Как да напишем заявка за предложение или RFP

Искането за предложение, наричано понякога RFP или RFQ ("заявка за оферта"), е документ, който компанията издава, когато иска да закупи продукт и иска да предостави своите спецификации на обществеността. Това обикновено е случаят, когато няколко фирми ще наддават за работата и RFP кани по-конкурентни цени. Но, ако не подготвите правилно RFP, усилието ви може да доведе до оферти, които са загуба на време, или още по-лошо, никакви оферти. Ето как да създадете RFP, за да осигурите най-добри резултати.

Трудност: Средно аритметично

Необходимо време: Няколко дни

12-те стъпки

1. Напиши си домашното:Разберете какво ви трябва, какво искате и какво е възможно, преди да започнете да пишете своя RFP. Не издавайте RFP за машина, която може да произведе 1,500 джаджи на час, ако никога не сте продавали повече от 25 на месец. Няма смисъл да издавате RFP за високомощна кола, когато пратеникът може да премине през трафика също толкова бързо на велосипед.
2. Разграничете нуждите и желанията си: Ако искате да закупите приложение, което може да предава снимки между централата и ванове на мястото на работа, можете да посочите броя на изображенията, които са ви необходими за секунда, максималния размер на необходимите изображения и необходимата резолюция. Макар да е хубаво да имаме тези изображения в цвят, решете дали това е наистина необходимо. Ако наистина се нуждаете от конкретни, използвайте думи като "воля", "трябва" и "трябва". Това показва, че това са изискванията. Спецификациите, които са просто "иска", трябва да бъдат идентифицирани с думи като "може", "може" и "по избор".

1. Решете как ще изглежда победителят: Предложенията, които получавате в отговор на Вашия RFP, ще се различават. Всяка отговаряща компания ще има различни силни и слаби страни. Някои ще се съсредоточат върху най-ниските разходи. Други ще се съсредоточат върху най-доброто качество. А други ще предлагат пълен набор от функции. Решете предварително какво търсите - най-ниската цена, най-бързата доставка или някаква комбинация от двете.
2. Организирайте документа: Всичко, което пишете за бизнес, трябва да бъде обмислено и трябва да бъде организирано. Структурата е добро място за започване. Като минимум ще ви трябват раздели за въведение, изисквания, критерии за подбор, срокове и процеси. Много от тези секции ще имат подраздели.

1. Напишете въвеждането: Тук ще обясните на потенциалните кандидати защо публикувате RFP и какво се надявате да постигнете с това. Въвеждането може също така да включва резюме на ключовите точки, извлечени от другите раздели, включително датата на падежа. Въвеждането на RFP за система за предаване на изображения може да прочете нещо подобно: "Компанията XYZ иска предложения за високо надеждна, лесна за използване система, способна да предава изображения от главния офис до микробуси навсякъде в метрополната зона. трябва да бъдат получени до понеделник, 5 март 2007 г., в 8 ч. сутринта. "

1. Обяснете изискванията: Този раздел е един от най-важните и обикновено отнема най-много време. Ще трябва да посочите размера и яснотата на изображенията, които ще се предават, и необходимата скорост. Бъдете конкретни, но не казвайте на участниците как искате работата да бъде извършена, освен ако това не е от съществено значение. Може би искате да прекъснете тази част в подраздели. Например (а) размер на изображението и качество (б) предаване, което може да включва както желаната скорост, така и всички изисквания, които правят предаването сигурно (в) желани опции, където можете да посочите цвета като желана опция.

1. Критерии за подбор: Тук можете да кажете на участниците как ще изберете печелившата оферта. Можете да разкриете толкова, колкото искате. Добра идея е да включите изречение като: "Спечелилият търга, ако има такъв, ще бъде избран единствено по преценка на XYZ Company." Може да искате да създадете електронна таблица, която да дава на всяка оферта определен диапазон от точки във всяка категория.След това екипът трябва да избере най-добрата оферта от тези с най-добрите три точки.
2. Срокове: Този раздел разказва на компаниите колко бързо трябва да действат и колко време се очаква процесът. Бъдете разумни, когато задавате крайните срокове. Не искайте предложения за сложни системи, след това дайте на участниците само няколко дни, за да отговорят. Оставете повече време да подготвите оферта, ако вашият RFP е голям, ако желаната от вас покупка е сложна, или ако се нуждаете от много подробен отговор. Тук можете също така да кажете на участниците в търга колко време ще продължи процесът на оценяване, когато те ще бъдат уведомени, ако успеят, и колко скоро те трябва да доставят обещаното от тях.

1. Процес: Използвайте този раздел, за да обясните как ще работи процесът - от изпращането на RFP на възлагането на договора и кога ще започне работата. Този раздел може да каже: „Офертите се дължат на датата, посочена в стъпка 8 по-горе. Всички оферти ще бъдат прегледани, за да се гарантира, че отговарят на всички изисквания и отговарят на изискванията. Всички отзиви ще бъдат отбелязани в категории X (можете да посочите категориите, ако желаете) и трите най-добри оферти ще бъдат оценени от екипа по предложението за избор на спечелилия търга и заместник. Преговорите с печелившия участник се очаква да доведат до възлагане на договор в рамките на две седмици. "

1. Решете как да изпратите RFP: Повечето RFP се изпращат по пощата, но те не трябва да бъдат. Можете да изпратите RFP чрез имейл или да го публикувате на уебсайта на фирмата си. Просто не забравяйте да посочите името (или номера на офертата), които участниците трябва да използват, за да идентифицират RFP, на който отговарят.
2. Решете кой ще получи RFP: Вероятно вече сте идентифицирали доставчиците, от които искате да закупите. Вашата компания може дори да има списък с приемливи доставчици. Ако не, можете да намерите възможни доставчици чрез вашата професионална мрежа, като потърсите онлайн или като попитате надеждни доставчици за други материали за техните препоръки. Не ограничавайте списъка си с тези, които получават Вашия RFP, само за големи компании или утвърдени доставчици. Може да намерите по-добри идеи и дори по-добри цени от по-малките доставчици, които често са по-склонни да печелят вашия бизнес.

1. Уведомяване на победителя: След като завършите всички стъпки по-горе, е време да предприемете скок и да уведомите спечелилия ППП, че е време да се придвижи напред с проекта.