Как да отговорим на въпросите на служителите - съвети и стратегии за срещи

Бизнес срещите могат да се изпълняват безкрайно, ако отворите пода, за да вземете въпроси за служителите, ако не установите параметри от самото начало и не запазите контрол над пода. Поговорката "има една във всяка тълпа" се прилага добре в контекста на бизнес срещи, тъй като недоволните служители често са по-склонни да говорят в групови настройки. Всичко, което е необходимо, е един отрицателен коментар или въпрос, за да накарат другите да започнат да се съгласяват. Но обратното също може да е вярно: започнете позитивен разговор и поканете други да се присъединят и резултатът може да бъде продуктивна среща с всички, които си тръгват, чувствайки, че срещата струва тяхното време.

Едно от най-големите оплаквания за бизнес срещи е, че те често са ненужни и губят ценно работно време. Уверете се, че ясно посочвате целта на вашата среща, предварително определете времето, което ще посветите на срещата (както и всички открити дискусии) и след това се придържайте към темите на срещата и планираната продължителност. Също така може да искате да направите срещите по-интересни, когато се провежда ледоразбивач или се загрява.

Ето стратегии за работа със служители, които поставят въпроси по време на срещи, които не искате да отговорите веднага, или че не искате да се обръщате по всяко време по време на среща.

Кога да действаме незабавно на въпрос

Ако даден въпрос е навременен и по задание и смятате, че трябва да се обърне внимание, отговорете му незабавно - но накратко - и след това продължете, като посочите, че ще вземете повече въпроси в края на срещата, ако имате време.

Подкрепете твърдението си, че продължавате с езика на тялото. Погледнете вашите бележки или се обърнете към бялата дъска и т.н. Ако се вгледате в публиката (особено с повдигнати вежди), може да изпратите сигнал, че оставяте отвор за повече въпроси.

Ако аудиторията е негативна или враждебна, признайте техните опасения, но само косвено. Отделете малко време, за да обясните, че разбирате и споделяте техните притеснения, но ако получите твърде далеч от темата, нищо няма да бъде постигнато. Предложете на хората да запишат въпросите си за по-късно или да организират срещи с вас насаме, където можете да обсъдите техните въпроси по-подробно.

Отговарянето на един въпрос е полезно, защото:

• Позволява на притежателя на събрание да адресира нещо, за което може да не са мислили;
• Той изпраща съобщение, че слушате аудиторията си;
• Като вземете само един въпрос, вие също изпращате посланието, че все още контролирате срещата, но се интересувате какво мислят участниците.

Как да разсееш един въпрос

Ако зададеният въпрос ще бъде разгледан по-късно по време на срещата, заявете: "Това е добър въпрос и ще разгледаме скоро."

Ако зададеният въпрос е извън темата и няма да бъде разгледан на срещата, дайте набор от конкретни инструкции за разрешаване. Ако просто откажете да отговорите на въпрос или прецените, "това не е целта на тази среща", може да изпратите грешно послание към служителите си: ръководството не се интересува.

Друг начин за отлагане на въпросите, за които няма да се говори на срещата, е да помолите лицето да се срещне с вас (или друг подходящ член на ръководството) насаме, за да обсъди по-подробно техните притеснения. Може дори да предложите (ако е подходящо), че въпросът е достатъчно важен, за да се наложи да се разгледа възможността за разглеждане на отделно заседание в бъдеще.

Отстраняването на въпрос е полезно, защото:

• В случайна работна среда служителите могат да се чувстват прекалено свободни да изказват мнението си и могат да поемат контрола над срещата;
• Повечето ядосани или недоволни служители искат да бъдат чути повече от всичко друго. Давайки им звукова дъска в точното време и настройка може да помогне да се избегнат малките проблеми да станат по-големи проблеми; и
• Служителите се нуждаят и отговарят на доброто лидерство.Ако ръководството поддържа контрол по справедлив и балансиран начин, той изпраща съобщение до служителите, че ръководството слуша, но трябва да определи подходящи граници.