъпвате: Добрият мениджър винаги ще следи какво правят техните служители, но няма да се намесва, за да тренира своите служители, освен при определени обстоятелства. Да знаете кога да позволите на някой служител да допусне грешка, от която могат да се поучат и когато трябва да ги включите и да ги обучите, е балансиращ акт. Трябва да балансирате възможността им да се учат и да растат срещу вредата, която могат да направят за себе си, своя екип и компанията.

• Предоставяне на отрицателни отзиви: Когато управителят трябва да влезе и да контролира дейността на екипа или индивида, често е необходимо да даде отрицателна обратна връзка. Не забравяйте да го направите както е описано тук.
• Следете напредъка на екипа си: За много хора управлението на проекти е тяхната първа управленска роля. В стъпките към успешното управление на проекта виждаме и задачата да наблюдаваме екипа.
• Вашият шеф ви наблюдава: Ръководителите имат задължение към тяхната компания да наблюдава дейността на своите служители, за да се гарантира спазването на приложимите закони и политики. Вие следите тяхното поведение, придържането им към облеклото, начина, по който поздравяват клиентите. Необходимостта от наблюдение на техните електронни дейности е също толкова голяма и причините са същите. Уверете се, че служителите знаят, че се наблюдават. Нека знаят какво се наблюдава и защо. Нека знаят какво е приемливо, а какво не.